Оценка выбора поставщика

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:

– конкурсные торги;

– письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги (тендер) – распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие оборудование на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика [20, c.116].

Проведение тендера включает следующие этапы:

– Реклама.

– Разработка тендерной документации.

– Публикация тендерной документации.

– Приемка и вскрытие тендерных предложений.

– Оценка тендерных предложений.

– Подтверждение квалификации участников торгов.

– Предложение и присуждение контракта.

Организация конкурсных торгов – сложная и многоплановая работа.

Тендерная документация имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно:

- инструктирует участников торгов о процедуре торгов;

- дает описание закупаемых товаров или услуг;

- устанавливает критерии для оценки предложений;

- определяет условия будущего контракта.

Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

- предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

- рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

- безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;

- отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта.

Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает официально предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый – когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложения строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают:

- наименование товара,

- количество и качество товара,

- цену,

- условия и срок поставки,

- условия платежа,

- характеристику тары и упаковки,

- порядок приемки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными).

Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения.

Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается придти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указывается все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое количество, условия и сроки поставки, платежа и т.д.) кроме цены, которая появится в отчетном предложении.

Оценка предложений, поступивших к потенциальному покупателю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высшее качество в сочетании с минимальной ценой. Таблица 2.4.

Поиск, обработка и анализ информации по рынкам закупок, поставщикам – весьма трудоемкий и долгий процесс. Если организация ищет поставщика для важной в стратегическом плане продукции, то необходимо помнить, что плохой поставщик может вызвать гораздо больше проблем, чем плохие материалы. Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение, и не может быть полностью формализован.

 

 

Таблица 2.4

Данные маркетинговой оценки товара

Наименование товара (ГОСТ, ТУ, размер, материал, дополнительные требования)	Ед. изм	Количество	ООО НПП "Химнефтеарматура", г.Волгоград			ЗАО "Регионнефтегаз",г.Самара	ООО ПКФ "Сибметалл-Омск",г.Омск	Минимальная цена, руб. (без учёта НДС)
			Цена за шт./кг, без НДС
Отводы крутоизогн. Штампосвар. при коэфф условий работы 0,75, тех. треб ст.15Х5М Трасч.=430С,R=1,5DN90 530х12	шт	1	258 862,50	нет предложений			нет предложений	258 862,50
Отводы крутоизогн. бесшов. приварные, ст.08Х17Н15М3Т ГОСТ 5632-72 90 57x3	шт	6	937,50	742,50			649,00	649,00
Отводы крутоизогн. бесшов. приварные, ст.08Х17Н15М3Т ГОСТ 5632-7290 426х9	шт	2	420 375,00	432 247,00			192 798,00	192 798,00
Отводы крутоизогн. бесшов. приварные, ст.08Х18Н10Т ГОСТ 5632-7290 57х3	шт	2	562,50	499,50			434,83	434,83
Отводы крутоизогн. бесшов. приварные, ст.15Х5М ГОСТ 20072-7490 325х12	шт	10	22 500,00	21 635,80			нет предложений	21 635,80
Отводы крутоизогн. бесшов. приварные, ст.15Х5М ГОСТ 20072-7490 530х12	шт	3	156 250,00	138 476,80			нет предложений	138 476,80
Отводы крутоизогн. бесшов. приварные, ст.15Х5М ГОСТ 20072-7490 530х14	шт	1	187 500,00	нет предложений			114 795,00	114 795,00
Переходы концентр. бесшов. приварные, ст.08Х17Н15М3Т ГОСТ 5632-72К 159х6-108х5	шт	1	7 312,50	22 360,00			5 240,00	5 240,00
Переходы концентр. бесшов. приварные, ст.08Х18Н10Т ГОСТ 5632-72К 89х6-57х4	шт	2	1 875,00	2 435,00			960,00	960,00
Переходы эксцентр. бесшов. приварные, ст.15Х5М ГОСТ 20072-74Э 377х10-273х10	шт	1	182 812,50		66 521,00		42 620,00	42 620,00
Итого сумма предложения без НДС, руб.			2 181 487,50		1 595 487,40		554 934,66
Итого сумма предложения с НДС, руб.			2 574 155,25		1 882 675,13		654 822,90
Условия оплаты			по факту поставки		по факту поставки		по факту поставки
Транспортные расходы			включены		включены		включены
Срок поставки			45-60 раб. дней		30-45 дней		30 дней

