Сроки хранения первичных учетных документов

В соответствии со ст. 17 Федерального закона "О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

 Восстановление первичных документов. Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четко установленных правил, которые регламентируют порядок восстановления первичных документов в случае их

утраты.

    В ряде нормативных актов определены только сроки хранения первичных учетных документов. Законодательством не установлено, что должна сделать организация в случае утраты документов по не зависящим от нее причинам. В Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 руководителю организации рекомендуется в случае пропажи или гибели первичных документов:

назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов, для участия в которой по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора;

предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно получить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.

Но не всегда можно получить дубликаты всех утраченных документов, например, при наличии большого числа контрагентов, в силу отсутствия поставщиков (покупателей) по ранее известным адресам либо по причине отсутствия таких контактов. Таким образом, по объективным причинам организация не сможет восстановить все утраченные первичные документы.

Все документы после обработки и использования для бухгалтерских записей хранятся в порядке, установленном нормативным актом о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйствующих субъектов (организаций).

 Документы хранятся в специальных архивах – текущих и постоянных. В текущем активе, находящемся в помещении бухгалтерии, хранятся документы за текущий год, которыми часто пользуются работники бухгалтерии. В постоянном архиве, находящемся в специально оборудованном помещении, хранятся в хронологическом порядке и по видам документы, отчеты прошлых лет под ответственностью главного бухгалтера или лица, им на то уполномоченного.

 Выдача дел из бухгалтерского (текущего) архива другим структурным частям данного предприятия производится только по разрешению главного бухгалтера.

 Срок хранения документов в бухгалтерском архиве, а также порядок передачи их по истечении этих сроков в общий (постоянный) архив предприятия (субъекта) осуществляется действующими нормативными актами утвержденными в установленном порядке.

 

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов и учетных регистров

Все документы, служащие основанием для бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в сроки, позволяющие использовать содержащуюся в них информацию наиболее эффективно при принятии решений. Порядок движения документов устанавливается специальным графиком, называемым документооборотом. Документооборот – это время движения первичных документов от момента их создания до сдачи в архив. График документооборота разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на предприятии и утверждаемой приказом руководителя. График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников (кладовщиков, мастеров, самих работников бухгалтерии), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления баланса и отчетности. После сдачи годового отчета все документы, относящиеся к отчетному году, должны быть соответствующим образом подготовлены и сданы в архив, так как через неопределенное время может возникнуть необходимость обратиться к их информации. Однородные первичные документы должны формироваться в отдельные дела – папки. При этом в дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При формировании вложений в дело необходимо соблюдать следующие требования: 1. Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в разные папки. 2. Подлинники должны быть отделены от копий; годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных; в дело включают не более одного экземпляра каждого документа. 3. В дело группируются документы одного периода, месяца, квартала, года, кроме переходящих дел (личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). 4. При наличии в деле документов за несколько месяцев их помесячно разделяют листами бумаги с указанием месяца. 5. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. 6. Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. 7. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности: 7.1. Отчет или пояснительная записка; 7.2. Баланс с приложениями. 8. Лицевые счета сотрудников по оплате труда группируют в отдельное дело и располагают в хронологическом порядке по годам. 9. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологическом порядке: документ – ответ помещается за запросом. Папки с документами переплетаются. На титульном листе указываются наименование предприятия, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения. Сроки и порядок хранения документов. Сроки и порядок определяются “Перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности предприятия с указанием сроков хранения материалов”, утвержденных главным архивным управлением СССР 03.12.1967г., и приведены ниже. Сроки хранения документов № Наименование документа Срок хранения 1 Подтверждение сальдо по взаимным расчетам 5 лет 2 Квартальные балансы и отчеты с пояснительными записками 5 лет 3 Протоколы комиссий 5 лет 4 Вспомогательные книги и картотеки учета 5 лет 5 Контрольные книги, журналы, ведомости 5 лет 6 Кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, авансовые отчеты 5 лет 7 Журналы и книги регистрации счетов, кассовых ордеров, накладных, доверенностей, карточек складского учета и т.п. 5 лет 8 Вспомогательные книги, не имеющие учетного характера (транспортные, грузовые, накладные и т.п.) 5 лет 9 Оборотные накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам 5 лет 10 Кассовые оправдательные документы 5 лет 11 Реестры судов, исполнительные листы, ведомости и переписка по удержаниям из з/платы 5 лет 12 Переписка с социальными фондами 5 лет 13 Переписка о наложении и взыскании штрафов 5 лет 14 Выписки банков с приложениями 5 лет 15 Наряды на выполненные работы, табели учета рабочего времени и другие первичные документы, служащие основанием для начисления з/платы 5 лет 16 Справки, представляемые в бухгалтерию на получение льгот по налогам 5 лет 17 Акты сверки по взаимным расчетам 5 лет 18 Акты проверки взимания налогов 5 лет 19 Образцы подписей 5 лет 20 Договоры и соглашения (хозяйствен­ные, операционные, трудовые) 5 лет 21 Материалы инвентаризации имущественно материальных ценностей 5 лет 22 Приходные и расходные ордера, квитанции по учету ТМЦ 5 лет 23 Главные книги и ж/о 5 лет 24 Акты документальных проверок финансово-хозяйственной деятельности предприятий и приложения к ним 5 лет 25 Годовые балансы и отчеты предприятий 10 лет 26 Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками 10 лет 27 Протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бух. балансов и отчетов 10 лет 28 Результаты и документы инвентаризации (сличительные ведомости, инвентаризационные описи, протоколы заседаний, акты) зданий и сооружений 10 лет 29 Технические паспорта объектов ОС хранятся до списания с баланса – 30 Книги и картотеки по учету ОС 10 лет 31 Лицевые счета, книги по расчету з/платы (расчетные ведомости). Они в обязательном порядке передаются в архив при прекращении деятельности предприятия. (В – возраст лиц на момент выхода на пенсию) 75 – В

Исправление ошибок в первичных документах

1. Банковские документы и кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера).

