2020-04-07
584
План
1 Понятие и организация документооборота. Основные принципы организации документооборота
2 Номенклатура дел
3 Правила и сроки хранения первичной бухгалтерской документации
4 Правила исправления ошибок в первичных бухгалтерских документах, выдача документов напрокат, изъятие и порядок их уничтожения.
5 Правила оформления документов при передаче их в текущий и постоянные архивы.
Понятие документооборота, организация документооборота
Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что, в свою очередь, обусловлено организацией документооборота в организации (фирме).
|
|
|
Основные принципы организации документооборота
1. Прохождение документов должно быть оперативным.
2. Каждое перемещение документооборота должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов.
3. Порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
Для выбора оптимальных маршрутов движения документов разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов, схемы позволяют определить места обработки основных видов документов. В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Входящие документы получает секретарь, проверяется правильность доставки и целостность вложения: все конверты, за исключением личной корреспонденции. Конверт сохраняется в случае:
1) если на документе отсутствует дата;
2) если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (исковые заявления, повестки, заявления граждан и т.п.);
3) если в документе нет адреса отправителя.
В остальных случаях конверты уничтожаются. С проставлением регистрационного штампа начинается учет входящих документов.
Обработка документов заключается в их сортировке на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем организации. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, а остальные – для регистрации в тот же день.
|
|
|
Таким образом, уже в процессе первоначальной обработки проводится предварительное рассмотрение документов без детального ознакомления с их содержанием. Главная цель такой обработки – отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, руководству должны направляться документы по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решение руководителя. Они составляют 20% всей входящей документации, остальные документы передаются непосредственно лицам, имеющим полномочия для решения этих вопросов. Это могут быть помощники руководителя, начальники отделов, референты. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами, так, индекс 01/05/89 входящего документа означает:
01 – индекс структурного подразделения (цех1)
05 – номер дела по номенклатуре
89 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.
В практической деятельности наибольшее распространение получили две формы регистрации документов: карточная и журнальная. При журнальном способе регистрации многократно учитывается один и тот же документ при его прохождении по инстанциям (подразделениям, отделам), что приводит к заметным потерям рабочего времени. При его использовании невозможна механизация процессов учета, справочной работы и контроля исполнения. Поэтому журнальная система используется в небольших организациях с документооборотом до 1000 документов в год. Карточная система позволяет применить принцип однократности регистрации путем заполнения (размножения) необходимого числа карт на каждый документ под одним номером, из карт составляются картотеки дел. Главный поисковый признак документа – его содержание.
| График документооборота | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
График утверждается и вводится в действие приказом с тем, чтобы он был безоговорочно обязательным не только для счетных, но и для других работников. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Контроль исполнения документов | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания. Они оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса, если документ проходит несколько инстанций, на нем появляются ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым. С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготовляются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. В ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между исполнителями осуществляются без расписок, но должны обязательно отмечаться в регистрационном журнал. Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших документов – с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденной Правительством РФ от 24.06.1992г. № 118-р председателем комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями организации. Конечная дата устанавливается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового государственного акта, индивидуальные сроки – распоряжением руководителя, который их установил. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министерства, решения коллегии и др.). Проверка сроков их исполнения осуществляется на всех этапах до истечения поставленного срока в следующем порядке: заданий на ряд лет – не реже 1 раза в год; на несколько месяцев – не реже 1 раза в месяц; заданий на месяц – на каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. На каждом документе, взятом под контроль исполнения, а также на карточках ставится специальный штамп “контроль” или буква “К”. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Организация регистрации первичных документов | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Для правильной постановки учета первичных документов первым шагом бухгалтера после получения нормативных документов должно быть осуществлено создание базы регистрации первичных документов. Это не роскошь и даже не сервис, это то, что убережет как бухгалтера, так и руководителей от всяких непредвиденных негативных последствий, не говоря о том, что это поможет экономить до 50% времени при поиске необходимой информации. Все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии первичные документы должны иметь свой идентификатор, то есть разовый неповторимый номер, который присваивается им при обязательной регистрации в одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых на каждом предприятии: 1. “Журнал регистрации договоров” (журнал 1). 2. “Журнал регистрации актов ввода, актов приема-передачи ОС и нематериальных активов, накладных на внутреннее перемещение ОС актов на модернизацию, реконструкцию, выполнение капитальных ремонтов основных средств”. Такая регистрация может осуществляться в одном журнале, но раздельно по видам документов (регистрационный журнал № 2). 3. “Журнал учета выданных доверенностей” (рег. ж.№ 3). 4. “Журнал регистрации приходных складских ордеров ведется непосредственно на складе кладовщиком (рег. ж. № 4). 5. “Журнал регистрации накладных, требований, накопительных (заборных) ведомостей” – может выполняться в одном регистрационном журнале № 5, но раздельно по видам документов. 6. “Журнал регистрации счетов фактур” (рег.ж.№ 6). 7. “Журнал регистрации приходных, расходных кассовых ордеров, платежных банковских поручений, реестров, чеков и других банковских документов» может осуществляться в одном регистрационном журнале № 7, но раздельно по каждому виду документов. 8. “Журнал регистрации бухгалтерских справок” – на усмотрение бухгалтера, организующего бух. учет (рег. ж. № 8). 9. “Журнал регистрации выпуска готовой продукции” (рег. ж. № 9). 10. “Журнал регистрации положений, инструкций, приказов и других нормативных документов”, принятых на предприятии к исполнению в части ведения бухгалтерского учета. Примечание: кроме вышеперечисленных регистрационных журналов могут быть заведены и другие виды регистрации. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Номенклатура дел
|
|
|
|
|
|
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.
Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.
Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 1) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 2), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.
Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.
После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.
В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).
Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.
Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.
Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
Приложение 1
Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ___________ N _______ Наименование должности_____________________ руководителя организации (место составления) Подпись Расшифровка На ___________ год подписи Дата
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед. хр. | Срок хранения и N статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должностируководителя службы ДОУорганизации Подпись Расшифровка подписи Дата Виза руководителя архива(лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учрежденияот ___________ N __________ от ________ N _____________ Формат А4 (210 x 297 мм) Форма номенклатуры дел организации Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ годув организации
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
Наименование должностируководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив. Наименование должностипередавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Приложение 2
Наименование организации Наименование структурногоподразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ N _____________________________(место составления) На _____________ год <*>
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед. хр. | Срок хранения и N статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должностируководителя структурногоподразделения Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО <**>Протокол ЭК структурногоподразделенияот _____________ N ___________ Наименование должностируководителя архива(лица, ответственногоза архив) Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
--------------------------------
<*> К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 7, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
