Документальное оформление операций по поступлению товаров

По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подоб­ным использованием. ^[5]

При отсутствии в договоре купли-продажи условий о качестве товара продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для целей, для которых товар такого рода обычно используется.

Если продавец при заключении договора был поставлен покупате­лем в известность о конкретных целях приобретения товара, то он обязан передать покупателю товар, пригодный для использования в соответствии с этими целями.

При продаже товара по образцу и (или) по описанию продавец обязан передать покупателю товар, который соответствует образцу и (или) описанию.

Если законом или в установленном им порядке предусмотрены обязательные требования к качеству продаваемого товара, то прода­вец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязан передать покупателю товар, соответствующий этим обязательным требованиям.

Приемку товаров по количеству и качеству следует осуществлять в порядке, установленном Инструкцией о порядке приемки продук­ции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной постановлением Госарбит­ража СССР от 15.06.65 № П-6 (далее - Инструкция № П-6), и Ин­струкцией о порядке приемки продукции производственно-техничес­кого назначения и товаров народного потребления по качеству, ут­вержденной постановлением Госарбитража СССР от 25.04.66 № П-7 (далее — Инструкция № П-7).

При приемке товаров необходимо проконтролировать не толь­ко получение накладной и счета-фактуры от поставщика, но и про­следить, чтобы эти документы были составлены по установленной форме с заполнением всех необходимых реквизитов.

Таким образом, вместе с товаром поставщик (неважно, кто это — торговая организация или производитель товаров) обязан представить:

· накладную по форме, утвержденной Госкомстатом России (если
поставщик торговая организация — по форме № ТОРГ-12, если же вы покупаются товары у производителя — по форме М-15);

· счет-фактуру для зачета НДС.

Кроме того, в зависимости от обстоятельств приобретения и при­емки товаров, иногда могут понадобиться некоторые другие документы. Например: Различные акты (Торг-2, Торг-3, … Торг_6), упаковочный ярлык (Торг-9), спецификация (Торг-10), приходный групповой отвес (Торг-17, заказ (Торг-26) и др.

При осуществлении операций, связанных с приобретением това­ров, необходимо также учитывать требования, установленные п. 2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций при­ема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утвержде­ны письмом Роскомторга от 10.07.96 № 1-794/32-5).

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется това­росопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товар­но-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

Накладная в торговой организации может выступать как приход­ным, так и расходным товарным документом. Накладная должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой органи­зации. В накладной указываются следующие сведения:

· номер и дата ее выписки;

· наименование поставщика и покупателя;

· наименование и краткое описание товара;

· количество товара (в соответствующих единицах измерения);

· цена и общая сумма (с учетом НДС) отпуска товара.

Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров накладной зависит от условий получения товара покупа­телем, вида организации-поставщика, места передачи товара и т.д.

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке това­ров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены специфика­ции и упаковочные листы, о чем в накладной делается отметка.

Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то дол­жна оформляться «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара (типовая форма № 868). Вполне возможна и опла­та товара без счета (на основании договора, письма, накладной, рек­ламного буклета, полученного от поставщика прайс-листа, каталога и т.п.).

Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспорт­ные накладные, акты и другие сопроводительные документы на по­ступившие грузы передаются соответствующему подразделению орга­низации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.п.) как основание для приемки и оприходования товаров.

В соответствии с п. 224 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных прика­зом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее - Методические указания Минфина), приемка и оприходование товаров в подразделе­нии, осуществляющем торговую деятельность, производится в поряд­ке, установленном для материалов.

Согласно п. 10 Методических указаний Минфина товары подле­жат принятию на соответствующие склады организации, если иное не предусмотрено действующими нормативными документами. Това­ры в организации должны быть своевременно оприходованы.

В организации должен быть установлен контроль за поступлением товаров (за их отгрузкой поставщиками), а также за производством расчетов с поставщиками и покупателями.

Суммы, уплаченные за товары, не вывезенные со складов постав­щиков и находящиеся в пути, учитываются в бухгалтерском учете на счетах расчетов как дебиторская задолженность.

Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов осуществляется согласно решению руководителя организации соответствующими подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службой и т.п.) и (или) должностными лицами.

