Роль представителя по связи с прессой

Всегда помните о том, что люди должны понимать, в чем заключается своеобразие вашей продукции/компании. Нужно приложить много усилий, чтобы добиться профессионального успеха на рынке.
Как у профессионалов у нас есть обязанность рассказывать о деятельности компании не только нашим сторонникам и клиентам – людям, которые уже заинтересовались тем, что мы делаем, и чей интерес к нашей компании нужно поддерживать, но также тем, кто потенциально является нашими сторонниками и клиентами. Среди многообразия представителей средств массовой информации знайте и выбирайте тех, которые обращаются преимущественно к вашей аудитории. Это также является частью вашей работы.
В каждой отрасли роль PR-специалиста заключается в налаживании контактов с прессой. Вы должны объяснить, что вы, ваша команда или компания делаете для того, чтобы обслуживать ваших клиентов по наивысшему разряду. И вы не можете сетовать на то, что кто-то плохо доводит информацию до ваших клиентов, если вы сами не урегулировали этот механизм, если не предоставили всех фактов и данных.

Пресс-киты

Даже в эру Интернета имеет смысл использовать пресс-киты (пакет материалов для СМИ), чтобы предоставить дополнительную информацию в формате, удобном для редактора и для вас. Редакторы редко просматривают до конца большой пресс-кит. Вот почему я не верю в эффективность посылки пресс-китов, за исключением случаев, когда вся информация, содержащаяся там, является новой. Собирая факты, имеющиеся в вашем распоряжении, из разрозненных источников, предназначенных для разных клиентских групп, вы будете иметь сведения, которые вы сможете послать по факсу или по электронной почте, в случае если редактор к вам обратиться.
Подумайте о пресс-ките как о средстве, с помощью которого редакция поместит в издании справку о вашей деятельности. Если у редактора есть вопросы относительно того, чем вы занимаетесь, каковы особенности вашего продукта, то пресс-кит должен: 1) содержать ответы на вопросы, 2) быть легко доступным.
Некоторые пресс-киты включают в себя брошюры компании, копии статей и страницы из других источников, уточняющих историю компании. Вы думаете, что подобные наборы удовлетворяют определению, потому что содержат все детали и факты, которые хочет знать ваша аудитория. Но часто эти пресс-киты не выполняют второго условия, а именно быстрого и легкого поиска информации, необходимого для корреспондентов. Пресс-киты в этом случае похожи на коробку с инструментами, наполненную кучей предметов. А репортер, постоянно находясь в спешке, т.к. срок подачи материала истекает, никогда не имеет достаточно времени, чтобы просмотреть все содержимое. Корреспонденту нужно быстро найти необходимый инструмент, и все, что он хочет, - это просто подойти к ящику с надписью “гаечные ключи” и выбрать нужный размер.

Что должен содержать пресс-кит

Чтобы собрать всю необходимую информацию, вам нужна симпатичная папка с двумя отделениями. Наклейте на неё логотип или этикетку, идентифицирующую вашу компанию, и положите внутрь визитную карточку. Существуют карточки, которые сами выскакивают, когда вы открываете папку. Однако всё это чересчур изысканно и дорого, чем нужно в действительности. Используйте ваши ресурсы подходящим образом, чтобы ваш пресс-кит внешне и функционально удовлетворял потребности компании. Не увлекайтесь формой, помните о содержательной стороне пакета.

Информация по теме

В правом отделении папки сверху должен находиться листок с информацией по конкретной теме, освещаемой пресс-китом. Листок с фактической информацией должен содержать имя компании, её адрес, имя человека, с которым можно связаться, чтобы получить дополнительные сведения, его номер телефона, e-mail и факс. Также на листе должны быть указаны ключевые фигуры персонала компании, такие как президент, финансовый директор, вице-президент, руководитель маркетингового отдела. Цель подобного перечисления имен и должностей – предоставить корреспонденту возможность проверить правильность написания чьего-либо имени.
Листок с фактической информацией должен содержать ключевые факты и цифры: месторасположение фирмы, число продуктов, количество персонала, размер годового объема продаж или другую деловую информацию, а также описание каждого показателя в нескольких словах. Например: “Расположенная в Нью-Гемпшире, передовая фирма “Моторспорт” предлагает водителям и владельцам автомашин услуги по тюнингу автомобилей”. В одном предложении должно быть обобщено: кто вы (или чем вы занимаетесь), что вас отличает от конкурентов. Слова с указанием месторасположения помогут читателем вас найти. Листок с фактической информацией – это наиболее важный элемент пресс-кита. Все остальное, что вы положите в пакет, должно подтверждать те данные, которые вы указали на этом первом листе.

История компании

История компании презентуется в формате, удобном для быстрого просмотра с тем, чтобы корреспондент, выясняющий дату основания компании или дату выпуска на рынок какого-то продукта, мог легко получить нужные сведения. Благодаря изложению истории компании в хронологическом порядке показывается развитие компании, выявляются ключевые этапы деятельности. Также это предохраняет от риска написания слишком пространного и скучного рассказа. История компании включается в пресс-кит потому, что он призван снабжать корреспондентов фактами, которые впоследствии могут быть задействованы в статье. Это не независимый отчет о том, что сделала компания за время своего существования. Если вы берете историю компании из фирменной брошюры или ежегодника, по крайней мере, выделите наиболее важные части и приготовьте выдержку на одну страницу.