Практическое занятие №6

 

Тема: Оформление и составление бланка документа с нанесением на нем обязательных реквизитов

Цель занятия:   Ознакомиться с расположением реквизитов ОРД согласно ГОСТ Р 6.30-2003 и научиться оформлять бланки служебных документов.

Задание:

Министерство образования РФ, учебно-методическое объединение по экономике и социологии труда (пер. Стремянной, 36, г.Москва, индекс: 113054,ОКПО 03944527, ОГРН 1038800839857, ИНН 6708022410, КПП 817002002), в лице председателя УПО, зав. кафедрой управления персоналом, д. э. н., профессора Одегова Ю.Г., отправило электронной почтой деловое письмо «о выпуске учебных пособий» от 16.12.09 регистрационный номер № 99/97, ответственной за отправку была назначена Иванова М.М. ((095) 232-64-15), члену совета УПО Шуминову Н.М. (ул. Большая Садовая, 69, г. Ростов-на-Дону, индекс: 344007) письмо пришло РГЭУ 20.12.2010 г. и было зарегистрировано под №72, ответственной за исполнение назначена Вишнякова С.Г. (запросить 2 экземпляра). После отправки запроса Вишняковой С.Г. 11.01.2010 г. письмо было направлено в дело 01-02.

Содержание письма:

       Кафедра управления персоналом РЭА им. Г.В. Плеханова в соответствии с учебным планом специальности 06.02.00 «Экономика и социология труда» выпускает в свет в 2010 году следующие работы:

1. Одегов Ю.Г., Журавлев П.В., Управление персоналом;
2. Руденко Г.Г., Кулапов М.Н., Карташов С.А. Рынок труда.

Эти работы рекомендованы Министерством общего и профессионального образования РФ в качестве учебников для студентов экономических специальностей.

По вопросам приобретения обращаться по адресу: 113054, Москва-54, Стремянной пер., д.36 РЭА им. Г.В. Плеханова, кафедра «Управления персоналом».

Методические указания:

Особое место в системе информационно-справочной доку­ментации занимает переписка (корреспонденция) — обобщен­ное название разных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обме­на между организациями. Переписка занимает около 80 % вхо­дящей и исходящей документации организации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида — почтовая связь и электронная связь.

Деловое письмо (синонимы: служебное письмо, официаль­ное письмо) — название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пере­сылкой по почте.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требование:

- документ оформляется на специальных бланках – бланках для писем – и подписывается руководителем организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции;

- текст должен излагается грамотно, официально деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

- текст письма не должен допускать различного толкования;

- события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В результате выполнения практического занятия студент должен: знать:

- реквизиты служебного письма;

- виды писем;

- правила оформления;

уметь:

- оформлять служебное письмо.

Порядок выполнения:

1. Уясните название, цель и задание практического занятия;

2. Оформить деловое письмо, используя данные задания и макет делового письма (см. приложение).

3. Оформите выполненные задания в виде отчета и представьте преподавателю.

4. Пользуясь справочным или учебным пособием, подготовьте ответы на вопросы (устно):

4.1 Что такое служебное письмо?

4.2 Требования предъявляемы к переписке.

4.3 Виды писем.

4.4 Языковая формула служебного письма.

4.5 Особенности оформления писем передаваемых электронной почтой.

Приложение.

Герб (или эмблема, товарный знак) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ справочные данные организации (почтовый и телеграфный адреса, номер телефона, факса, номер счета в банке и др.) Адрес электронной почты ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП 00.00.0000 № 00/00-000 на № 00 от 00.00.0000	Адресат: Наименование должности И.О. Фамилия (все в дательном падеже) Название улицы, № дома, город индекс
Заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?», начинается с предлога «О»)	Резолюция: Фамилия И.О. ответственного лица, суть работы, срок исполнения, Подпись руководителя Дата

Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то текст печатается от 1-го предложения – пять знаков от левого поля. Текст без абзацев может печататься от 0-го положения – непосредственно от левого поля формуляра.

Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы: заключительную часть, в которой, излагается просьба, согласие, отказ.

Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.

Приложение: на …л., в … экз.

Подпись:

Наименование должности                              (подпись)                  И.О. Фамилия

Исполнитель:

И.О. Фамилия

Телефон

	ОРГАНИЗАЦИЯ Вх. №_________ «__» _______20___г.

В дело 00 (подпись) Дата

Идентификатор электронной копии докумен та