Процесс управления и его элементы

Основы организационно-управленческой деятельности

Задача – ознакомиться с темой 1.

План:

1.1. Введение в предмет «Основы организационно-управленческой деятельности»

1.2. Понятие управления

1.3. Процесс управления и его элементы

1.4. Функции управления

1.5. Эффективность управления

Введение

Эффективность и успехи в любой сфере социальной деятельности прямо зависят от качества организации и управления.

История отечественного и зарубежных государств подтверждает, что при всей значимости территориального расположения страны, наличия природных богатств, важнейшим достоянием является само управление, «талант рационально распоряжаться имеющимися ресурсами – вырабатывать цели организации, ставить перед нею разумные задачи, обеспечивать их реализацию»^[1].

Согласно толковому словарю С. И. Ожегова термин «организация» рассматривается как планомерное, продуманное устройство, внутренняя дисциплина (к примеру, когда речь идет о четкой организации производства), а также, как общественное объединение или государственное учреждение. К примеру, Всемирная торговая организация, профсоюзная организация, строительная организация, молодежная организация. организация ветеранов труда^[2].

Экономист, крупнейший российский специалист в области теории организации и управления Б. З. Мильнер трактовал это понятие в 2-х аспектах: во-первых, термин «организация» обозначает «деятельность по упорядочению всех элементов определенного объекта во времени и в пространстве»; во-вторых, – это «объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой» ^[3]. Следовательно, в первом случае автор трактует термин «организация» в смысле организационной деятельности, т.е. в смысле «организовывать». Во втором – говорит об организации как об объекте в форме целостного комплекса взаимосвязанных элементов. При этом понятие «организация» связывается с социально-общественной сферой. Исходя из представленных определений, организацию можно рассматривать в двух основных аспектах: как процесс и как явление.

Таким образом, организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития. Организация – это самоорганизующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла. Определяющая роль в обеспечении жизнеспособности организаций и достижении ими своих целей принадлежит науке об управлении.

Управление – это деятельность, осуществляемая для достижения целей организации в интересах личности, коллектива и общества путем рационального использования располагаемых ею ресурсов – интеллектуальных, материальных, финансовых и информационных.

В настоящее время наряду с понятием «управление» в лексикон прочно вошло понятие «менеджмент». Как и в мировой практике, наряду с общим менеджментом в России получают широкое распространение специальные формы менеджмента, ориентированные на отдельные функциональные области деятельности организаций и предприятий: инновационный менеджмент, финансовый менеджмент, менеджмент персонала и т.п. Понятие «управление» и «менеджмент» чаще всего используются как идентичные, взаимозаменяемые понятия. Однако отождествлять их не совсем верно, поскольку основой термина «менеджмент» служит английский глагол to manage (управлять), который происходит от лат. manus (рука), отсюда термин «менеджмент» буквально означает «руководство людьми». Вместе с тем в английском языке имеются также глаголы: tо gоverne — управлять в политической сфере; tо cоntrоl — управлять в сфере техники^[4]. To manage – рассматривается как управление применительно к хозяйственной сфере, бизнесу, управлению в условиях рынка. В то же время термин «управление» намного шире, поскольку применяется к разным видам человеческой деятельности (например, управление автомобилем, подачей теплоэнергии, управление движением поездов и самолетов и т.д.); к разным сферам деятельности (управление в неживой природе, в биологических системах, управление государством); к органам управления (подразделениям в государственных и общественных организациях, а также на предприятиях и в объединениях)^[5].

Рассматривая «организацию» и «управление», следует отметить, что термин организация отвечает на вопрос, чем управлять, а «управление» – зачем и как воздействовать, на объект. Понимание организации создает основу для изучения управления. При таком подходе сохраняется объективно существующая связь и взаимовлияние организации и управления в рамках единого процесса целенаправленной деятельности^[6].

 

 

Тема 1. Процесс управления

Понятие управления

Управление можно определить как совокупность принципов, методов, средств и форм рационального использования всех ресурсов предприятия (организации) для достижения поставленных целей.

