Вспомогательные данные

Пресс-кит также должен включать:

· Пресс-релиз, объясняющий вашу отрасль деятельности и вашу нишу в ней, с кратким описанием того, что вы делаете и чего ожидаете.

· Индивидуальные пресс-релизы для каждого вида

· (сегментов рынка), которых вы хотите привлечь, с детализацией продуктов и услуг, которые вы предлагаете для каждого сегмента рынка, и объяснением того, почему они лучше, чем у ваших конкурентов.

· Релиз, который бы объяснял отличительные свойства ваших продуктов и услуг, а также преимущества разработки или технических качеств.

· Постоянно обновляемые новостные релизы о последних разработках в вашей компании, особых событиях, известиях о продуктах или услугах. Этот релиз должен включать небольшой абзац о том, кто вы, как с вами можно связаться и какое место на рынке вы занимаете.

Пресс-релизы должны напоминать главы в книге. Каждая глава посвящена конкретной теме и имеет название, которое описывает эту тему. Для каждого продукта, производимого вашей компанией, или каждой партии товаров, продаваемой в вашем магазине, должны быть написаны свои релизы, представляющие особенности и достоинства продукта, сферу его применения, цену.
Информация, содержащаяся в пресс-ките, должна ответить на основные вопросы корреспондента.
·

Что это?
·

Как это работает?
·

Чем это отличается?
·

Где я могу это достать?
·

Сколько это стоит?
У читателей всегда существуют вопросы, следовательно, в пресс-ките должны быть даны ответы (кто, что, где, когда, почему). Ваши пресс-релизы должны сопровождаться техническими графиками и черно-белыми изображениями продукта и людей. Таким образом, если подобные релизы всегда есть у вас под рукой и вы можете предугадать то, о чем вас захочет спросить клиент, вы получите конкурентное преимущество. Тренировка в написании релизов позволит вам сохранять лидирующее положение.
Наконец, существуют данные (выжимки) из других источников, которые вы также можете включать в пакет материалов. Например, публикации с хорошими отзывами поднимут доверие к вашему продукту. Как правило, если один отраслевой журнал написал о вас в публикации, другой сделает то же самое.
Будьте очень осторожны, используя выдержки из разных источников. Никогда не видоизменяйте газетный материал, вырезая что-то и вставляя свои комментарии. Включите в пресс-кит статью целиком, а отдельно напишите свое мнение, чтобы акцентировать внимание читателей на нужных моментах, и ни в коем случае не вырезайте заголовки. Убедитесь, что название и дата выпуска журнала или газетной статьи упомянуты в вашей вырезке.
Сделайте так, чтобы ваш пресс-кит был актуальным. Проверьте даты ваших пресс-релизов и газетных вырезок, чтобы удостовериться в их соответствии настоящему моменту.

Когда посылать и когда не посылать пресс-киты

Несколько слов о распространении:

Не нужно посылать пресс-кит каждый раз, когда вы посылаете пресс-релиз.

Вам следует разослать пресс-кит, если вы никогда этого не делали раньше и хотите убедиться, что все ваши партнеры из СМИ имеют необходимые факты. Раздайте их на отраслевых выставках людям, которые пишут о вашей сфере деятельности; или пошлите их с сопроводительным письмом, которое содержит прошлые материалы о вашей деятельности. При этом вставьте комментарий: “Я прилагаю актуальный на сегодняшний момент пресс-кит, чтобы вы смогли обновить ваш файл о нас”.
·

