Особенности документооборота на производстве

Реферат

Дисциплина Проектирование систем электронного документооборота

 

Особенности документооборота в сферах промышленности, ТЭК и нефтегазовой сфере

Выполнила: студентка

5 курса группы ПИ-51

Алехина Евгения

 

Проверил: преподаватель

Михайловский В.В.

 

Москва, 2009 г.

Содержание

 

Содержание. 2

Введение. 3

1.Особенности задач, решаемых предприятиями в данных сферах. 4

2. Особенности документооборота на производстве. 5

3. Основные задачи, решаемые системами документооборота. 6

4. Системы ЭДО, используемые в данных сферах. 7

5. Описание системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM 8

 

Введение

 

Несмотря на существующие трудности внедрения на нефтегазовых предприятиях и предприятиях ТЭК современных информационных технологий, сегодня именно такие предприятия одни из самых успешных в России по уровню автоматизации. Данный факт обусловлен не только финансовыми возможностями нефтяников и газовиков. В силу специфических особенностей бизнеса в нефтяной и газовой отраслях промышленности отдача от средств, инвестированных в ИТ, проявляется через очень короткое время.

В нефтегазовой промышленности России сегодня активно работает большое количество как российских, так и зарубежных ИТ-компаний, предлагающих широкий спектр новейших информационных решений высокого качества. Однако, несмотря на существующее реальное финансирование проектов по автоматизации практически во всех нефтегазовых компаниях, текущий уровень использования информационных технологий на конкретных нефтяных и газовых предприятиях существенно различается и в целом остается невысоким. Основные проблемы, связанные с данным обстоятельством, кроются как в недостатках, присущих всем промышленным предприятиям страны, так и в специфических проблемах, затрагивающих только (или преимущественно) нефтегазовую отрасль.

К “общегосударственным” проблемам в первую очередь можно отнести общее состояние российской экономики и практически полное отсутствие в нашей стране специализированных учебных заведений, готовящих будущих ИТ-менеджеров. Кроме того, серьезным препятствием на пути масштабной автоматизации промышленных предприятий является недопонимание современными руководителями возможностей использования и, главное, высокой финансовой отдачи от внедрения тех или иных технологий.

Естественно, что уровень развития инфраструктуры и применяемое конкретное оборудование, степень использования прикладных систем и сами прикладные системы сильно варьируются от компании к компании. Но суть от этого не меняется. С большой степенью точности можно утверждать, что в любой нефтяной компании функционируют некоторые системообразующие информационные решения, обеспечивающие поддержку как основной деятельности (от развития производства и добычи до переработки, транспортировки и сбыта), так и, условно, “вспомогательных” процессов, к которым можно отнести управление персоналом и финансами, делопроизводство и, естественно, поддержку принятия решений на всех уровнях управления.

В условиях обострения конкуренции на мировом и внутреннем рынке углеводородного сырья ценность для бизнеса начинает играть уже не сама по себе та или иная информация, доведенная до принимающего решения лица, а сроки, за которые эта информация будет доставлена.

 

 

 

Особенности задач, решаемых предприятиями в данных сферах

 

ТЭК (топливно-энергетический комплекс) – одна из наиболее быстро развивающихся отраслей. И именно благодаря динамике роста им особенно нужны информационные технологии.

Характерные особенности предприятий ТЭК: территориально распределенная структура с непрерывным производственным циклом и формирование вертикально ориентированных холдингов. В этой связи крайне важно обеспечить эффективное управление всеми деловыми и производственными процессами как в управляющей компании, так и на предприятиях.

В качестве примера можно привести один из наиболее значимых проектов в ТЭК – систему электронного документооборота «Татнефти». Сегодня все структуры «Татнефти», а также ее дочерние компании работают в единой документационной системе.

Эффект от внедрения СЭД определяется несколькими факторами. Во-первых, сокращаются затраты времени и ресурсов на работу с документами. Например, при использовании процедур электронного согласования документов время на согласование сокращается в несколько раз. С другой стороны, продвинутая СЭД содержит множество технологических знаний о процессах работы с документами: об их регистрации, направлении исполнителям, контроле, архивном хранении и т.п. Таким образом, внедряя систему, вы фактически упорядочиваете бизнес-процессы, связанные с обработкой документов, они становятся регламентированными и контролируемыми, появляется возможность оптимизации управленческой деятельности.

 В одной из компаний при внедрении СЭД выяснилось, что из различных управлений центрального офиса в одни и те же территориальные подразделения направлялись противоречащие друг другу указания по одним и тем же вопросам. Отсутствие единого документационного пространства не позволяло ни работникам этих управлений, ни руководителям компании как-то координировать эту деятельность. И только после внедрения единой СЭД и появления возможности контролировать переписку проблемы противоречивости и дублирования были и выявлены, и устранены.

 

 

Особенности документооборота на производстве

Система автоматизации для каждого производственного предприятия в своем роде уникальна, поскольку зависит от его специфики. Базовые комплексы СЭД здесь чаще всего приходится адаптировать с учетом особенностей работы компании. При разработке модели автоматизации предприятия следует учитывать не только бизнес–процессы, но и взаимосвязь между ними, а также последовательность производственных процессов. Можно выделить ряд факторов, которые делают СЭД каждого предприятия уникальной, а именно:

•вид деятельности;

•ограничения, влияющие на деятельность компании (объем сбыта, производственные мощности и т. д.);

•размер предприятия и система управления;

•стратегические цели;

•информационные потребности менеджмента компании.

Для большинства производственных компаний существенным ограничением потребления СЭД является доступный объем платежеспособности, а планирование проекта внедрения СЭД часто осуществляется исходя из имеющихся в распоряжении компании ресурсов.