2020-01-14
177
Важливою ланкою у системі архівних установ України е центральні державні архіви (ЦДА) — найбагатші сховища різних за видами, характером і змістом документів з історії України XIII—XX ст. До них належать Центральний державний архів вищих органів влади та управління (ЦДАВО) України; центральні державні історичні архіви України в Києві та Львові (ЦДІАК та ІДДІАЛ). Специфічні архівні матеріали — кінофотофонодокументи, науково-технічна документація, особисті фонди видатних діячів культури і мистецтва України — зосереджено у відповідних за профілем архівах: Центральному державному кінофотофоноархівні (ЦДКФФА) України, Центральному державному науково-технічному архіві (ЦДНТА) України, Центральному державному архіві-музеї літератури і мистецтва (ЦДАМЛМ) України.
У державних архівах України зосереджено майже 40 мільйонів справ та 200 тис. одиниць фондів. Все це складає архівний фонд України, тобто ту саму сукупність документів, які мають політичне, економічне, соціальне, культурне, наукове та історичне значення, і є національним надбанням, складовою частиною культурної спадщини нашого народу. До архівного фонду України незалежно від виду, часу та місця створення, способу фіксування, інформації та форм власності належать документи установ, організацій, підприємств, об'єднань, окремих громадян, що проживали та проживають в Україні.
Вже не один рік розглядається питання про правовий статус архівів у нових умовах. Архівісти України разом з науковою громадськістю доклали чимало зусиль щодо створення проекту першого в нашій історії закону в галузі архівної справи, який схвалено урядом для внесення на розгляд Верховної Ради України. Він спрямований на те, щоб дати простір новим економічним і організаційним стосункам в архівній справі, але й забезпечити при цьому надійну схоронність національного архівного фонду, який визнається в проекті «документальною пам'яттю народу України і його національним надбанням, складовою частиною вітчизняної і світової історико-культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства» [11,34].
Закон України про національний архівний фонд і архівні установи сприятиме створенню в Україні єдиної системи, яка охоплюватиме не лише заклади, безпосередньо підпорядковані Головхіву архіву, а й галузеві державні архіви, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв і бібліотек, архіви підприємств, установ і організацій, незалежно від форми власності, а також приватні архіви громадян. Усі вони мають бути легалізовані (зареєстровані) на рівних засадах, дотримуватися однакових вимог щодо схоронності документів, забезпечувати доступність їх для дослідників тощо. Відомчі перепони «е повинні стояти на заваді загальнонаціональним інтересам.
Центральним органом, який координує діяльність установ державної архівної служби є Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України (Головархів України), що здійснює державний контроль за обліком, схоронністю і поповненням національного архівного фонду, порядком використання архівної інформації, координує наукові дослідження з архівознавства, документознавства й археографії, впроваджує досягнення науки і техніки, поширює передовий досвід в галузі архівної справи.
Завдання, що стоять сьогодні перед працівниками бібліотек, музеїв, архівів, багато в чому схожі і взаємопов'язані. Передусім це забезпечення збереження документів і матеріалів — створення належних умов зберігання документів, пожежна безпека, реставрація документальних джерел, їх облік тощо, а також активне використання. При вирішенні цих та інших питань архівістам часто стає у пригоді науково-практичний журнал «Архіви України», засновником якого є Головархів України. Це видання може бути корисним і працівникам бібліотек. Наступного року поряд з невідомими і маловідомими документами і оглядами архівних джерел журнал публікуватиме серію статей з проблем реставрації документів, консультації стосовно роботи з документами на різних етапах дослідження. Чільне.місце в ньому посядуть матеріали в межах Державної програми «Архівна та рукописна україніка» [14, 13].
Науково-довідкова бібліотека центральних державних архівів (НДБ ЦДА) України є основним галузевим державним книгосховищем і довідково-інформаційним фондом (ДІФ) з документознавства і архівної справи. Вона виконує також функції Республіканської служби науково-технічної інформації (РСНТІ) в галузі документознавства і архівної справи, проводить науково-дослідну, методичну і науково-інформаційну роботу.