Имейте в наличии запасы материалов каждый раз, когда проводите специальное мероприятие, такое как день открытых дверей, с тем чтобы раздать их пришедшим репортерам.
Идея заключается в том, что пресс-киты нужно посылать корреспондентам, которые наверняка собираются написать о вас. Пресс-кит позволит им проверить свои факты. Когда вы рассылаете пресс-релиз, нет гарантии того, что каждая редакция, которая его получила, выпустит статью. Издатель, делающий сводку новостей о новых продуктах, не нуждается в пресс-ките, чтобы подготовить к печати пресс-релиз, который вы ему послали. Редакторы и корреспонденты и так уже “утопают” в почте, которую они получают. Не усугубляйте положение, посылая целый роман тому, кто нуждается лишь в малой, но достоверной его части. Не тратьтесь на бумагу и почтовые расходы, сохраните ваши пресс-киты для тех, кто действительно в них нуждается.
Пресс-кит – это портативная и доступная энциклопедия о том, кто вы есть. Создайте такой пакет материалов, который бы обеспечил вам хорошую, солидную историю, и он станет средством, облегчающим вашу работу.

Мониторинг результатов

Цель пресс-релиза, в основном, заключается в том, чтобы скорректировать информацию, которая будет использована в колонке новостей, послужить её основой. Ваша эффективность как PR-специалиста оценивается по этим результатам, поэтому имеет смысл поговорить о том, как следует предвосхищать, отслеживать и оценивать сообщения, появляющиеся в прессе. Что касается описаний характеристик продукта, большинство из них приготовлено с учетом всех необходимых знаний. Материал нуждается в дополнительных сведениях (интервью, фотографиях и пр.), чтобы подтвердить его подлинность. Когда все готово, вы ожидаете публикации. Вполне допустимо спросить корреспондента о дате выхода материала.
Появление в прессе материалов, основанных на пресс-релизах, отследить труднее. Обычно вы читаете специализированную литературу для своей отрасли. Если вы разослали релиз определенным кругам, вы знаете, когда и где ожидать откликов на него. Однако когда вы работаете с такой аудиторией как, например, отель или ресторан, вы должны охватить намного большую часть рынка. Мало человек имеют доступ ко всем ежедневным газетам из списка рассылки. Вот где приходят на помощь услуги по сбору газетных вырезок. За сотню долларов в месяц определенные люди читают газеты и журналы и вырезают каждое сообщение, где появилось имя вашего клиента. В дополнение к месячной плате они получают деньги за каждую вырезку и посылают вам их с указанием названия издания и его тиража.
Существуют службы видео- и радиомониторинга. Они могут отследить практически все случаи упоминания имени вашей компании в публикациях (используется запрос по ключевому слову). Это намного удобнее, чем платить доллар за газетную вырезку каждый раз, когда ваш отель упоминается в деловом журнале, потому что это основное место встречи в городе. Конечно, если вы хотите потратить много денег, вы можете организовать сбор газетных и журнальных заметок о вашем конкуренте, а потом сравнить его и свои результаты.
Наиболее выразительный способ использования услуг по сбору вырезок заключается в анализе влияния таких материалов (клип-анализ). Вы можете проводить анализ самостоятельно или предоставить его проведение специальной службе за дополнительную плату. Клип-анализ собирает отзывы в прессе о вашей компании в соответствии с некоторыми показателями. Вы можете выбрать их столько, сколько захотите. Базовые из них следующие:

· Сколько появилось вырезок, какой стоимостью и каким тиражом?

· Какое воздействие оказала ссылка?

· Какому типу изданий уделяется наибольшее внимание?