При закупке товара или его приемке руководителям торговых орга­низаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зави­сят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопрово­дительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.

На товары, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от постав­щика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требова­ния, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). Организация уста­навливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие товары с уче­том условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязан­ностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:

· зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

· проверить соответствие данных этих документов договорам по­ ставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и ко­личеству товаров, способу и срокам отгрузки и другим условиям по­ ставки, предусмотренным договором;

· проверить правильность расчетов в расчетных документах;

· акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или
частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);

· определить фактические размеры ответственности в случае на­
рушения условий договора;

· передать документы в подразделения организации (бухгалтерс­
кую службу, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные
правилами документооборота организации.

Приемка товаров от организаций транспорта и связи по количеству и качеству осуществляется с учетом правил, действующих на транспорте и в органах связи соответственно, и условий договоров (купли-про­дажи, поставки, перевозки груза и т.п.).

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих то­варов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

При приемке товары подвергаются тщательной проверке на соот­ветствие ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчет­ных и сопроводительных документах.

Порядок и сроки приемки товаров по количеству и качеству уста­навливаются специальными нормативными документами.

Приемка и оприходование поступающих товаров и тары (под това­ры) оформляются складами, как правило, путем составления соответ­ствующих актов (см. с. 63 и с. 353), при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количе­ству и качеству).

На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного акта в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку товара в течение этого дня делаются записи на обороте акта, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в акт.

Вместо составления акта по форме № ТОРГ-1 приемка и оприходо­вание товаров может оформляться проставлением на сопроводитель­ных документах, полученных от поставщика (счет, накладная и т.п.), штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в акте. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер акта. Такой штамп приравнивается к акту.

Одновременно составляются другие необходимые документы, свя­занные с получением товаров.

Приемка товаров по количеству в торговой организации предусмат­ривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, в соответствии с Инструкцией № П-6 и Гражданским кодексом РФ, а при приемке их по качеству и комплектности — требо­ваниям к качеству товаров, предусмотренным в договоре.

Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если проверка фактического наличия товара в таре не проводится, необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствует сведениям, ука­занным в товаросопроводительных документах, то на сопроводитель­ные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная на­кладная, качественное удостоверение и другие документы, удостове­ряющие количество или качество поступивших товаров) ставится штамп организации. Материально ответственное лицо, осуществляю­щее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводитель­ных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

При нарушении правил приема и сроков торговые организации ли­шаются возможности предъявления претензий поставщикам или транс­портным организациям при недостаче или снижении качества товаров.

При установлении несоответствия поступивших товаров ассорти­менту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество товаров не соответствует предъявля­емым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких товаров и т.д.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее актом об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2). Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сде­лать отметку об актировании. В состав указанной комиссии должны входить материально ответственные лица торговой организации, пред­ставитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

Товары должны приходоваться в соответствующих единицах изме­рения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же едини­цам измерения устанавливается учетная цена.

В случае, когда товар поступает в одной единице измерения (на­пример, по весу), а отпускается со склада в другой (например, по­штучно), его оприходование и отпуск отражаются в первичных доку­ментах, на складских карточках и в соответствующих регистрах бух­галтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в Документах поставщика, затем в скобках — количество в единице измерения, по которой товар будет отпускаться со склада.

Если отразить движение такого товара одновременно в двух еди­ницах измерения затруднительно, возможен вариант перевода товара

в другую единицу измерения с составлением акта перевода (составляет­ся в произвольной форме) представителями отдела снабжения, бухгал­терской службы, специалистов других отделов (если это необходимо) и заведующего складом. В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество товара в единице измерения, указанной в рас­четных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице изме­рения, по которой товар будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. На карточке складского учета товар приходуется в единице измерения поставщика, а также в другой (новой) единице измерения со ссылкой на акт перевода. Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная или более мелкая, чем принято в организации, единица измерения (например, тонны вместо килограммов), такие товары приходуются в той единице измерения, которая используется в данной организации.