Її створено у 1972 р. на базі бібліотечних фондів Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України і Центрального державного історичного архіву України у Києві. В її сховищам зосереджено понад 300 тис. книг, комплектів журналів, газет, а також цінний фонд листівок і плакатів, починаючи з 1840 року.
Це суспільно-політична, історична, архівознавча, довідкова, а також відомча література міністерств і відомств колишнього Союзу РСР та царської Росії, статистичні видання. Є зібрання законодавчих актів колишнього Союзу РСР та України, починаючи з 1917 року, зібрання законів Російської імперії (XVIII ст. — 1917 p.), закони, ухвалені Українською Центральною Радою та Українською Народною Республікою, унікальні видання видатних діячів та істориків України: В. Винниченка, М. Грушевського, П. Дорошенка, М. Драгоманова, М. Максимовича та інших, є видання, яких не має жодна бібліотека України.
Журнальний фонд (НДБ ЦДА) складається з загальнополітичних, історичних, архівознавчих та наукових видань. Це «Сын Отечества», «Чтения в императорском обществе истории и древностей российских», «Чтение в историческом обществе Нестора-летописца», «Киевская старина», «Украина», «Русская старина», «Каторга и ссылка», «Вестник Европы», «Известия университета св. Владимира», «Записки императорского Харьковского университета», «Записки наукового товариства ім. Шевченка» тощо.
У газетному фонді бібліотеки зосереджено унікальні часописи, починаючи з 1800 року, які висвітлюють історичні події з життя;• нашої держави: «Вісті Української Центральної Ради», «Вісник Генерального Секретаріату УНР», «Вісник Ради Народних Міністрів УРСР», «Киевлянин», «Киевская газета», «Киевская мысль», «Киевские губернские ведомости» та інші.
Довідкова література представлена енциклопедичними словни-кам-и, Російським біографічним словником, пам'ятними книгами та списками населених місць, губерній, адресними книгами та календарями, довідниками «Вся Россия», «Вся Москва», «Весь Киев», «Вся Украина», «Вся Одесса» тощо.
Цінним джерелом з архівознавства і документознавства є законодавчі матеріали з питань розвитку і будівництва архівної справи в Україні, методична література, розроблена архівними установами України, а також періодичні видання, такі як «Исторический архив», «Вопросы архивоведения», «Архівна справа», «Архівознавчий науково-інформаційний збірник,», «Архіви України», періодичні видання іноземними мовами — «Архейон», «Архивни преглед», «Архивни часопис», «Дер архивар».
Фонд бібліотеки як доповнення до архівних матеріалів є цінною джерельною базою для наукових досліджень в галузі історії України, архівознавства, документознавства та допоміжних історичних дисциплін.
Його розміщено у спеціально обладнаних сховищах, де підтримується необхідний температуровологісний режим. Науково-довідковий апарат складають алфавітний, систематичний каталоги та спеціальні картотеки.
Бібліотека обслуговує Співпрацівників Головархіву України, центральних державних архівів, дослідників інших установ, а також студентів вищих учбових закладів. Запити читачів на літературу, яка відсутня у фондах, задовольняються по міжбібліотечному абонементу. Дослідники користуються літературою бібліотеки в читальних залах відповідних архівів.
Бібліотека здійснює поточну інформацію, бібліотечно-бібліографічне, довідково-інформаційне обслуговування на базі бібліотечних фондів і матеріалів ДІФ РСНТІ, готує бібліографічні покажчики, переліки інформаційних матеріалів, виконує бібліографічні довідки, організує тематичні виставки та виставки літератури до наукових семінарів, конференцій, нарад, ювілейних і знаменних дат, надає інформаційні послуги телебаченню. Приймаються замовлення на виготовлення ксерокопій, фотокопій та мікрофільмів.
