Создание и получение документа

Как известно, первым этапом движения документов в организации является их создание или получение. В соответствии с правилами делопроизводства все документы организации, как поступающие со стороны, так и создаваемые ею самой, подлежат обязательной регистрации. Причем документы, поступающие в бумажном виде, проходят первичную обработку и предварительное рассмотрение, затем регистрируются в контрольно-регистрационной форме и направляются соответствующим исполнителям.

При приеме документов проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы обычно возвращаются отправителю. Регистрация документа производится путем проставления на нем специального регистрационного штампа, проставляемого в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп должен содержать наименование организации и регистрационный номер документа.

Отметим, что регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Дата регистрации документа зависит от вида документа, а именно:

- поступающие в организацию документы регистрируют в день их поступления;

- документы, созданные самой организацией, регистрируют в день их подписания или утверждения.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей организации может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел и другим.

Нет документа - нет расходов

Нужно сказать, что регистрация бухгалтерских документов имеет большое значение для организации.

Дело в том, что именно первичные бухгалтерские документы являются основанием для отражения в учете доходов и расходов фирм. Однако не всегда первичные документы поступают в организацию вовремя, а если учесть, что они зачастую отправляются по почте, то случаи поступления документов с большим опозданием для большинства фирм не редкость.

А раз нет документов, то, соответственно, нет и расходов. Особенно остро эта проблема связана с учетом услуг коммунальщиков, которые зачастую присылают своим партнерам акты и счета-фактуры с большим опозданием. Мало того, что организация не имеет возможности отразить в учете расходы на "коммуналку", но при этом она еще и не имеет права воспользоваться вычетом по НДС, так как счет-фактура отсутствует.

Поэтому, как правило, бухгалтерская отчетность и соответствующие налоговые декларации составляются без учета таких сумм. Бухгалтер, получив необходимые документы, вынужден вносить в них соответствующие коррективы. Однако при проверках налоговые органы, увидев документ с датой, не вписывающейся в рамки проверяемого периода, предъявляют налогоплательщикам претензии о том, что ими неверно исчислена налоговая база или неправомерно применен вычет по налогу на добавленную стоимость. Кстати сказать, именно в отношении применения вычетов по НДС такая ситуация возникает чаще всего. Напомним, что правом на применение вычета по НДС налогоплательщик может воспользоваться при одновременном выполнении следующих условий:

- товары (работы, услуги) предназначены для использования в налогооблагаемой деятельности;

- товары (работы, услуги) приняты к учету;

- на руках у налогоплательщика имеется надлежащим образом оформленный счет-фактура.

Если у налогоплательщика выполнены только первые два условия, а счет-фактура отсутствует, то понятно, что воспользоваться вычетом по НДС он не сможет. Применить вычет он сможет только в том налоговом периоде, когда он получил счет-фактуру. Такие разъяснения по этому поводу дает Минфин России в Письме от 13.06.2007 N 03-07-11/160.

Поддерживают чиновников финансового ведомства и арбитры. Так, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 18.09.2008 N А06-659/08 судьи указали, что нормы НК РФ не запрещают налогоплательщику воспользоваться вычетом по НДС в более поздний налоговый период по сравнению с тем, в котором были приобретены и приняты на учет товары (работы, услуги). Однако здесь возникает другая проблема - подтверждение срока поступления документа в организацию.

Причем некоторые специалисты считают, что таким подтверждением являются запись счета-фактуры в журнале полученных счетов-фактур с сохранением конверта, в котором он поступил, с указанием даты почтового отправления, расписка курьера или службы доставки и так далее.

Однако, по мнению автора, идеальным подтверждением является не что иное, как штамп и регистрационный номер на входящем документе, зарегистрированном делопроизводителем по всем правилам.