Основні етапи упровадження системи електронного документообігу в організації

Електронний документа з'явилася в 80‑х роках з появою на ринку мікрокомп'ютерів і першого графічного інтерфейсу користувача (GUI). Електронний документообіг поступово входить в життя більшості російських компаній і державних відомств і вже сьогодні в деяких областях діяльності електронним способом обробляється до 90% інформації. На відміну від документів на паперових носіях з їх жорсткими рамками, статичною формою і обмеженими можливостями перехід до динамічних цифрових електронних документів забезпечує особливі переваги при створенні, сумісному використовуванні, розповсюдженні і зберіганні інформації. Вони можуть збільшити продуктивність безлічі додатків, що використовуються в бізнесі, зменшити вимоги до розмірів накопичувачів, скоротити або повністю розв'язати проблему втрат і невірного розміщення документів.Електронні документи можуть одночасно використовуватися співробітниками в рамках однієї робочої групи, відділу або всього підприємства. Доступ до них здійснюється за декілька секунд, а не хвилин, годинника, днів, а іноді і тижнів, що трапляється при використовуванні документів на паперових носіях. Прискорений доступ до стратегічної інформації разом із значною економією засобів може забезпечити і важливі конкурентні переваги. Крім перерахованого, електронні документи дозволяють перемістити центр тяжкості комп'ютерної технології з традиційних структурованих алфавітно-цифрових даних на потоки даних, доповнені великими об'ємами неструктурованого тексту, зображень, звуку, відео і графіки. Такі документи зможуть також включати гіпертекстові зв'язки, перероблені OLE‑об'єкти, текстові об'єкти і реляційні дані. Електронний документ буде обмежений такими параметрами, як його вміст, структура даних, формати і стандарти режиму передачі і, найважливіше, характер його використовування. При зміні будь-якого з цих параметрів відповідно мінятиметься документ. Він буде відкритим, гнучким, адаптується, багатовимірним.За декілька років концепція електронного документа отримала свій розвиток від звичайного графічного образу документа до ідеї управління документами. Сьогодні електронний документ – це форма знайомого вигляду, обробка якої відбувається за допомогою послідовного застосування тісно взаємозв'язаних технологій в рамках так званих Систем Управління Електронними Документами (СУД) або Electronic Document Management Systems (EDMS). Могутні системи класу EDMS, що працюють частіше всього на розподіленій архітектурі, засновані на комбінації технологій збору, зберігання, пошуку і розповсюдження електронних документів. Значне підвищення продуктивності при використовуванні технології EDMS відзначено в багатьох галузях: уряд, судочинство, юриспруденція, фармацевтика, страхування, фінансові послуги, охорона здоров'я, виробництво і систему вищої освіти.Можна виділити наступні основні задачі, які покликана вирішувати система управління документами – уміти переводити паперові документи в електронний вигляд і уміти перехоплювати всі створювані електронні документи зі всіх джерел надходження: з додатків, які створюються текстовими процесорами, електронними таблицями, графічними процесорами, пакетами прикладних програм для настільних видань; факсні повідомлення, що прийшли через факс – сервер підприємства; вхідні, витікаючі і внутрішні повідомлення, що поступають з електронної пошти; звіти і інші документи, які готують функціональні інформаційні системи, що йдуть на друк або що відправляються факсом, але їх треба перехопити і відправити в сховищі електронних документів.Багатофункціональні системи управління документами розвиваються під впливом переходу від обчислювальних середовищ на базі мейнфреймів до систем на базі мікропроцесорів, від монолітних закритих додатків до відкритих і інтегрувалися програмних компонентів.Змістом третьої концепції є розробка Системи Електронного Документообігу (СЕДО), покликаної для інтеграції всіх інформаційних додатків в єдине інформаційне середовище, що забезпечує оперативну взаємодію всіх користувачів при виконанні ними ділових процедур і функцій управління необхідною інформацією. Система електронного документообігу повинна дозволяти планувати і складати маршрути пересування документів, контролювати це пересування, уміти управляти документообігом і регулювати його. Ця концепція має дві стадії в своєму розвитку від втілення ідеї використовування технології «docflow», пов'язаної з плануванням і управлінням документопотоками, до технології «workflow», призначеної для управління діловими процесами і процедурами, при виконанні яких використовуються і створюються документи. Системи, засновані на застосуванні технології «workflow», отримали назву Систем Автоматизації Ділових Процесів (САДП) і призначені для моделювання ділових процесів і процедур, виконуваних на підприємстві, контролю їх виконання, оцінки і аналізу ефективності їх виконання, реструктуризації системи управління фірми.