Розсекреченість фондів, передача спецфондів на загальне зберігання викликала великий потік дослідників до читальних залів архівів. У зв’язку з цим почалося швидке псування друкованих матеріалів, і бібліотека не встигає їх реставрувати і ремонтувати. Тому на сьогодні однією з актуальних проблем є збереження унікального фонду бібліотеки.
До захисних режимів та систем, які забезпечують збереження пам'яток, належать:
· контрольно-пропускний режим і загальна система охорони фондів від несанкціонованого винесення, викрадання та навмисного пошкодження;
· режим забезпечення збереження даних про фонди шляхом їх обліку;
· режими зберігання документів у процесах їх обробки, пошуку, розшуку у фондосховищі, використання: світловий, термогігрометричний, санітарно-гігієнічний; системи кондиціонування, вентиляції, опалювання, система протипожежної безпеки, система контролю за станом приміщень і своєчасного вживання ремонтних заходів.
До комплексів захисних дій, спрямованих на збереження оригіналу документа, даних про нього, інформації, яку він містить, належать також системи реставрації та консервації фондів та створення страхового фонду. У разі виникнення катастрофічної ситуації набирає чинності евакуаційний режим.
При збереженні документів:
Світловий режим у сховищі підтримується насамперед завдяки вдалому плануванню цього приміщення з вузькими прорізами вікон; завдяки установці стелажів закритими торцями до вікон. Усі світильники повинні бути закриті матовими плафонами. Освітлення вимірюється переносним приладом - люксметром Ю-16. Музейні, експозиційні шафи, стелажі необхідно забезпечити завісами, шторами із світлонепроникного матеріалу.
Термогігрометричний режим. Контроль здійснюється за 4томогою психрометрів і термометрів різного типу. За світовими стандартами межі зони безпеки становлять: відносна вологість 45-65% (оптимально - 55/о) у фондосховищах, 55 ± 5% - у читально-експозиційних залах, підсобних фондах; t = 18 ± 1°С.
Санітарно-гігієнічний режим повинен підтримуватися систематичним знепилюванням фондів, іншими регулярними заходами (мікологічний і ентомологічний нагляд за станом документів та приміщень сховища, прибирання приміщень тощо).
3гідно з Національною програмою збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000-2005 pp. передбачається створення міжвідомчого Центру мікрографії та консервації документів, але це стане реальністю у разі розв'язання головної, фінансової проблеми. Організацію Центру планується провести із максимальним урахуванням досвіду роботи Центру консервації і реставрації у межах міжнародної програми «Збереження і консервація”.
Страховий фонд створюється з метою виключення з процесу обслуговування користувачів оригіналів документів особливого історико-культурного значення, захисту пам'яток друку і писемності, документів, що користуються підвищеним попитом, а також групи документів, фізичний стан яких є незадовільним. Страховий фонд (СФ) як дублюючий фонд на мікроносіях забезпечує збереження інформації, яку містять названі документи у повному обсязі.
ВИСНОВКИ
Отже, основним напрямком роботи по забезпеченню збереження документів в архівних та бібліотечних фондах є режим зберігання, умови зберігання, охорона фондів, контроль за збереженням фондів. Збереженню фондів також сприяє проведення реставраційних робіт.
Збереження джерел інформації (документів) у загальному контексті обумовлюється змістом інформації, що є у цих джерелах, адже зберігати всі документи в їх первісному вигляді, особливо друковані видання, - неможливо. Перед бібліотечними та архівними, працівниками, котрі безпосередньо відповідають за якісне та довготривале зберігання друкованих та рукописних видань, постають дуже нелегкі проблеми: які документи зберігати у первісному вигляді якнайдовше, а які переводити на інші носії інформації; які документи слід вилучати з фондів через застарівання інформації, що міститься в них, фізичне старіння, відсутність запитів?