Оценка размещения рекламных материалов

Чтобы измерить психологическое воздействие от размещения, вы должны вначале определить тип рекламного материала, а затем категоризировать вырезку. Это позволит вам установить, что, например, короткое (трехцветное) описание свойств продукции с названием вашей компании в заголовке оказало большее воздействие, чем ссылка (выполненная также в трех цветном изображении) в более общей сводке новостей. Вы можете разделить все сообщения о вас в печати на несколько категорий, добавив каждому сообщению определенные очки. Затем можно составить секторную диаграмму, где бы указывались доли рекламных сообщений определенной стоимости по отношению друг к другу.
Чтобы определить типы публикаций, содержащих вашу информацию, вы можете приготовить другую секторную диаграмму, которая будет включать, например, отношение числа отраслевых публикаций к количеству публикаций в потребительских изданиях или отношение числа сводок новостей в отраслевой прессе к количеству публикаций о конкретных свойствах продукта. Эта диаграмма с первого взгляда покажет вам, существует ли баланс между размещением рекламных материалов.
Конечно, большие груды газетных вырезок с рекламными материалами вашей компании – это хороший фактор. Помещенные в рамку и повешенные на стену офиса газетные материалы с красочными фотографиями и большими заголовками доставляют вам много удовольствия, а также напоминают клиентам, что репортеры высоко оценивают плоды вашей деятельности. Но профессиональный журналист захочет узнать детали. С помощью анализа публикаций вы можете определить, где ваши старания увенчались успехом. Также вы можете сказать, где были, а где не были использованы данные из разосланных вами материалов. Затем вы должны предпринять конкретные действия для улучшения своего положения в тех областях, где наблюдаются неудачи. Если у вас есть только смутное ощущение того, что одна из публикаций, посвященных вашей отрасли, не содержала материала о вашей компании, и вы делаете запрос редактору, чтобы выяснить, какой материал публиковался три месяца назад в номере, который вы не видели, вы будете выглядеть полным идиотом. Но если вы предпринимаете предупреждающие действия и, ссылаясь в разговоре с редактором на отсутствие публикаций, рассказываете при этом большое количество информации, вероятен шанс, что редактор будет польщен тем, что вы проявляете столько интереса к изданию.
Помимо всех этих преимуществ, ваше умение оценить результаты своей деятельности будет вознаграждено. Если вы соотнесете свою заработную плату с итогами работы, это выделит вас как профессионала. Произведите сенсацию! Это всегда полезно.

Пресс-релиз. Контрольный перечень

1. Сделайте так, чтобы пресс-релиз хорошо выглядел

· Используйте собственный печатный бланк, чтобы придать релизу профессиональный облик и сделать его узнаваемым для редактора.

· Используйте яркий логотип или интересный конверт.

· Печатайте адреса, а не наклейки.

2. Формат и стиль

· Легко читаемый шрифт.

· Буквы верхнего и нижнего регистра (нельзя, чтобы всё было написано только заглавными буквами).

· Двойной интервал между строками.

· Попытайтесь уложиться в две страницы.

· В конце первого листа поставьте пометку “см. далее”, а в начале следующего листа укажите “ключевое слово - 2”.

· В конце релиза напишите “###”.

· Укажите имя человека, с которым можно войти в контакт, его телефон и e-mail.

· Сделайте пометку, является ли ваше сообщение неотложным или оно приурочено к определенной дате.

3. Что нового?

· Адресуйте информацию той аудитории, которой она будет интересна.

· Определите редакторов и журналистов, которые готовят материалы о вашей отрасли.

· Подтвердите ваши новости фактами, поместите их в современный контекст.

· Ссылайтесь на мнение людей, которых вы цитируете. Не интерпретируйте сообщения.

4. Стратегия

· Рассылайте ваши релизы с определенным временным интервалом.

· Ждите удобного случая или развития событий.

Пресс-релиз, как инструмент раскрутки

Пресс-релиз, как инструмент раскрутки:

Вы, конечно же, не раз слышали о том таком инструменте раскрутки как пресс-релиз. Некоторые из Вас этим пользовались, а некоторые нет. Те, кто никогда не использовал пресс-релизы, делятся на две категории:

1. Люди, считающие это бесполезной тратой времени.

2. Те, кто хотел бы написать, но не знает, как это сделать и как, и кому его рассылать.

В этой статье я попробую дать некоторые рекомендации людям, относящимся ко второй категории, ну а люди относящиеся к первой, возможно, пересмотрят свою точку зрения.

Первый вопрос, который возникает у человека, который собирается написать пресс-релиз, это: "О чем писать?"

На самом деле, пресс-релиз может быть о чем угодно, лишь бы это было интересно людям. Ведь именно по этому критерию редакторы СМИ выбирают пресс-релизы, которые они публикуют в своем издании. Это вполне понятно, ведь редакторы СМИ хотят, чтобы информация, которую они доносят до своих читателей, была интересной, в противном случае, люди просто потеряют интерес к изданию, которое публикует никому не интересную информацию.

