Совершенствование АРМ специалиста кадровой службы ОАО «Фирма СЭЛМА»

Информационная система «Personal» (ИС) предназначена для автоматизации деятельности предприятия в области управления кадрами (рис. 3.1). ИС позволяет вести автоматизированный учет изменений в штатной структуре предприятия, вести личные дела сотрудников, планировать и учитывать назначения и перемещения персонала в рамках штатной структуры, автоматически формировать и печатать приказы и отчеты.

ИС состоит из 3-х частей:

1. База данных «КАДРЫ», представляющая собой хранилище кадровых данных, а также логику обработки. Эта часть реализована на базе постреляционной СУБД Caché.

2. Автоматизированное рабочее место специалиста кадровой службы «Personal ARM» (АРМ), реализовано на платформе Windows

 

Рис. 3.1 Информационная система «Personal».

 АРМ предназначен для автоматизации рабочего места сотрудника кадровой службы предприятия.

 АРМ позволяет:

§ Просматривать и редактировать штатную структуру предприятия;

§ Вести личные дела сотрудников предприятия;

§ Назначать и перемещать сотрудников в рамках штатной структуры;

§ Вести журнал документов;

§ Печатать формы документов, контрактов, справок, отчетов.

3. Веб-интерфейс доступа руководящего состава к кадровой информации «Web-Персонал» (рис. 3.2):

Рис. 3.2 Подсистема «Web-Персонал».

Подсистема «Web-Персонал» предназначена для автоматизации деятельности предприятия в области управления кадрами посредством веб-интерфейса.

 Подсистема позволяет осуществлять:

- Поиск сотрудников по подразделениям;

- Поиск сотрудников по фамилии, имени и отчеству, по номеру телефона и e-mail.

- Просмотр информации о сотруднике.

- Поиск информации о штатных единицах и вакансиях.

- Формирование отчётов.

- Распределение прав доступа.

В зависимости от прав доступа пользователь может выполнять ограниченный или полный набор функций по работе с подсистемой. У каждого пользователя подсистемы «Web-Персонал» есть свои права доступа на выполнение определённых функций. Права доступа раздаются администратором подсистемы.

Основные объекты учета ИС (рис. 3.3):

1. Предприятие.

2. Подразделение.

3. Штатная единица.

4. Личная карточка сотрудника.

5. Кадровый приказ (основание для любых изменений в ИС)

Рис. 3.3 Основные объекты учета ИС.

Основные функции системы:

1. Планирование и ведение штатной структуры предприятия.

2. Ведение личных дел сотрудников.

3. Функциональный фильтр, позволяющий осуществить фильтрацию и выборку сотрудников по большому количеству критериев для последующей обработки.

4. Автоматическое формирование и печать приказов.

5. Автоматическое формирование разнообразной отчетности.

6. Количественный и качественный анализ персонала.

7. Проверка валидности документов, удостоверяющих личность, и получение персональных данных из Государственного регистра населения Республики Молдова.

8. Персонализация служебных удостоверений при помощи интегрированных бесконтактных электронных чипов, что позволяет строить и использовать информационные системы предоставления услуг сотрудникам на базе служебных удостоверений.

9. Возможность интеграции с другими системами - потребителями кадровой информации (например: системы учета рабочего времени, системы учета материальных ценностей, информационные порталы).

Преимущества системы

1. Многоязычный, интуитивно понятный интерфейс, облегчающий процесс освоения системы.

2. Простота и функциональность системы позволяет одним нажатием кнопки мыши получать информацию, для подготовки которой специалисту кадровой службы ранее требовалось значительное время.

3. Возможность работы нескольких пользователей одновременно позволяет разделить обязанности сотрудников кадровых служб при работе с кадровой информацией.

4. Предоставление в простой и удобной форме руководителям подразделений всей информации о подчиненных сотрудниках посредством веб-интерфейса.

5. Предоставление в простой и удобной форме всем сотрудникам предприятия справочной информации о персонале (имена и фамилии, названия должностей и подразделений, номера телефонов, адреса, электронной почты).

6. Система позволяет специалистам кадровых служб сосредоточиться на анализе состояния предприятия в области кадров, а не на необходимости трудоемкого ведения учета и формирования отчетов вручную.

7. Интеграция с продуктами Microsoft Office позволяет использовать все возможности электронных таблиц Excel для анализа кадровой информации.

8. Высокая скорость расчетов сокращает время ожидания для получения аналитической информации.

9. Сохранение всей архивной информации, в совокупности с высокой скоростью расчетов, позволяет получить состояние штатной структуры и персонала на любой момент времени.

10. Хранение всей информации в единой базе данных упрощает процесс контроля доступа к кадровой информации, а также процессы администрирования и резервного копирования, что приводит к повышению надежности системы.

Использование ИС на предприятии позволяет малыми усилиями кадровых специалистов поддерживать актуальность кадровых данных, значительно снизить количество ручного труда по формированию справок и приказов, оперативно получать аналитическую отчетность по большому количеству параметров. Использование ИС, особенно в условиях наличия большого штата предприятии и, возможно, значительной текучки кадров, приводит к значительному повышению производительности труда кадровой службы и повышению эффективности управления персоналом.

 

 

Заключение

В последние годы возникает концепция распределенных систем управления народным хозяйством, где предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ.

Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу системности АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы - быстро восстановима.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.

Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

В данной курсовой работе мною были рассмотрены и закреплены теоретические аспекты по автоматизированному рабочему месту кадровика, а также роль его внедрения на предприятие; рассмотрено АРМ кадрового работника предприятия ОАО «Фирма СЭЛМА»; предложены пути совершенствования АРМ специалиста по кадрам.

 Создание автоматизированного рабочего места специалиста по кадрам на фирме позволит сократить время на обработку информации; произойдет сокращение затрат на обработку информации; уменьшатся затраты времени на поиск необходимой информации; улучшится качества контроля и учета обрабатываемой информации; повысится эффективность работы не только кадровика, но и остальных подразделений фирмы.