Найчастіше у наукових роботах подаються такі визначення видів документів, що підлягають довготривалому збереженню:
· документи, які є пам'ятками друкованого слова і письмової культури людства та мають велику історичну цінність (їх треба зберігати у первісному вигляді якнайдовше);
· документи, що є найбільш цінними в інформаційному відношенні і тому часто використовуються (їх також необхідно зберігати у первісному вигляді, тому що, як показала практика, користувачі віддають перевагу друкованим виданням);
· маловикористовувані документи, інформація в яких вже застаріла, але потрібна для вузького кола спеціалістів (потрібно переносити на мікроносії).
Протиріччя між накопиченням і використанням фондів пояснюється дією закону застарівання інформації, який полягає у постійній тенденції падіння читацького попиту в залежності від того, як давно видано документ.
В залежності від тривалості збереження, актуальності, типів літературу можна згрупувати таким чином:
- наукові праці, монографії, дослідження;
- учбові видання;
- науково-популярна література;
- виробнича і методична література.
Такий розподіл дозволяє зробити висновок, що типологія видань може і повинна служити однією з найважливіших ознак для більш чіткого розмежування у виконанні бібліотекою та архівами такої функції, як збереження фондів.
Під збереженням матеріальної основи документів мається на увазі підтримання їх експлуатаційних властивостей. Тому ' зберігати потрібно лише ті документи, які можна використовувати. Рівень підтримання експлуатаційних властивостей кожного окремого документа залежить від двох передумов: первісних властивостей його матеріальної основи, зокрема схильності до втрати інформації, яка у ньому міститься, і режиму збереження документа та умов його використання.
Якщо режим збереженняЗу~6ібтгіотеці відповідає державному стандарту 7.50-84 "Хранение документов в фондах библиотек и органов научно-технической информации", то процеси старіння документа значно уповільнюються, а пошкодження матеріальної основи виключено повністю. Швидкість старіння документів на різній матеріальній основі неоднакова. Режим збереження, визначений стандартом, не є оптимальним, тому що він передбачає лише умови, придатні для роботи працівників без створення спеціальних захисних систем.
У великих бібліотеках якісне зберігання документи забезпечується завдяки цілому комплексу заходів, що передбачені усіма видами діяльності книгозбірні, а також повинні бути головним напрямом у методичному керівництві бібліотечною системою.
Важливу роль у поліпшенні стану зберігання фондів бібліотек відіграють спеціальні постійно діючі комісії. Основними їх завданнями є контроль і обґрунтована розробка рекомендацій з питань схоронності документів у процесах комплектування, обробки, використання і збереження у книгосховищах. Як показав вже набутий негативний досвід, без таких комісій робота по збереженню фондів у бібліотеках проводиться фрагментарно, непослідовно, окремими кампаніями, її наслідки не контролюються. Діяльність комісії передбачає здійснення контролю за:
· перевірками обліку фондів та веденням облікової документації;
· своєчасним відображенням нових надходжень у каталогах і картотеках;
· регулярністю перевірок наявності документів у структурних підрозділах, що мають свої підсобні фонди;
· оптимальною організацією фондів і додержанням режиму їх збереження;
· регулярністю перевірок фізичного стану документів.
Враховуючи існуючу сьогодні невідповідність потреб і наявних матеріальних ресурсів бібліотек, слід з'ясувати ступінь цінності джерел інформації і згідно з цим визначити першочерговість та режим збереження того чи іншого документа, взявши до уваги такі постійно діючі фактори:
· старі книги виготовлені, в основному, з довговічних матеріалів при нормальному зберіганні майже не псуються;
· книги, видані на папері з деревинної маси (друга половина XIX ст.), не можуть зберігатися довго через підвищення кислотності паперу, від чого з роками він стає більш ламким;
· окремі сучасні засоби та матеріали, що використовуються для розмноження документів (плівкові матеріали або оптичні диски), мають свої специфічні методи та строки зберігання;
· для виготовлення замінників друкованих видань необхідно застосовувати такі матеріали, які могли б використовуватися достатньо довго, забезпечувати незмінність інформації, допускаючи водночас можливість розмноження та простоту використання;
· необхідність забезпечення нейтралізації впливу певних чинників (стан зовнішнього середовища тощо), що призводять до псування документів;
· недодержання норм збереження у книгосховищах, а також знищення документів користувачами при використанні.