Конечно же, легко сказать, что писать можно о чем угодно, такая формулировка не говорит ни о чем и тем более, не дает какой-либо почвы для размышлений. Чтобы Вам все-таки было от чего отталкиваться, прочитайте статьи на эту тему:

Как составить пресс-релиз:

Откройте любое деловое издание, глянцевый журнал или даже таблоид. В подавляющем большинстве печатных СМИ существуют новостные рубрики. Если отбросить политику — как внешнюю, так и внутреннюю, то все остальное — это по большей части новости, в которых так или иначе упоминаются компании и их продукты. Оставляем за бортом негативные упоминания (всякое бывает), и получаем чистый осадок хороших текстов, которые положительно влияют на имидж компаний, упомянутых в этих новостях. Что, в конечном итоге, очень даже позитивно сказывается на графе «доходы» в балансе предприятия.

Как устроен пресс-релиз:

1. Заголовок: очень коротко, емко и информативно — если после прочтения заголовка редактор все еще держит ваше сообщение в руках и взгляд его переместился к первому абзацу, у вас есть шанс.

2. Первый абзац, он же лид (lead), — суть того, что написано ниже. Запомните, любой журналист (а редактор тоже относится к этой породе) страшно любопытен. Это основное качество профессии, поэтому здесь вы должны ответить на шесть самых главных для журналиста вопросов: кто, что, когда, где, почему, как.

3. Основной текст: здесь изложена фактура — цифры, факты и комментарии (если они нужны), на этом потом будет строиться материал.

4. Информация о компании. Даже если вы работаете в Intel, все-таки не лишним будет напомнить, что вы производите процессоры, а не софты. Также вряд ли даже самый продвинутый редактор в состоянии помнить год образования вашей компании и другие направления деятельности.

5. Контактная информация: телефон, факс, e-mail, корпоративный сайт, контактное лицо для СМИ, должность.

Вопрос — как сделать так, чтобы именно ваша информация попала в текущие новости, чтобы упоминание было положительным и чтобы все это не проходило под грифом «на правах рекламы»? Конечно же, прежде чем получить всю эту красоту на блюдечке, нужно предпринять ряд шагов, чтобы, собственно, появился информационный повод, но если говорить о финальной стадии этого глобального действа, то огромную роль здесь играет правильно составленный пресс-релиз.

Что это такое? Один из словарей по маркетингу дает такое определение: «Сообщение о событии, составленное компанией или организацией и направленное в печать или электронные средства массовой информации для оповещения общественности». Обратите внимание на слово «оповещение» — это важно, если мы говорим о некоммерческом размещении. Большинство экспертов в области маркетинга скажут вам, что определенная публичность в деятельности компании может быть бесценной и в каких-то ситуациях более эффективной, чем рекламные объявления или низкие цены.

Дорогой редактор:

§ Прежде чем отправить информацию в СМИ, проверьте, выложили ли вы ее на корпоративном ресурсе. Если вам самим неинтересно это публиковать, почему это должно быть интересно кому-то еще?

§ Если вы не умеете писать «вкусно», то всегда найдется тот, кто умеет делать это за вас — армия профессиональных журналистов к вашим услугам.

§ Выясните, как вашему адресату удобнее получать информацию: по факсу или по почте. Существует пока еще достаточно большое количество изданий и редакторов, которые не любят электронную почту.

§ Таргетируйте вашу аудиторию. Общайтесь только с теми изданиями, которые пишут о том, чем вы занимаетесь.

В тот момент, когда вы будете нажимать на кнопку «старт» на вашем факсе или send в почтовой программе, представьте себе на секунду человека на том конце провода, для которого предназначена ваша информация. Нет, это не читатель издания, в котором вы хотели бы увидеть вашу информацию. Этот человек зовется «редактор». Можно предположить, что ваш текст вы отправляете не в районную многотиражку «Вечерний Урюпинск», а в солидное толстое издание, с некоторым количеством нулей в графе «тираж». Так вот решение о том, насколько данному изданию интересна эта информация, принимает именно редактор отдела, куда уходит ваш факс или e-mail.

