Чем четче сформулированы задачи управления и организована база данных об объектах управления, тем устойчивее функционирует организация

По мере роста сложности системы количество необходимой информации растет экспоненциально (гораздо быстрее, чем сложность самой управляемой системы).

Неупорядоченная под конкретные задачи управления информация приводит к дезинформации, к тому же возрастают проблемы хранения, переработки и передачи информации, увеличиваются затраты.

Для руководителя не упорядоченная под конкретные задачи информация вместо пользы приносит вред. Задачи директора по логистике требуют одного набора данных, финансовому директору нужны другие сведения, а руководителю, отвечающему за филиалы, — третьи. Чтобы грамотно пользоваться информацией, необходимо знать систему параметров, с помощью которых ведется управление. Нужны не только грамотные менеджеры, но и грамотные программисты и информационные технологи. Если исходить из потребностей экономического управления, то все сведения, знания и сообщения, которые помогают решить управленческую задачу, и есть полезная экономическая информация. Чем ценнее и полезней информация, тем скорее и с меньшими затратами будет получен результат.

Информационные потоки в организации можно разделить на два основных типа: информационный обмен с окружающей средой и коммуникативные потоки внутри организации.

Основные признаки качества информации: объем, ценность, достоверность и насыщенность.

Ценность информации зависит от очень многих факторов и в первую очередь — от источника и приемника информации, их природы и характера. Наиболее простой случай, когда ценность информации может быть измерена, — это проведение мероприятий по «снижению затрат материальных или интеллектуальных ресурсов (материалов, времени, денег) или, например, повышением прибыли в ответ на принятие правильного управленческого решения».

Ценность информации тесно связана с источником информации и ее интерпретатором. Достаточный уровень ценности может обеспечить высокопрофессиональный специалист компании.

Достоверность информации — это отношение объема истинной информации к общему объему воспринятой информации. Источники информации должны быть надежными, не вызывать сомнений.

В зависимости от конкретных требований достоверность информации абсолютизируется (100 % достоверность) или допускает вероятностную доверительность (доверительный интервал — 80–90 %, недостоверный, негативный — менее 70 %). Достоверность зависит от метода сбора, передачи и времени передачи. В практике менеджмента зачастую в базы данных вводится ложная информация для дезинформации конкурентов.

Насыщенность — это плотность информации, умноженная на ее разнообразие. Насыщенность информации характеризуется соотношением профессиональной и фоновой информации. Выделяют три уровня насыщенности:

высокий — на 100 % профессиональная информация, фоновая — отсутствует;

нормативный — профессиональной информации около 70 %, фоновой 30 %;

низкий — менее 50 % профессиональной информации.

Нормативный уровень насыщенности рекомендуется как наиболее приемлемый, так как полное отсутствие фоновой информации приводит к быстрой утомляемости.

Открытость информации характеризуется тремя уровнями: публичная, секретная, конфиденциальная.

К публичной информации можно отнести газеты, выставки, лекции, радио, телевидение и пр. К конфиденциальной (служебной) относят информацию, которая защищает корпоративные потребности и интересы. К ней не должно быть доступа третьим лицам, если она составляет служебную или коммерческую тайну. К такой информации обычно относят: сведения о кадрах, партнерах и клиентах; сведения об инвестиционных планах и конкретных инновациях, новых технологиях и т. п.

Считается, что 20 % утечка служебной информации может привести к кризису организации. К секретной относится информация, не подлежащая разглашению, предназначенная для ознакомления узкого круга поименованных лиц, содержащая сведения особой важности, составляющая государственную тайну, касающаяся обороноспособности страны, а также содержащая сведения о результатах научных исследований, не защищенные в установленном порядке, и др. Распространение секретной информации преследуется законом.

На современных предприятиях, как правило, система организации сбора, обработки и выдачи информации носит интегрированный характер.

В интегрированных системах обработки данных (ИСОД) интегрируются сама информация, каналы информации, память системы. ИСОД упорядочивают потоки информации, повышают эффективность ее использования. Собранная из различных источников в единой памяти информация может быть многократно переработана и использована для конкретных задач управления.