Для запобігання фізичному старінню нових надходжень документів потрібно, щоб хоча б обов'язковий примірник друкувався на папері, стійкому до несприятливих умов зовнішнього середовища.
Існують проблеми і у питанні збереження періодичних видань, зокрема газет. Бібліотекознавці одностайно дійшли висновку, що вберігати газети у їх теперішньому видавничому варіанті дуже дорого і складно - з підшивками важко працювати,! вони займають багато виробничих площ. Крім того, цей вид ви-і дань вміщує, в основному, короткотривалу інформацію з великими повторами. Тому, no-можливості, газети після одержання необхідно переводити на більш довготривалі компактні носії, в тому числі електронні.
Зараз бібліотеки та архіви активно виконують ксерокопіювання актуальних для користувачів документів. Але треба пам'ятати, 1 що від цього матеріальна основа документів значно погіршується. Практика показала, що найбільш актуальні видання необхідно копіювати один раз, а ксерокопії робити вже з копії. У такому випадку оригінали можуть зберігатися більш тривалий термін.
Але більш за все сьогодні фонди бібліотек потерпають від розкрадання та псування окремими користувачами, тому одним, з найважливіших завдань у забезпеченні регламентованого збереження документів у книгозбірні е жорсткий контроль за їх використанням.
Уразливість документів також різко зростає в процесі їх експонування. Система організації виставок - місце та спосіб розміщення літератури, доступ для ознайомлення - багато в чому впливає на рівень збереження експонованих документів.
Заходи по посиленню контролю за використанням документів не залежать від додаткових матеріальних ресурсів, а лише вимагають від бібліотечних працівників, які обслуговують користувачів, сумлінного ставлення до своєї роботи.
Багато проблем у зберіганні цінних бібліотечних та архівних фондів. Склалася ситуація, при якій на грані саморуйнування опинилась значна частина національної спадщини — рукописні та друковані пам'ятки історії та культури, які внаслідок незадовільних умов зберігання, фізичного старіння паперу потребують заходів по консервації, докис лоти з акції, реставрації тощо. Немає змоги виконувати палітурні роботи, реставрацію та мініатюризацію видань. В США, наприклад, лише па одну реставрацію виділяється щорічно 2 млн. доларів.
Не в повному обсязі вирішено проблему копіювання документів, а це б дозволило вилучати цінні видання з активного використання, зберегти їх від пошкоджень, замінивши копіями.
Повільно просувається робота по створенню страхових фондів, особливо зібрань першої категорії (рукописів, рідкісних книг, академічних видань тощо) шляхом виготовлення мікрофіш і мікрофільмів. Гальмує цю справу відсутність належної техніко-економічної бази, яка б забезпечила дотримання санітарно-технічних норм зберігання документів, побудову спеціальних приміщень, їх оснащення, наявність спеціально підготовлених фахівців.
Доцільно нагадати, що за роки тоталітарного режиму було знищено чимало цінних видань, віддано забуттю сотні імен українських письменників, істориків, філософів, політиків. Під час Великої Вітчизняної війни знищено дві третини фондів бібліотек України.
Питання збереження фондів недостатньо розроблене як у юридичному, так і в інструктивно-нормативнаму аспектах. Діючі інструкції ніколи по враховували пі специфіки великих книгосховищ з розгалуженою структурою фондів, ні умов роботи ЦБС. Настав час переглянути та розробити нові документи.
Отже проблема збереження книжкових та архівних фондів комплексна і багатоаспектна. Вона охоплює майже всі напрями бібліотечної діяльності і вирішувати її треба як найшвидше.