Дело в том, что в подобных изданиях данные должности занимают люди, которые получают до нескольких десятков пресс-релизов в неделю, не считая информации, которая поступает с новостных лент информационных агентств. Это профессиональные читатели, которым не нужно расписывать прелести токования глухарей на рассвете в тайге ранней осенью. Они — те самые циничные и бесчувственные терминаторы, отправляющие львиную долю подобных литературных «шедевров» в корзину, не дрогнув и не уронив слезы. Они же оставляют интересные для своего издания материалы, вручают их журналистам и отправляют тех на добывание недостающей информации. У них такая работа, они получают за это деньги, они профессионалы, поэтому еще раз представьте себе редактора нужного вам отдела и внимательно прочтите составленный пресс-релиз, прежде чем вручить судьбу вашего сообщения в руки знающего толк в хорошей информации человека. Только нужно помнить, что редактор не работает в коммерческом отделе, поэтому если ваш текст составлен для того, чтобы разместить его за деньги, с пометкой «на правах рекламы», то перелистывайте смело страницу и читайте журнал дальше. Здесь мы пишем о том, как подготовить информационное сообщение для прессы, которое потом напечатается.

Короче, еще короче:
Итак, времени, как мы уже поняли, у редактора в обрез, информации всякой — огромное множество, поэтому не стоит усложнять жизнь человеку. Будьте кратки. Считается, что в тексте не должно быть более 500 слов, впрочем, некоторые специалисты утверждают, что предельное число здесь — 300. Профессионал всегда оценит краткость.

Мы связались с редакторами информационных отделов ведущих деловых изданий, и сто процентов сказали нам, что отправляют в корзину релизы, которые занимают больше одной страницы. Впрочем, они бы сделали исключение для информации о том, к примеру, что Пепси купила Коку.

Итак, вы сумели втиснуть вашу информацию в нужный формат. Чем пришлось пожертвовать? Правильно — беллетристикой. Не нужно эмоций и красочных сравнений. В данном случае самое убедительное — это факты и цифры. Это тот самый костяк, на котором любой грамотный журналист сможет выстроить хороший материал. Очень хорошо, если вы предлагаете цифры от независимых исследовательских компаний, короткие цитаты признанных в данном вопросе экспертов, не работающих в вашей компании. Только: внимание! Факты, изложенные в вашем лапидарном послании, должны соответствовать действительности. Фантазии не только не приветствуются, но плотно закрывают двери СМИ перед вашим носом надолго, если не навсегда. Вряд ли кому-то понравится, что пришлось потратить из-за вас время. Нужно помнить, что любое качественное издание (а ведь именно в таком вы хотите увидеть информацию о вас?) перепроверяет все факты, изложенные в пресс-релизах.

Тональность, очень важна тональность — это филигранная работа. Не пытайтесь продать что-то. Еще раз вспомним слово «оповещение». Как только редактор начинает подозревать, что за информацией кроется скрытая реклама, так тут же он сделает самолетик из вашего пресс-релиза, который плавно спикирует в корзину для бумаг, ну или, в крайнем случае, залетит в коммерческий отдел. Кроме того, нежелательны утверждения типа: «мы лучшие», «у нас дешевле», «с нами удобнее». Это годится для рекламных слоганов, информационщики не оценят стиля. Скромнее надо быть и деликатнее.

Информация, которую вы предлагаете изданию, должна быть общественно значимой и заслуживать всеобщего внимания. Что такое качественное СМИ? Это СМИ, которое способно удержать внимание читателя, то есть создать интересную для потенциальных рекламодателей информационную среду. Ну скажите на милость, как долго будут люди читать газету, в которой только и пишется о том, что такая-то компания что-то такое произвела! Нет, нет и нет. Люди любят читать и смотреть то, что может каким-то образом повлиять на их жизнь. Именно это должно присутствовать в релизе. Да, конечно же, своевременность. Если десять лет тому назад вы изобрели вечный двигатель, то это вовсе не повод писать об этом именно сейчас. Пресса — это не книги и учебники, большинство СМИ интересуют текущие события.

