Аналитический учет основных средств

Основным регистром аналитического учета основных средств являются инвентарные карточки. На лицевой стороне инвентарных карточек указывают наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска (постройки), дату и номер акта о приемке, местонахождение, первоначальную стоимость, норму амортизационных отчислений, шифр затрат, сумму начисленной амортизации, внутреннее перемещение и причину выбытия.

На оборотной стороне инвентарных карточек указывают сведения о дате и затратах по достройке, дооборудовании, реконструкции и модернизации объекта, выполненных ремонтных работ, а также краткую индивидуальную характеристику объекта.

Инвентарные карточки составляются в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Они могут использоваться для группового учета однотипных предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость, одинаковое производственно- хозяйственное назначение и поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце.

При размещении в одном здании нескольких структурных подразделений (цехов, отделов и т.п.), по которым затраты планируются отдельно следует открыть справочные инвентарные карточки отдельно по каждому направлению (коду) затрат с пометкой «для начисления амортизации» в соответствии с утвержденным распределением площади и первоначальной стоимости инвентарного объекта между соответствующими пользователями.

Инвентарные карточки заполняют на основе первичных документов (актов приемки – передачи, технических паспортов и др.) и передают затем под расписку в соответствующий отдел организации.

По месту нахождения (эксплуатации) основных средств для контроля за их сохранностью ведутся инвентарные списки основных средств. В них записывают номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, его полное название, первоначальную стоимость и данные о выбытии – дату и номер документа, и причину выбытия. Разрешается вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках. В этом случае инвентарные карточки выписывают в двух экземпляров, и второй экземпляр передают по месту нахождения объекта. Учет объектов основных средств по месту нахождения осуществляют лица, ответственные за сохранность этих средств.

В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в инвентарную картотеку, в которой они разделены на группы по видам основных средств.

Учет наличия основных средств

Каждому объекту, принятому на учет, присваивается ин­вентарный номер, который сохраняется на все время его эксплуатации и нано­сится путем прикрепления металлического жетона, при помощи краски, насечки и т. п.

 Объекты основных средств обычно нумеру­ются по порядково-серийной системе, и их номера указываются во всех первичных документах и регистрах бухгалтерского учета. Ин­вентарными номерами объектов железнодорожных транспортных средств (электровозов, тепловозов, локомотивов) обычно служат но­мера, полученные на заводах-изготовителях. Присваивать вновь поступившим объектам основных средств инвентарные номера выбывших нельзя в течение пяти лет после списания, так как это может привести к пу­танице и ошибкам в учете.

Акт (накладная) приемки-передачи основных средств с сопро­водительными документами, передаваемый в бухгалтерию органи­зации, служит основанием для открытия инвентарной карточки.

На арендованные в порядке текущей аренды и финансового лизинга основные средства инвентарные карточки не открывают. Для их аналитического учета используют копию карточки, прила­гаемой арендодателем (лизингодателем) к акту сдачи объекта в аренду (лизинг). При реконструкции, значите­льной достройке или дооборудовании объектов открывается новая карточка.

При выбытии основных средств инвентарная карточка изымается из картотеки.

В организациях с небольшим количеством объектов основных средств, а также если последние представляют собой сложные ин­вентарные объекты с множеством крупных составных приспособ­лений учет можно вести в инвентарных книгах.

Учет перемещения объектов основных средств

Перемещение основных средств из одно­го  структурного подразделения (цеха, от­дела) организации в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение. По данным накладных, подпи­санных получателем и сдатчиком, составляют группировочную ведо­мость учета движения основных средств внутри орга­низации. Номера накладных записывают в инвентарных карточках, которые помещают в картотеку по новому местонахождению.

На основе инвентарных карточек бухгалтерия заполняет карточку учета движения основных средств по их видам и группам. Общий итог групповой карточки или ведомости необходимо сверить с оборотом по дебету и кредиту синтетического счета основных средств.