Исправления, подчистки и помарки, а также использование корректирующей жидкости в банковских документах, приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п.19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40).

При обнаружении ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

Испорченные или неправильно заполненные кассовые документы не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны

2. Остальные первичные документы.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Правила внесения исправлений в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских):

· зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

· нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре;

· над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма;

· на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ (п.5 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также проставляется дата исправления. При необходимости подписи заверяются печатью организации;

· если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными лицами, ответственными за совершение операции.

Не допускаются помарки, подчистки или применение корректирующей жидкости («штрих») для закрашивания ошибочного текста.

Предельные сроки внесения исправлений в первичные документы не установлены законодательством, поэтому первичные документы исправляются по мере выявления ошибок. После внесения исправлений в первичные документы, вносятся исправления в бухгалтерский учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность в соответствии с ПБУ 22/2010.

Если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься во внимание.

За выпиской некоторых учетных документов устанавливается специальный контроль путем заполнения корешков чеков, квитанций ордеров, выписки документов под копирку. Этот контроль осуществляется с целью не допустить совершения неправильных и незаконных операций, предотвратить по возможности случаи растрат, хищений и других злоупотреблений должностными лицами.

Сущность Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации

 

 

 

Норма закона

С 1 января 2014 года вступает в силу новый закон «О бухгалтерском учете» (ФЗ-№402 от 06.12.2011), а это значит, что теперь все организации должны вести бухгалтерский учет (включая те, который применяют УСН). При этом представители малого и среднего бизнеса могут заниматься этим самостоятельно (вести учет разрешено руководителям/ ИП), а если предприятие выходит за рамки среднего бизнеса, руководитель обязан возложить ведение учета на главного бухгалтера или заключить договор со специализированной компанией, которая предоставляет услуги ведения бухгалтерского учета. А раз необходимо вести бухгалтерский учет, то нужно изучить План счетов бухгалтерского учета и Инструкцию по его применению.

Что такое План счетов?

План счетов– это перечень счетов, которые отражают и группируют всю информацию о хозяйственной деятельности организации. План счетов, по сути, схема регистрации хозяйственных и финансовых операций в бухгалтерском учете. Он содержит номера и наименования синтетических счетов (счетов первого порядка), аналитических счетов/субсчетов (счетов второго порядка). Сегодня план счетов применяют организации всех форм собственности, в которых учет ведется методом двойной записи.

План счетов бухгалтерского учета предусматривает 99 синтетических счетов, имеющих двузначный шифр от 01 до 99, из которых используется шестьдесят, а остальные остаются свободными. Кроме того, в плане счетов имеются субсчета (их нумерация осуществляется в пределах одного счета, к которому они относятся, и добавляется к шифру счета), а также забалансовые счета (они нумеруются тремя знаками – 001-011).

Синтетические счета делятся на восемь разделов:

· внеоборотные активы: основные средства (01), амортизация основных средств (02), доходные вложения и материальные ценности (03), нематериальные активы (04), амортизация нематериальных активов (05), оборудование к установке (07), вложения во внеоборотные активы (08);

· производственные запасы: материалы (10), животные на выращивании и откормке (11, 12, 13), резервы под снижением стоимости материальных ценностей (14), заготовление и приобретение материальных ценностей (15, 16),отклонение в стоимости материальных ценностей (17, 18), налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям (19);

· затраты на производство: основное производство (20), полуфабрикаты собственного производства (21, 22), вспомогательные производства (23, 24), общепроизводственные расходы (25), общехозяйственные расходы (26, 27), брак в производстве (28), обслуживающие производства и хозяйства 29 -39);

· готовая продукция и товары: выпуск продукции/работ/услуг (40), товары (41), торговая наценка (42), готовая продукция (43), расходы на продажу (44), товары отгруженные (45), выполненные этапы по незавершенным работам (46 – 49);

· денежные средства: касса (50), расчетные счета (51), валютные счета (52 - 54), специальные счета в банках (55, 56), переводы в пути (57), финансовые вложения (58), резервы под обесценение вложений в ценные бумаги (59);

· расчеты: расчеты с поставщиками и подрядчиками (60, 61), расчеты с покупателями и заказчиками (62), резервы по сомнительным долгам (63-65), расчеты по краткосрочным кредитам и займам (66), расчеты по долгосрочным кредитам и займам (67), расчеты по налогам и сборам (68), расчеты по социальному страхованию и обеспечению (69), расчеты с персоналом по оплате труда (70), расчеты с подотчетными лицами (71), расчеты по прочим операциям (72-73), расчеты с учредителями (74, 75), расчеты с дебиторами и кредиторами (76, 77), внутрихозяйственные расчеты (78, 79);

· капитал: уставной капитал (80), собственные акции или их доли (81), резервный капитал (82), добавочный капитал (83), нераспределенная прибыль или непокрытые убытки (84, 85), целевое финансирование (86-89);

· финансовые результаты: продажи (90), прочие расходы и доходы (91-93), недостачи и потеря от порчи ценностей (94, 95), резервы предстоящих расходов (96), расходы будущих периодов (97), доходы будущих периодов (98), прибыли и убытки (99).

Забалансовые счета включают: арендованные основные средства (001), товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение (002), материалы, принятые в переработку, товары, принятые на комиссию (003), оборудование, принятое для монтажа (004), бланки строгой отчетности (005), списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов (006), обеспечения обязательств и платежей полученные (007), обеспечения обязательств и платежей выданные (008), износ основных средств, основные средства, сданные в аренду (010, 010, 011).