Цели – это те ключевые результаты, к которым стремится предприятие (организация) в своей деятельности. Именно с определения целей работы организации начинается современное эффективное управление.

В целях формирования комплексного понимания управления, как одного из видов человеческой деятельности, В. Д. Грибов^[7] предлагает рассматривать это явление в нескольких аспектах:

Во-первых, управление как искусство. Понимание управления как искусства базируется на том представлении, что организации – это сложные системы, на деятельность которых влияют разнообразные факторы внешней и внутренней среды. Чтобы люди направляли свои усилия на достижение целей организации, руководители, управленцы, менеджеры должны проявлять все свое мастерство, чтобы создать условия для наиболее полного раскрытия потенциала каждого работника.

Во-вторых, управление как наука. Научную основу этой дисциплины составляет сумма знаний об управлении, накопленная за многие годы и представленная в виде концепций, теорий, принципов, способов и форм управления. -

В-третьих, управление как функция. Функция управления по назначению и содержанию выполняемых работ принципиально отличается от производственной функции. В качестве отдельных функций управления рассматривается множество управленческих действий, например мотивация, руководство, коммуникации, исследования, оценки, принятие решений, подбор персонала, представительство, ведение переговоров и заключение сделок и др.^[8]

В-четвертых, управление как процесс. При процессном подходе все проблемы управления рассматриваются через призму управленческих процессов, то есть через взаимоувязанные между собою управленческие действия (процедуры), направленные на принятие решений для реализации целей организаций.

В-пятых, у правление – это люди, руководящие организацией. Данный процесс обеспечивается профессионально подготовленными специалистами в области управления (руководителями, управленцами, менеджерами), формирующими организации и управляющими ими путем постановки целей и разработки способов их достижения.

В-шестых, управление – это аппарат. Управление нередко идентифицируется с органами или аппаратом управления. Руководство – специфический орган управления современных организаций (как коммерческих, так и некоммерческих).

В-седьмых, организация управления является учебной дисциплиной, наряду с менеджментом. Которые выступают как направления профессионального образования, и как важнейший элемент подготовки любого специалиста.

 

Процесс управления и его элементы

Процесс управления представляет собой совокупность логически связанных между собой управленческих действий, осуществляемых руководителями в определенной последовательности и комбинации и направленных на достижение цели^[9].

То, какими будут управленческие процессы зависит как от объективных (характер и сфера деятельности организации или подразделения; их структура; нормы; правила и др.) так и субъективных (интересы руководства и персонала, неформальные связи и т.п.) факторов.

В совокупности процессы управления образуют цикл, состоящий из взаимосвязанных фаз, подразделяемых на стадии, этапы, каждый из которых характеризуется решаемыми в его рамках задачами. К фазам процесса управления относятся:

1) поступление сигнала из внешней среды или самой организации о возникшей проблеме;

2) отбор информации, необходимой для принятия решения исходя из его значимости и полезности для субъекта (из внешней среды) и о состоянии контролируемого параметра, степени достижения цели (из внутренней среды);

3) выработка и принятие решения;

4) доведение решения до исполнителя, организации его выполнения;

5) контроль, оценка полученных результатов, внесение корректив в ход дальнейшей работы;

6) вознаграждение или наказание исполнителей.

Система управленческой деятельности состоит из трех элементов: работник, ситуация, процесс.

Целью конкретного управленческого процесса является изменение, или наоборот, сохранение управленческой ситуации, т.е. такой совокупности обстоятельств, которая может (в будущем) положительно или отрицательно повлиять на бизнес-систему.

Ситуация характеризуется: продолжительностью; остротой; местом и причинами возникновения; содержанием; скоростью, продолжительностью (реактивно возникающие управленческие ситуации в основном краткосрочны) и направленностью протекания процессов, числом и кругом участников; важностью, сложностью, перспективами развития и т.п.

При изменении ситуации изменяются задачи и методы управления.

Объектами управления являются:

– деятельность (планирование, постановка задач, контроль);

– люди (обеспечение сотрудничества, кадровая политика, мотивация, обучение);

– внешние связи;

– организация как таковая, процессы совершенствования системы, структуры, технологии деятельности и самого управления.