 

Заключение: На основании проведенного анализа, исходя из минимальных цен, оптимальных сроков и условий поставки, считаем целесообразным заключение договоров на поставку со следующими фирмами:

1. ООО НПП "Химнефтеарматура" (поз. 1)258 862,50руб., с НДС

2. ЗАО "Регионнефтегаз" (поз.5,6)160 112,60руб., с НДС

3. ООО ПКФ "Сибметалл-Омск" (поз.2,3,4,7,8,9,10)357 496,83руб., с НДС

Грамотное ведение закупочных операций требует отдельных знаний основ хозяйственного права, касающихся заключения договора как основ закупок, поставки товаров и их оплаты.

Основные элементы договора:

- Предложения и принятие предложения. Договор оформляется в случае, если одна сторона предлагает партию товаров по назначенной ею цене и на определенных условиях поставки, а другая сторона принимает это предложение.

- Финансовые условия. Договор должен иметь стоимость, т.е. он становится договором в юридическом смысле, только когда в нем оговорены финансовые условия.

- Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные фирмой и действующие от её имени.

- Законность. Договор обязан быть законным, т.е. всецело отвечать юридическим нормам страны. Например, незаконным будет договор на поставку продукции, производство которой запрещено законодательством.

Заключение договора предполагает согласование разных условий, как четко выраженных, так и подразумеваемых. Все они должны найти отражение в документах, на основе которых оформляется договор. Четко выраженные условия – те, которые фактически отражены в договоре. Подразумеваемые условия – те, которые либо вытекают из зафиксированных в договоре, либо являются сами собой разумеющимися, исходя из здравого смысла. Поставщик теряет право собственности на товары после заключения договора, если иное специально не оговорено в договоре или товары еще не произведены.

В качестве условия договор может предусматривать возмещение убытка (имеется в виду оговоренная в договоре сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливается заранее в разумных пределах. Штрафы – действенное средство заставить поставщика выполнить условия договора. В отличие от возмещения убытка штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в договоре и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т.д.

Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от поставщика, то в договоре следует установить соответствующее условие – форс-мажор.

УМТС и КО при заключении договоров должно обеспечить поставку качественных ТМЦ в соответствии с указанными в заявке названием, маркировкой и техническими характеристиками изделия, ГОСТ, ТУ и количеством, при минимальных размерах авансовых платежей.

Усреднённый срок погашения дебиторской задолженности по авансовым платежам за ТМЦ устанавливается 30 дней.

Приёмка ТМЦ от поставщиков должна осуществляться в полном соответствии с инструкциями П-6 (утверждённой постановлением Госарбитража при СМ СССР от 15.06.1965 года в редакции постановлений Госарбитража СССР № 81 от 29.12.1973 года и № 98 от 14.11.1974 года, с изменениями внесёнными Постановлением Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 года) и П-7 (утверждённой постановлением Госарбитража при СМ СССР от 25.06.1966 года в редакции постановлений Госарбитража СССР № 81 от 29.12.1973 года и № 98 от 14.11.1974 года, с изменениями внесёнными Постановлением Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 года) и «Регламентом о входном контроле».

Все поступающие ТМЦ должны оформляться актом входного контроля. В случае обнаружения расхождения по качеству, количеству и номенклатуре поступивших ТМЦ составляется акт в соответствии с «Инструкцией по организации складского и бухгалтерского учёта товарно-материальных ценностей» и поставщику предъявляется претензия в соответствии с действующим законодательством РФ. Целью проведения входного контроля товара по качеству и количеству является определение точного соответствия поставленного и принятого на склад товара условиям договора, спецификации к договору, стандартам и техническим условиям изготовления, упаковки, маркировки, сопроводительным документам, удостоверяющим качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве, счет-фактура, товарно-транспортная накладная и т.п).

