Анализ работы АРМ специалиста по кадрам на предприятии ОАО «Фирма СЭЛМА»

Предприятие ОАО «Фирма СЭЛМА» практикует применение автоматизированных технологий ДОУ.

Для предприятия ОАО «Фирма СЭЛМА» интерес представляют не реквизиты документа, а его содержание, маршруты движения, коллективная работа и ее скорость, то есть управление электронными документами.

Функции руководителя - согласование. Подписание, наложение резолюций, контроль исполнения, оперативный доступ и поиск необходимой информации в контексте решаемых задач. Применяемые предприятием системы отвечают этим требованиям.

В самостоятельное направление автоматизации документационного обеспечения управления персоналом выделяется потоковый ввод бумажных документов и передача содержащейся в них информации в другие корпоративные системы.

Критическим фактором для предприятия является скорость поиска информации в большом объеме данных, особенно если это похожие документы или разные версии одного и того же. Современные технологии ДОУ позволяют консолидировать и структурировать информацию из разных источников, сократить время на просмотр ненужной информации в списке результатов запросов до получения требуемого документа.

Много вопросов приходится решать предприятию при организации архивов. И это не только вопросы выбора компьютерных программ и электронных хранилищ данных, а еще организационные, методические и юридические. Рынок автоматизированных технологий работы с документами предоставляет такую услугу, аутсорсинг – выделение архива (электронного и бумажного) из организации и передача его в управление специализированной компании. При этом организация получает к электронным документам доступ через Интернет, а при необходимости бумажные документы доставляются в сроки, оговоренные договором на обслуживание.

И, несомненно, комплексный подход к решению задач документационного обеспечения управления кадрами требует соответствия систем электронного документооборота требованиям международных стандартов функциональности и наличия информационной безопасности.

Программа обеспечивает работоспособность следующих функций:

- ввод / удаление информации входящих документов;

- перерегистрация документов;

- ввод / удаление информации исходящих документов;

- ввод / удаление информации внутренних документов;

- возможность редактирования информации о документе;

- идентификация документа;

- составление и печать информации документов:

1 Журнал выдачи информации документов.

2 Запрос информации документов сотрудниками организации.

3 Запрос информации документов других организаций.

4 Дата выдачи информации документов.

5 Кому была выдана информация о документе (контроль за исполнением).

6 Отчет о движении информации документов за день, месяц.

- автоматическое сохранение всех данных;

- защита несанкционированного доступа персонала (конфиденциальность сведений).

Ввод и удаление входящих и исходящих документов. Подразумевает собой то, что те и других документы при автоматизированной системе можно как вводить их в базу данных составленной программистом, так и удалять из нее все ненужные входящие и исходящие документы.

Перерегистрация документов. Когда документ поступает в организацию, он регистрируется, как входящий и получает свой регистрационный номер. После того как над ним была проведена работа тем отделом каким требовался он отправляется в организацию, которую требует этот документ и становится уже исходящим документом «Фирма СЭЛМА». Значит подлежит перерегистрации т.к. это уже считается другим документом и заносится в базу данных, где содержатся все исходящие документы.

Ввод и удаление внутренних документов. Внутренний документ – это документ, который находится внутри организации (приказы, благодарности, поощрения, высказывания и др.). Его как и все входящие и исходящие документы можно вводить в базу данных, так и удалять из нее по мере необходимости.

Возможность редактирования информации о документе. Информация о каждом документе, находящимся в базе данных работника кадрового отдела, может по мере необходимости меняться (сроки сдачи документов могут быть увеличены или уменьшены в соответствии со сложностью решаемых задач, может поменяться адрес организации, куда должен быть отправлен документ и т.д.). Поэтому программа может вносить изменения о сведениях документа, тем самым редактировать его.

Идентификация документа. Означает определение документа. Программа позволяет определить к каким документам относится тот или иной документ (входящим, исходящим, внутренним), кому он предназначен, от какой организации он был доставлен или какой должен быть направлен.

Составление и печать документов. Позволяет составлять журнал обо всех выданных документах, делать запрос документов сотрудниками предприятия, т.е. сотрудники из разных отделов могут делать запрос у кадровика о выдачи им тех документов, которые нужны в ходе работы. Специалист отдела кадров на всех документах поступающих в базу данных компьютера составляет дату выдачи его тем сотрудникам, которым был предназначен документ и кому они были выданы, т.е. следит за тем правильно ли был доставлен документ. Каждый день (месяц, квартал, полугодие, год) производится отчет о движении документов. Сколько документов было отправленных и поступивших, в те ли сроки что указаны в документе были они выполнены и т.д.

Автоматическое сохранение всех данных. Все данные, которые заносятся в компьютер кадрового работника должны автоматически сохранятся, т.е. при поступлении всех документов (входящих, исходящих, внутренних) и информация о них будет сохраняться даже тогда, когда документ не был специально сохранен работником и может быть только удален специальной командой (удалить или вырезать). Что помогает в работе, особенно при большой загруженности документооборота и есть уверенность, что все данные которые будут заноситься в компьютер не смогут быть потеряны.

Защита несанкционированного доступа персонала. Вся информация, которая содержится в базе данных, защищена от постороннего доступа специальными кодами, паролями, ключами и т.д. Это нужно для того, чтобы посторонние лица не могли просмотреть ту или иную информацию содержащееся в компьютере, которая является конфиденциальной и предназначена определенному лицу.

От того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их исполнения, успех работы предприятия ОАО «Фирма СЭЛМА». Правильно организовать работу с документами и перейти на электронный документооборот помогают технологии и программные продукты документационного обеспечения (ДОУ).