Управленческую деятельность осуществляет субъект – лицо (человек, подразделение, организация), которое способно выбрать собственные цели и способы их достижения, конкретные функции, тип поведения.

К элементам процесса управления относятся: управленческий труд, его предмет и средства. Предметом и продуктом труда в управлении является информация о существующей проблеме и способах ее решения. Исходная информация в результате обработки превращается в управленческое решение, служащее руководством для осуществления конкретных действий. Средствами управленческого труда служит все то, что способствует осуществлению операций с информацией: компьютеры, телефоны, авторучки, бумага и т.п.

 

Функции управления

Как было указано выше, процесс управления – это совокупность непрерывных, последовательно выполняемых, взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Эти действия, и называются управленческими функциями. Таким образом, процесс управления является общей суммой всех функций.

Функции управления – это относительно самостоятельные, однородные, специализированные и обособленные виды управленческой деятельности, объективно необходимые для реализации целей системы управления.

Содержание действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависит от типа организации (административная, общественная, образовательная и т. д.), от размеров и сферы ее деятельности (производство, торговля, оказание услуг), от уровня в управленческой иерархии (высший уровень руководства, средний или нижний), от роли внутри организации (производство, маркетинг, финансы, кадры) и целого ряда других факторов.

Современные исследователи предлагают разнообразные перечни управленческих функций: планирование, организация, распорядительство (или командование), мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, прогнозирование, информирование, кооперирование, воспитание, несение ответственности, управление персоналом, «паблик рилейшнз», представительство, ведение переговоров или заключение сделок и другие^[10].

Наиболее общими являются следующие функции управления:

– планирование (выбор целей и план действий по их достижении);

– организация (распределение задач между подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними);

– мотивация (стимулирование исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей);

– контроль (соотнесение реально достигаемых или достигнутых результатов с запланированными);

– координация (обеспечивает соответствие и согласованность между различными частями управляемой системы путем установления рациональных связей).

Рассмотрим последовательно содержание каждой из основных функций управления.

1. Планирование – это первая, важнейшая функция процесса управления, представляющая собой процесс разработки плана, определяющего то, что нужно сделать (достичь) и какими методами, сообразуясь со временем и пространством. Если плановые показатели недостаточно обоснованы, то, как бы хорошо организация ни работала на последующих этапах, результат будет низким. Поэтому от правильно сформулированных планов в значительной мере зависит качество управления.

Основные задачи планирования деятельности организации:

– выбор оптимальной стратегии деятельности организации на основе прогнозов альтернативных вариантов;

– обеспечение устойчивости функционирования и развития организации;

– формирование оптимального портфеля инноваций и инвестиций;

– комплексное обеспечение выполнения планов;

– формирование организационно-–технических и социально-экономических мероприятий, обеспечивающих выполнение планов;

– координация выполнения планов по заданиям, исполнителям, ресурсам, срокам и качеству;

– стимулирование выполнения планов.

Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей.

В целом функция планирования осуществляется в современных организациях на двух уровнях: стратегическом и оперативном. Из стратегического планирования вытекает оперативное (обычно годичное) планирование, которое строится достаточно детально. Оперативное планирование деятельности предприятия осуществляется в ряде случаев на основе бизнес-плана. В нем должен быть определен курс, которого намерена придерживаться организация в определенный промежуток времени (обычно 1 год, редко – 1-3 месяца).

2. Следующей функцией процесса управления является организация. Задача этой функции – формирование структуры предприятия, а также обеспечение его всем необходимым для нормальной работы: персоналом, материалами, оборудованием, помещением, денежными средствами и др. После того как план составлен, задача состоит в том, чтобы создать реальные условия для достижения намеченных целей.

Организовать – означает разделить целое на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи нижестоящим уровням путем распределения ответственности, полномочий, а также установить взаимосвязи между различными видами работ.  Важное условие рациональной организации управления – делегирование руководителем полномочий подчиненным, которые будут принимать решения в порученных им областях.