Отсутствие указанных сопроводительных документов или некоторых из них не приостанавливает проведение входного контроля. В данном случае в акте входного контроля указывается фактическое количество товара, комплектность товара, представленного входному контролю и перечень отсутствующих сопроводительных документов.

Проведение входного контроля без изучения членами комиссии условий договора, спецификаций к договору, протокола разногласий и протокола урегулирования разногласий к договору, стандартов, технических условий и технических требований изготовления, маркировки, упаковки и других особых условий не допускается.

Акт входного контроля является основанием для вызова полномочного представителя Поставщика для составления акта скрытых недостатков товара, обнаруженных при входном контроле и оформления претензии Поставщику товара.

Акт входного контроля, подтверждающий полное соответствие товара условия договора, спецификации к договору, стандартам и техническим условиям изготовления, упаковки, маркировки, сопроводительным документам, удостоверяющим качество и комплектность поставляемой продукции является основанием для:

а) обоснования исполнения договора по поставке и акцептования (принятия Покупателем) счет – фактуры Поставщика на оплату этого товара;

б) выдачи товара Исполнителем договора поставки и складом «Потребителю» в производство или строительство. Товар не принятый актом входного контроля, не может быть допущен к потреблению, а счет фактуры Поставщика - оплате.

Входной контроль материальных ценностей производится на месте приемки и хранения товара в срок установленный срок со дня приемки продукции в склад.

Представление материальных ценностей на входной контроль производится Исполнителем договора поставки. Представление производится в следующем порядке:

В течение не более 2-х дней после поступления продукции Исполнитель договора поставки извещает и приглашает членов комиссии на проведение входного контроля, с указанием даты и времени проведения входного контроля, наименования продукции, подлежащей входному контролю, времени и места сбора членов комиссии;

Результаты работы комиссии оформляется актом входного контроля по установленной форме (Приложение В). В акте фиксируются конкретные данные продукции, количество, обнаруженные недостатки. Акт завершается выводами комиссии по пригодности продукции выдаче потребителям или предъявлению претензии Поставщику. Проект акта подготавливается Исполнителем договора поставки. Необходимыми реквизитами являются номер склада, на который принимается товар, дата поставки товара, обнаруженные замечания по результатам проведения входного контроля к товару и сопроводительным документам, по количеству и соответствию договору, сертификатам и Гостам.

Акт входного контроля оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр хранится совместно с карточкой складского учета, один хранится у Исполнителя договора поставки.

Передача ТМЦ подразделениям находящимся в доверительном управлении производится Распоряжением коммерческого директора о передаче с баланса на баланс, которое вносится экономистом УМТС и КО, согласовывается начальником УМТС и КО, а в его отсутствие его заместителями. На основании Распоряжения оформляется накладная отпуска ТМЦ на сторону.

С переходом России к рыночным отношениям потребовался коренной пересмотр системы закупок. От плановых, жестко регламентированных поставок продукции надо было переключаться на приобретение товаров в среде, где перед покупателем всякий раз открываются широкие возможности выбора из многочисленных предложений поставщиков.

Мировая практика выработала достаточно надежный инструмент решения задачи оптимизации закупок и борьбы с коррупцией - законодательно закрепленное проведение открытых торгов (конкурсов). Необходимо, чтобы государственный чиновник был жестко ограничен в выборе механизма приобретения товаров и услуг. Так, в США правила федеральных закупок представляют собой документ объемом несколько тысяч страниц. Правила оговаривают, в частности, что любая закупка объемом свыше 50 000 долларов производится исключительно на конкурсной основе.