Чего не любит редактор:
Плохие факсовые копии. Если вы думаете, что он начнет перезванивать вам с просьбой отправить этот сказочный текст еще разочек, то вы глубоко заблуждаетесь — этого не произойдет.

Сообщений, отправленных не в теле письма, а в приаттаченном файле. Да, получатель не увидит замечательного логотипа компании, но знаете ли вы, что огромное количество пользователей сети просто удаляет все сообщения, в которых содержатся непонятные прикрепленные файлы? Если же ваш многодесятковокилобайтный файл будет получен, это станет дополнительным раздражителем, потому что нужно будет его еще открыть, подождать, пока загрузится графика, а время — деньги. Есть смысл пожертвовать красотой ради дела. Нам в редакцию однажды умудрились прислать пресс-релиз весом в полтора мегабайта. Угадайте, что мы сделали? Так и есть — поставили фильтр, и теперь с этого адреса ни одно письмо до нас не доходит.

Грамматических ошибок. Этого терпеть не могут все люди, работающие с текстами. У большинства из них, кстати, врожденная грамотность. Наш опыт показывает, что чаще всего ошибки бывают в глагольных окончаниях (-ться, -тся), слитном написании предлогов, временных формах глаголов, а также в знаках препинания. В общем, отправить «работнику пера» текст с ошибками — это все равно что прийти на первое свидание к девушке без цветов, да еще опоздать на пару часиков. Может быть, вы ей все еще нравитесь, но рейтинг ваш сильно упал, это точно.

Звонков и вопросов типа — дошел ли текст и что редактор намерен с ним сделать. Особенно радикальный вариант — звонить на мобильный телефон. Ответ вы тоже получите радикальный — не по форме, так по содержанию. Что поделать, люди этой профессии отличаются нежной натурой и странным характером — не любят, когда на них давят. Если вам нужно выяснить, читается ли ваш факс, достаточно сделать это на уровне секретаря.

Забывчивость в отношении сроков сдачи номера в печать. Это называется дедлайн (dead line). Не то чтобы редактор этого не любит, ему на самом деле все равно, есть ли у вас проблемы с памятью. Просто из-за вас никто не будет держать номер, вот и все.

Вопросы, которые требуют ответов:
Прежде чем начать писать текст, необходимо честно задать себе несколько вопросов, на которые так же честно, не кривя душой, ответить. Чем точнее будут ваши ответы, тем больше шансов написать хороший релиз. Итак, спросите себя:

1. Для кого я пишу этот текст? Нужно четко понимать, кто в конечном итоге должен его прочитать. Это поможет определить стиль сообщения и понять, какие СМИ вам понадобятся.

2. О чем релиз? Вам нужно определить «стержень» сообщения — понять, какую именно информацию вы хотите донести до читателя, и отсечь все лишнее. Лучше чуть позже напишете еще один пресс-релиз. Одно сообщение — одно событие.

3. Информация уникальна, или она носит справочный характер? Любая уникальная информация, с одной стороны, всегда «вкуснее», с другой — нуждается в особенно тщательном подтверждении цифрами, поэтому она должна звучать очень убедительно.

4. Цель? Разумеется, «оповещение», но каждый пресс-релиз описывает или анонсирует некоторое событие. Это событие может либо работать на развитие бизнеса (иначе зачем вам тратить время?), либо целью может быть изменение общественного мнения, формирование положительного имиджа. Бывают события, которые решают обе задачи. От этого зависит тональность вашего сообщения.

5. Как я смогу убедить издание в том, что эта информация не является коммерческой и интересна широкому кругу читателей? Придумывайте убедительные аргументы.