Делегирование означает передачу задач и прав на принятие решений лицу, которое принимает на себя обязанность по их выполнению. В организаторскую входит также распорядительская функция, которая заключается в доведении до сведения каждого субъекта того, что и как тот должен делать для достижения поставленных целей.

3. Ни одна задача не будет успешно решена качественно и с минимальными затратами, если люди не будут в этом заинтересованы. Отсюда вытекает еще одна важнейшая функция управления – мотивация.

Цель мотивации – создать у работника стимулы к труду и побудить его работать с полной отдачей. Поведение людей определяется множеством мотивов. Мотив – это то, что вызывает определенные действия человека, он находится внутри человека, имеет персональный характер, зависит от различных внешних и внутренних по отношению к нему факторов. В основе внутренних побуждений, которые заставляют людей действовать определенным образом, лежат их потребности.

4. Координация – это функция, призванная обеспечивать согласованность и взаимосвязь между элементами системы управления организацией, бесперебойность и непрерывность процесса управления.

Деятельность по координации осуществляется посредством совещаний, контактов между руководителями, сотрудниками, проведения согласований планов и графиков, внесения в них корректив, увязки работы исполнителей и т. д.

5. Контроль – управленческая функция, в задачи которой входят количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Главные инструменты выполнения этой функции – наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.

Управленческий контроль как один из главных инструментов выработки политики и принятия решений обеспечивает нормальное функционирование организации для достижения намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и при оперативном руководстве.

Различают следующие основные виды контроля:

– предварительный контроль, который выполняется до фактического начала работ (оценка квалификации персонала, выработка стандартов для материальных ресурсов, составление бюджета и т.п.);

– текущий контроль проводится в процессе работы. Чаще всего объект такого контроля – сотрудники, а сам контроль – прерогатива их непосредственного руководителя. Текущий контроль для аппарата управления играет роль обратной связи;

– заключительный контроль помогает руководству организации предотвратить ошибки в будущем при планировании работ.

Информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации труда сотрудников.

Чтобы контроль был эффективным, т.е. обеспечивал достижение целей организации, он должен соответствовать следующим принципам:

– стратегическая направленность, т.е. контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их;

– ориентированность на результаты, т.е. контроль должен способствовать достижению поставленных целей и формулированию новых целей, которые обеспечат выживание организации в будущем;

– своевременность, которая означает подходящий временной интервал контроля, позволяющий обеспечить возможность устранения отклонений прежде, чем они достигнут серьезных размеров;

– гибкость, т.е. контроль должен иметь возможность адаптироваться к происходящим изменениям;

– простота контроля, что помогает лучше понять его цели и инструменты, и, следовательно, обеспечивает поддержку существующей системы контроля персоналом организации (кроме того, простые методы контроля более экономичны);

– экономичность, т.е. затраты на осуществление контроля не должны превышать создаваемые им преимущества; его масштабы должны соответствовать потребностям системы управления в аналитической информации;

– соответствие используемых средств и методов контроля контролируемому виду деятельности (предмету контроля).

Для повышения эффективности контроля и устранения его негативного восприятия работниками специалисты^[11] рекомендуют:

– устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;

– обсуждать с сотрудниками ожидаемые результаты;

– устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;

– избегать жесткого контроля;

– вознаграждать за достижение стандартов.

Таким образом, контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Предназначение контроля – это предупреждение возможных отклонений от намеченных планов.

Следует заметить, что в реальной управленческой практике зачастую не выдерживается последовательность реализации общих функций управления, руководитель не ограничивается выполнением в определенное время исключительно одной функции. Зачастую в деятельности руководителя все функции управления присутствуют одновременно. Например, координируя работу подчиненных, руководитель планирует и корректирует собственные действия, прогнозирует последствия распределения работ, заботится о мотивации, добиваясь исполнения своих поручений, контролирует, насколько правильно его поняли, анализирует и оценивает возможности сотрудников в отношении поручаемой работы и т. д. В практической деятельности ни одна функция не встречается в чистом виде.