В России за последние несколько лет был принят ряд законов и руководящих документов, регулирующих механизм закупок. Важнейшим из них следует признать Указ Президента от 8 апреля 1997 г. N 305 "О первоочередных мерах по предотвращению коррупции и сокращению бюджетных расходов при организации закупки продукции для государственных нужд". Этим указом закреплена обязательность конкурсного размещения заказов на закупку продукции для государственных нужд за счет средств федерального бюджета и бюджетов субъектов Российской Федерации.

К сожалению, в принятых документах практически не был учтен новый фактор, способный серьезно повлиять на организацию отношений между заказчиком и поставщиками, – массовое распространение в деловой жизни страны информационных технологий и, прежде всего, интернета. В результате закупки сейчас ориентированы в первую очередь на "бумажный" документооборот. Однако определенное правовое поле для развертывания электронных закупок все же существует. Кроме того, на подходе пакет законопроектов, принятие которых окончательно легализует электронные отношения между заказчиком и поставщиками, (рисунок 2.4)

 

Рисунок 2.4 – Прохождение конкурсных заявок

 

Создание системы электронных торгов по закупке продукции для государственных нужд чрезвычайно актуально для сегодняшней России. Преимущества, которые несут с собой электронные торги, достаточно очевидны.

Выход в интернет позволяет привлечь к конкурсам закупок самый широкий круг поставщиков. Компьютеризация повышает эффективность и надежность всех этапов проведения конкурса. В частности, существенно удешевляются, ускоряются и упрощаются процедуры получения конкурсной документации, подачи и приема конкурсной заявки, передачи уточняющих вопросов к конкурсной комиссии и получения ответов на них. Конкурсная комиссия получает в свое распоряжение удобные средства систематизации и сравнения полученных заявок, процедура конкурсного отбора становится более четкой и строгой.

Российские электронные закупки разворачиваются, разумеется, не на пустом месте. Уже накоплен весьма заметный опыт за рубежом, да и у нас в стране сделаны первые важные шаги в нужном направлении. Нижеследующий обзор охватывает три источника, питающих строящуюся систему: электронное правительство, электронная коммерция и собственно электронные торги.

Рейтинг электронного правительства, отношение властных структур к массовому применению интернета для решения административных и производственных задач постепенно становится одним из важнейших показателей достигнутого страной уровня освоения современных технологий. Здесь нельзя не отметить, что построение системы электронных торгов - возможно, не самый главный, но достаточно весомый компонент формирования электронного правительства [32, c.17].

Системы безопасности электронной коммерции постоянно совершенствуются. Безусловно, многие используемые тут приемы и программные продукты найдут применение и в обслуживании электронных торгов. Хорошо проработаны вопросы защиты информации, передаваемой по каналам интернета. Особого упоминания заслуживает электронная подпись, без которой невозможно полностью переключить на интернет отношения между заказчиком и поставщиками. Электронная подпись поддерживается сейчас достаточно надежными программными средствами, она уже получила широкое применение в качестве инструмента коммерции, однако в силу ряда технических обстоятельств пока еще не стала предметом повседневного обихода рядовых пользователей интернета.

Создание системы электронных закупок - дело достаточно трудоемкое и долгое, нуждающееся в тщательном планировании, четком выделении отдельных этапов. В качестве первого такого этапа, реализация которого приносила вполне ощутимую практическую пользу, повсюду была выбрана организация публикации в интернете извещений о конкурсах закупок и конкурсной документации. Прием электронных заявок от поставщиков, требующий более глубокой юридической и алгоритмической проработки, откладывался обычно на последующие этапы.

В каждой из стран-лидеров был построен головной сервер торгов, что позволило консолидировать всю относящуюся к национальным закупкам информацию: от регламентирующих нормативно-правовых актов и обзоров рынка до конкретных извещений о конкурсах и сведений о закупщиках и поставщиках.

Итак, подводя итоги по 2 разделу работы можно констатировать, что в ближайшие несколько лет России предстоит перейти к организации закупок на базе интернета и современных информационных технологий. Рассматриваются технологические и организационные предпосылки развертывания отечественной системы электронных закупок и намечаются пути реализации такой системы.