Создание и использование подчиненных форм

Запросы могут обеспечить любую информацию из связанных таблиц, но с ограничениями в смысле ее интерактивного редактирования. Эти ограничения связаны с Целостностью данных. Механизмом, свободным от ограничений по редактированию независимо от включения / выключения Целостности данных, является механизм подчиненной формы. Форма может отображать информацию (поля) из нескольких таблиц или запросов. Но для этого необходимо, чтобы между этими объектами существовали отношения (связи).

Подчиненная форма - это форма внутри главной формы, позволяющая вводить и отображать данные со связями «один ко многим». Главная форма представляет часть «один», подчиненная - «многим».

В подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Главная форма может быть выведена только как простая. Подчиненная - как таблица, ленточная, простая.

Для создания подчиненной формы:

1. Открыть ранее созданную форму, для которой необходимо создать подчиненную в режиме Конструктора.

2. Добавить на созданную форму подчиненный объект с помощью кнопки Подчинен­ная форма/отчет  на Панели элементов, в результате чего начнет выполнение мастер подчиненных форм (кнопка Мастера  на панели элементов должна быть активна).

3. Будет отображено окно, в котором следует выбрать источник данных для подчиненной формы: таб­лицы и запросы или формы, которые имеются в БД. Если в БД уже были созданы одна или несколько форм, то в этом случае необходимо выбрать пункт Имеющиеся таблицы и запросы и нажать Далее>.

4. В списке Таблицы и запросы выбрать имя нужной таблицы или запроса и добавить поля из одной или несколь­ких таблиц, которые необходимо включить в подчиненную фор­му.

5. Выбрать из списка поле связи между главной и подчиненной формой. Access устанавливает связь автоматически при соблюдении следующих условий:

· Главная и подчиненная формы созданы на основе таблиц, между которыми указана связь в Схеме БД.

· Главная форма базируется на таблице с ключом, а подчиненная форма базируется на таблице, содержащей поле с тем же именем, что и ключевое поле и с тем же или совместимым типом данных. Если Access обнаружил связь, то в строках свойств будут показаны имена полей связи и нужно убедиться в правильности. Если главная таблица базируется на запросе (или не выполнено одно из условий), Access не выполнит автосвязывание.

6. Указать имя для подчиненной формы и нажать Готово.

Размеры подчиненной формы определяются исходным прямоугольником, который был начерчен.

Рисунок 5 – Окно главной и подчиненной формы.

Готовую подчиненную форму можно вставить в любую другую форму. При этом на главной форме будет создан элемент управления подчиненной формы и они, возможно, будут связаны. Для этого:

1. Отобразить главную форму в режиме конструктора и установить размер окна в среднее положение так, чтобы было видно окно БД.

2. В окне БД открыть Формы и перетащить подчиненную форму.

3. Вызвать окно свойств подчиненной формы для проверки или установления связи.

С помощью щелчка на прямоугольнике можно открыть подчиненную форму в режиме проектирования. Так как эта форма была сохранена под собственным именем, ее можно использовать как в качестве подчиненной формы, так и в качестве самостоятельной, независимой формы.