Внедрение системы документооборота

Прежде всего, необходимо отметить, что система документооборота либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации. Система документооборота позволит облегчить процесс передачи массивов информации на бумаге из одного подразделения в другое, позволит упорядочить хранение документов, доступ к ним различных сотрудников и создать дополнительные возможности, такие как удаленный доступ к документам, перенос информации на различные носители, и т.п. Важно сотрудничать с компанией по внедрению системы документооборота, настроенную на длительное сотрудничество.

Инновации

До начала проекта деятельность фабрики «Сладкоежка» была автоматизирована с помощью набора разрозненных программ для оперативного, бухгалтерского и налогового учета, формирования отчетности. Большое количество времени уходило на сбор данных из первичных документов и имеющихся отчетов для получения аналитических отчетов в необходимых разрезах в MS Excel. Для поддержания стабильного роста компании была выбрана система Microsoft Dynamics NAV 4.0.

«На проект затрачено достаточно много денег. Текущие работы требуют новых финансовых вложений. Однако руководство компании готово к дополнительным затратам, поскольку они являются вложением в инфраструктуру и неизбежны для развивающейся компании. В настоящее время наблюдается устойчивая тенденция увеличения расходов на информационные технологии как жизненно важного инструмента поддержки бизнеса» - директор по информационным технологиям.

Основные проблемы, снижавшие эффективность деятельности предприятия, были связаны с отсутствием средств получения данных для анализа и принятия решений, невозможностью адекватно выполнять нестандартные операции. Развить же функциональность существующей на тот момент информационной системы в соответствии с потребностями бизнеса не представлялось возможным.

В результате руководители пришли к пониманию, что для поддержания стабильного роста фабрики на прежнем уровне необходима комплексная централизованная информационная система.

Целью перевода торговой деятельности ОАО на новую информационную систему было снижение объема операций, производимых вручную, а также исключение необходимости повторного ввода данных.

Важные особенности организации документооборота связаны с большим объемом первичных документов, многообразными вариантами их учета. Для работы с развитой дистрибьюторской сетью необходимо предусмотреть различные условия отгрузки и системы скидок.

Основные торговые операции, которые отражаются в документах и справочниках: поступление и отгрузка товара; возвраты от покупателей; складские операции, в том числе перемещения со склада на склад, инвентаризация; работа с прайс-листами, скидками, бонусами, условиями клиентов; сверка и отслеживание задолженности клиентов; контрольные формы для руководства и пр.

Для решения поставленных задач был необходим продукт, который не только покрывал текущие потребности фабрики, но и предполагал дальнейшее расширение функционала. При выборе платформы для автоматизации заказчик рассматривал системы MySAP Business One,, Microsoft Dynamics NAV 4.0. Выбор был сделан в пользу последней, поскольку она оказалась оптимальной по соотношению качества и стоимости внедрения и обслуживания.

В ходе проекта были решены следующие бизнес-задачи: продажи, закупки, ценообразование, финансовый учет, интеграция с бухгалтерской системой «1С: Предприятие». С помощью Microsoft Dynamics NAV 4.0 также реализованы: складской учет, отслеживание сроков годности кондитерской продукции, учет сертификатов, работа с клиентами по формированию заявок на закупку и контроль над их выполнением.

Ведение бухгалтерского и кадрового учета оставлено без изменений в программе «1С: Предприятие». Осуществлена интеграция бухгалтерской системы с Microsoft Dynamics NAV 4.0. Это потребовало включения в обе программы модулей обмена - соответственно МОДа и XML-DEM производства компании «Практика Бизнеса». Теперь все первичные данные заносятся в Microsoft Dynamics NAV 4.0, откуда информация, касающаяся торговых и финансовых операций, передается с помощью XML-файлов в бухгалтерскую систему.

Одним из самых сложных процессов оказался ввод в Microsoft Dynamics NAV 4.0 начальных данных. Дело в том, что прежде информация распределялась по множеству разрозненных систем, где объекты учета и документы хранились с разными кодами. В связи с этим была проведена серьезная работа по их синхронизации.

Требовалось экспортировать большой объем информации - сведения о товарах, клиентах, договорах, поставщиках, прайс-листах, скидках клиентов, сертификатах и т.д. - из всех имеющихся систем в Microsoft Dynamics NAV 4.0. При этом все объекты учета должны были иметь уникальные идентификаторы. Задачу осложняло то, что в старой системе карточки товаров создавались при любой поставке, то есть каждый раз при поступлении партии товара на склад в справочнике номенклатуры создавалась новая запись. В результате один и тот же объект присутствовал в системе под разными идентификационными номерами. В связи с этим при попытке посмотреть остатки товара на складе, а также проанализировать статистику по закупке и продаже возникали значительные трудности.

Отмечу, что с момента запуска Microsoft Dynamics NAV 4.0 старая учетная система стала доступна только для просмотра. Ввод новых данных в нее запрещался.

Некоторые сложности обусловливались особенностями российского бизнеса и налогового учета. К примеру, изначально в Microsoft Dynamics NAV 4.0 запасы товара на складах отслеживаются без учета НДС. В ходе проекта в систему была добавлена возможность отслеживания запасов с учетом необходимых налогов.

На обследование и документирование существующих бизнес-процессов компании, их наложения на новую систему, составление технического задания, устава и других документов проекта ушло полгода. Внедрение системы, доработка и тестирование ее частей, а также комплексное тестирование заняли девять месяцев.

Перспективы

Изначально речь шла о том, что после завершения автоматизации торговой деятельности потребуется внедрить финансовый модуль, модуль планирования закупок и оптимизации складских запасов.

На момент запуска системы была автоматизирована в полном объеме торгово-финансовая деятельность компании. Сейчас ведутся работы по внедрению модулей планирования продаж и закупок. На последующих этапах планируется развить функционал системы, максимально используя аналитические возможности Microsoft Dynamics NAV 4.0, а также внедрить CRM - модуль отслеживания взаимоотношений с клиентами и эффективности проводимых маркетинговых акций.

Результаты

Главным результатом внедрения Microsoft Dynamics NAV 4.0 стало достижение лучшей управляемости фабрики в сфере распространения продукции, максимальной эффективности работы менеджеров по продажам и закупкам, руководителей отделов за счет того, что они имеют оперативный доступ к необходимой информации в любое время.

Результатом внедрения Microsoft Dynamics NAV 4.0 также стало:

• объединение всей учетной информации в единой информационной системе;

• сокращение времени на обработку заказов, других торговых и складских операций;

• углубленная аналитика по продажам, наличию товара, выявлению неликвидов и пр.;

• быстрый доступ к сводной контрольной информации для руководителей;

• обеспечение возможности расширения функционала информационной системы на надежной платформе;

• Microsoft Dynamics NAV 4.0 позволила оптимизировать работу менеджеров по продажам и закупкам, а также деятельность руководителей отделов.