Документы по учету личного состава и его оплаты

На предприятии используются следующие формы учета личного состава и его оплаты:

Приказ (распоряжение) о приёме на работу (форма №Т-1) применяется для оформления и учёта принимаемых на работу по трудовому договору. Составляется лицом, ответственным за приём, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию

Личная карточка работника (форма №Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приёме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, пенсионного свидетельства и других документов, предусмотренных законодательством.

Штатное расписание (форма №Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма №Т-5) используется для оформления и учёта перевода работника на другую работу в организации.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) применяется для оформления и учёта отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором.

График отпусков (форма №Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма №Т-8) применяются для оформления и учёта увольнения работника.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9) применяется для оформления и учёта направлений работника в командировки.

Командировочное удостоверение (форма №т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре на основании приказа о направлении в командировку.

Служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении (форма №Т-10а) используется для оформления и учёта служебного задания для направления в командировку, а также отчёта о его выполнении.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11) применяется для оформления и учёта поощрений за успехи в работе.

Табель учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы (форма №Т-12) и табель учёта использования рабочего времени (форма №Т-13) применяют для осуществления табельного учёта и контроля трудовой дисциплины. Форма №Т-12 предназначена для учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы, а форма №Т-13 – только для учёта использования рабочего времени. При использовании формы №Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счёте (ф. №Т-54), расчётной ведомости (ф. №тТ-51) или расчётно-платёжной ведомости (ф. №Т-49).

Форма №Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами создаются с помощью средств вычислительной техники, форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Табельный учёт охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определённый табельный номер, который указывается во всех документах по учёту труда и заработной платы.

Независимо от формы первичные документы содержат в себе, как правило, следующие реквизиты (показатели): место работы (цех, участок, отделение); время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы рабочих; шифры учёта затрат, на которые относится начисленная заработная плата; количество нормо-часов по выполненной работе.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчёты производят в расчётно-платёжной ведомости (форма №49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

В случае болезни работники получают пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемые на основании листков нетрудоспособности за все пропущенные по болезни рабочие дни.

На предприятии вместо расчётно-платёжных ведомостей применяют отдельно расчётные ведомости (форма №Т-51) и платёжные ведомости (форма №Т-53). В расчётной ведомости содержатся все расчёты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платёжную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы.

На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма №КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

Журнал регистрации платёжных ведомостей (форма №Т-53а) применяется для учёта и регистрации платёжных ведомостей по произведённым выплатам работникам организации. Ведется работником бухгалтерии.

Выплаты, несовпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчёт по заработной плате».

Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60) предназначена для расчёта причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

Записка-расчёт при прекращении действия трудового договора (контракта с работником (форма №Т-61) применяется для учёта и расчёта причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта). Составляется работником кадровой службы. Расчёт причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.