2020-04-07
590
Порядок проведения проверки первичных бухгалтерских документов
План
1 Порядок проведения проверки первичных бухгалтерских документов
2 Принципы и признаки группировки первичных бухгалтерских документов
3 Понятие и порядок проведения таксировки и контировки первичных бухгалтерских документов
Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.
При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций, первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Документы, поступившие как основание для начисления заработной платы или прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.
Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, все цифры четко проставлены, содержание операции и все реквизиты отражены.
После этого бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов. Таксировка выполняется путем умножения количества на цену. Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.
Таксировка (расценка) — арифметическая проверка показателей документов, т.е. пересчет данных по каждой позиции учетного документа и подсчет общей суммы (итога).
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
· использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
· отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными, обязательных реквизитов;
· отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
· не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
· исправления в кассовых документах;
· записи простым карандашом;
· отсутствие прочерков в свободных строках;
· арифметические ошибки при таксировке документов.
Типичной ошибкой при заполнении первичных кассовых документов является попытка бухгалтера внести изменения, подчистить или подтереть в расходном кассовом ордере или в приходном кассовом ордере какие-либо записи. Этого делать нельзя. После подобных изменений документ с исправлениями может быть либо не признан проверяющими, либо признан фальсифицированным.
Типичной ошибкой при заполнении расходных кассовых ордеров на выдачу денег своим сотрудникам является не подтверждение распиской получателя в расходном кассовом ордере получения денежных средств. В этом случае выданная, но не оформленная должным образом сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
Еще одна типичная ошибка — подписание документа не уполномоченным на то лицом. Любые бумаги (акты о выполнении работ, накладные, счета и т.п.) должен подписывать руководитель или должностные лица, уполномоченные им. Документ, подписанный другим человеком, не обладает юридической силой.
Финансовые потери организации в результате нарушения правил оформления первичных документов
При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом.
Все ошибки в первичных документах условно можно разделить на две группы, когда хозяйственная операция:
· не оформлена документами вообще;
· оформлена, но с нарушением порядка заполнения документов (заполнены не все поля, реквизиты и пр.).
Оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным.
Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.
Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.
1. Штрафы.
В соответствии со ст.120 части первой Налогового кодекса Российской Федерации, введенного в действие Федеральным законом от 31.07.1998 N 147-ФЗ (далее — НК РФ), грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения влечет за собой следующие финансовые санкции:
o если нарушения совершены в течение одного налогового периода — взыскание штрафа в размере 10 тыс.руб.;
o если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — штраф в размере 30 тыс.руб.;
o если нарушения повлекли занижение налоговой базы — штраф в размере 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс.руб.
Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:
o отсутствие первичных документов;
o отсутствие счетов — фактур;
o отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;
o систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. Под систематическим нарушением понимается нарушение, совершенное в течение календарного года два раза и более.
2. Переплата или недоплата налогов.
Из-за отсутствия первичных документов организация будет переплачивать налоги.
