Состав командировочных расходов

Предприятие, направляющее работника в командировку, обязано обеспечить его средствами в национальной валюте страны, в которую командируется работник.

Расчет сумм, необходимых для выдачи работнику, осуществляется следующим образом. В первую очередь определяется размер суточных.

Работникам, которые направляются в командировку, суточные выплачиваются в иностранной валюте в сумме, которая в эквиваленте по официальному курсу рубля к иностранным валютам, установленному ЦРБ на день выдачи средств из кассы уполномоченного банка, не превышает установленных предельных норм суточных расходов.

При этом размер суточных не может быть ниже, чем нормы суточных расходов, установленных для предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств.

Таким образом, для расчета аванса в части суточных расходов следует использовать официальный курс рубля к иностранной валюте, установленный ЦРБ на день выдачи средств из кассы банка.

Кроме суточных, выдаваемая командируемому работнику сумма денежных средств в виде аванса на командировку должна быть рассчитана с учетом стоимости проживания в командировке и проезда до места командировки и обратно. При этом при определении стоимости проживания для расчета суммы аванса целесообразно использовать данные имеющихся в бухгалтерии отчетов об использовании денежных средств по аналогичным командировкам, в качестве ориентира могут быть приняты нормы возмещения расходов на командировку в пределах ДНР и за границу для государственных служащих и работников предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, приведенные в постановлении № 663.

Таким образом, рассчитав сумму суточных, расходы но найму жилого помещения, стоимость проезда, бухгалтер может определить, какую сумму денежных средств необходимо выдать работнику перед отъездом в командировку.

Иностранная валюта для выдачи аванса командированному работнику должна быть получена в учреждении банка.

Разрешается использовать наличную иностранную валюту с собственных счетов для осуществления расходов работников при командировках за границу (оплата суточных, расходов, связанных с наймом жилого помещения и бронирования мест в гостиницах, транспортных и других расходов).

Выдача наличной иностранной валюты с текущего счета в свободно конвертируемой валюте на командировку за рубеж осуществляется уполномоченным банком при наличии заявки юридического лица — резидента, содержащей следующие данные:

— номер и дату приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку;

— фамилию, имя, отчество лиц, выезжающих за границу;

— срок пребывания за границей;

— расчет расходов.

Вместе с расчетом в банк представляется также доверенность на получение средств на командировку в кассе уполномоченного банка.

В случае если предприятие не имеет собственного текущего валютного счета, то для осуществления расчетов в рамках действующего законодательства в наличной и безналичной иностранной валюте при осуществлении текущих операций, определенных действующим законодательством (среди текущих неторговых операций, в частности, названы выплаты наличной иностранной валюты на расходы, связанные с командировками), предприятию открывается текущий счет в иностранной валюте.

Затем предприятие через уполномоченный банк покупает иностранную валюту. Для этого банку предоставляется платежное поручение, в котором указывается сумма средств, подлежащих перечислению со счета предприятия на указанные цели (на основании рассчитанного ранее размера аванса, подлежащего к выдаче работнику, и данных о курсах иностранных валют, сложившихся на торгах Межбанковской валютной биржи за предыдущий день). Эту же сумму, необходимо указать и в заявке на покупку иностранной валюты.

Основанием для покупки иностранной валюты на Межбанковском валютном рынке при осуществлении неторговых операций считается заявка с расчетом расходов на командировки за границу.

Следует иметь в виду, что установлены ограничения на выдачу иностранной валюты, предназначенной для осуществления расходов в командировке за границу. Так, сумма расходов на командировку, суточных и затрат на наем жилого помещения за границей не должна превышать 300 долларов США наличными в сутки на одного работника, а для обеспе­чения транспортных расходов работника за границей — до 1000 долларов США (или эквивалента этих сумм в другой иностранной валюте по официальному обменному курсу, установленному ЦРБ на день выдачи средств из кассы уполномоченного банка).

При выдаче наличной иностранной валюты работнику на командировку также следует учитывать действующее ограничение на вывоз валюты за пределы территории ДНР. Если сумма расходов на командировку превышает установленные нормы вывоза иностранной валюты, то для осуществления расчетов за границей используются корпоративные пластиковые карточки одной из международных платежных систем.

Если работник получил аванс на командировку за рубеж, но фактически не выехал, то он должен в течение трех банковских дней с даты принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства в тех денежных единицах, в которых был выдан аванс.

Не разрешается направлять в командировку и выдавать аванс работнику, который не отчитался о средствах, израсходованных в предыдущей командировке.

После возвращения из командировки работник обязан до окончания третьего банковского дня представить отчет об израсходованных в командировке средствах.

При наличии остатка средств, не использованных в командировке, их сумма возвращается подотчетным лицом в кассу или зачисляется на банковский счет предприятия до или при представлении отчета об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет.

Здесь необходимо отметить, что неиспользованный остаток наличной иностранной валюты, полученной юридическим лицом — резидентом или представительством юридического лица — нерезидента для оплаты расходов на командировку за рубеж или на эксплуатационные расходы за рубежом (для предприятий, имеющих транспортные средства — оплата горючего, таможенных и дорожных сборов, стоянки и т.п.), подлежит зачислению на распределительный счет в иностранной валюте в уполномоченном банке ДНР в течение пяти банковских дней с момента оприходования в кассе.

В случае невозврата работником остатка средств в определенный срок соответствующая сумма взыскивается с него предприятием в установленном действующим законодательством порядке.

Задолженность работника, возникшая после выдачи ему аванса на командировку, является немонетарной статьей баланса, поэтому она отражается в учете на дату уплаты аванса и в дальнейшем пересчет такой задолженности не производится.

В случае если после возвращения работника из командировки по поданному отчету имеется задолженность работника перед предприятием в иностранной валюте, то такая задолженность является монетарной статьей баланса и подлежит пересчету на дату ее погашения.

Монетарной статьей также является задолженность предприятия перед работником, возникшая вследствие перерасхода средств в командировке, так как предполагается ее погашение деньгами. На сумму задолженности начисляется курсовая разница. При этом положительная курсовая разница будет учитываться по Кт 714, отрицательная – по Дт 945.

Аудитор должен проверить бухгалтерские записи по загранкомандировкам (табл. 3.7).

Таблица 3.7