Если, по мнению руководства, целесообразно направить товары не­посредственно в торговое подразделение организации, минуя склад, такие партии товаров отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделе­ния организации делается отметка о том, что товары получены от по­ставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

Перечень товаров, которые могут завозиться транзитом непосред­ственно в подразделения организации, должен быть оформлен распо­рядительным документом по организации.

В случае отсутствия у организации права собственности (права хозяйственного ведения или оперативного управления соответствен­но) на поступившие товары, последние должны учитываться на заба­лансовых счетах.

Товары, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточ­ку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться.

В случае если товары, принятые на ответственное хранение, отно­сятся в соответствии со ст. 225 Гражданского кодекса РФ к бесхозным вещам и являются скоропортящимися, либо если издержки по их хра­нению несоизмеримо велики по сравнению с их стоимостью, то орга­низация может продать указанные товары или использовать их в иных целях. При этом указанные товары приходуются в организации по ры­ночной стоимости.

 

Выручка от продажи этих товаров или их рыночная стоимость при использовании товаров для собственных нужд организации, умень­шенная на величину расходов по их хранению, продаже и других аналогичных затрат, подлежит возврату собственнику товаров.

Товары, закупленные подотчетными лицами организации, подле-жат сдаче на склад. Оприходование товаров производится в общеус­тановленном порядке на основании оправдательных документов, под­тверждающих покупку (квитанция к приходному кассовому ордеру — при покупке у другой организации за наличный расчет, акт о покупке у населения и т.п.), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

При приемке импортных товаров следует учитывать правила и осо­бенности, установленные договорами (контрактами) и таможенным законодательством.

Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, состав­ляться в день поступления соответствующих товаров на склад или в дру­гие установленные в организации сроки, но не позже сроков, установ­ленных нормативными актами для приемки поступающих грузов.

Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров не были указаны в договоре, то не­обходимо руководствоваться Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направле­ния рекламационных актов, утвержденной Госарбитражем СССР 15.10.90.

Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностран­ного поставщика, осуществляется в обычном порядке, так же как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и/или качества товара договору, составля­ется рекламационный акт (форма № ТОРГ-3). Акт должен состав­ляться в присутствии материально ответственного лица, покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта в его отсутствие) и экспертов Торгово-промышленной палаты. Если невозможно присутствие представите­лей Торгово-промышленной палаты, то товар принимается с участи­ем представителей других незаинтересованных организаций. Рекла­мационный акт составляется отдельно по каждому иностранному Поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Порядок и сроки составления рекламационных

актов рассматриваются в Инструкции о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направ­ления рекламационных актов, утвержденной Госарбитражем СССР 15.10.90.

Порядок приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре-оборудовании, регулируется инструкцией «Об особенностях приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре-обору­довании», утвержденной Минторгом СССР, Центросоюзом СССР и Государственным арбитражем при Совете Министров СССР 29.06.82 № 072-75 (письмо Минторга РСФСР от 11.08.82 № 0205).

Документальное оформление и учет изделий из драгоценных ме­таллов и драгоценных камней, а также товаров в комиссионных ма­газинах регулируется постановлением Правительства РФ от 07.06.2001 № 444 «Об утверждении Правил скупки у граждан ювелирных и дру­гих бытовых изделий из драгоценных металлов и драгоценных кам­ней и лома таких изделий», приложением к Правилам работы пунк­тов по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у на­селения, утвержденным приказом Минторга СССР от 14.11.72 № 212 «Инструкция о порядке оформления операций по скупке ценностей и об организации бухгалтерского учета и отчетности в пунктах по скуп­ке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения» и постановлением Правительства РФ от 06.06.98 № 1090 «Об утверж­дении Правил комиссионной торговли непродовольственными това­рами».

Материально ответственным лицам рекомендуется вести учет первичных документов по приходу товаров в журнале учета товаров на складе (форма № ТОРГ-18), который должен содержать назва­ние приходного документа, его дату и номер, краткую характери­стику документа, дату регистрации документа, сведения о посту­пивших товарах. Читайте об этом подробнее на с. 188.

Оформленные документы на приемку товаров являются основа­нием для расчетов с поставщиками, и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключе­нием потерь товаров от естественной убыли и боя при транспорти­ровке).

Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.