Создание базы данных с помощью шаблона

Microsoft Access

Microsoft Office Access 2003 – система управления базами данных – является мощным информационным инструментом и может применяться как для работы с деловой (производственной) информации или с информацией для личных целей. Главная особенность Access – объекты, которые можно создавать и комбинировать, образуя, таким образом, желаемую информационную систему. Примеры таких объектов:

Таблица – контейнер для данных. Состоит из записей, образующих таким образом набор записей. Все записи данной таблицы имеют одинаковый набор полей. Каждое поле содержит данные заданного типа. Access обеспечивает различные типы данных (текстовый, числовой, денежный и т.д.).

Запрос – вопрос, который вы задаете базе данных. По нему извлекаются необходимые данные из разнообразных таблиц, а также могут выполняться различные действия, например, по изменению существующих записей, добавлению новых записей, или удалению записей, ставших ненужными.

Форма – используется при вводе данных и их представлении на экране компьютера. Внешний вид форм (т.е. структуры представления данных на экране), определяется при проектировании конкретной базы данных.

Отчет – используется для представления данных, из одной или нескольких таблиц, для печати.

Макрос – последовательность команд Access, выполняемых автоматически в ответ на заданное событие.

Страницы доступа к данным – опубликованная с помощью Access веб-страница, имеющая подключение к базе данных. С помощью страниц доступа к данным можно просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать данные, хранящиеся в базе данных. Страницы доступа к данным из других источников, таких как Microsoft Excel.

Модули – наборы описаний и процедур на языке Visual Basic для приложений, сохраненных в одном программном блоке.

Способы создания таблиц

В Access имеется несколько разных возможностей создания таблиц:

ü С помощью мастера;

ü С помощью конструктора;

ü Путем ввода данных.

Кроме того, таблицу можно создать путем копирования структуры существующей таблицы, а также путем импортирования из других систем.

Обычно наиболее простым путем создания каких-либо объектов является использование мастеров. Однако для таблиц наиболее используемым способом является их создание в режиме конструктора. Таблицы, созданные другим способом, часто приходится корректировать в режиме конструктора.

Способы создания базы данных в Access.

Базой данных в Access называется совокупность таблиц, форм, отчетов, макросов, запросов, модулей. Вся эта совокупность запоминается в одном файле базы данных, имеющем расширение (.mdb). Поэтому первым шагом является создание/открытие базы данных. Для этого необходимо выбрать меню Файл►Создать и в появившемся окне выбрать позицию «Новая база данных». В появившемся окне «Файл новой базы данных» надо задать имя файла БД, выбрать папку, в которой он будет храниться, и нажать кнопку «Создать». После выполнения этих шагов появится окно «[название]: база данных».

Создание базы данных с помощью шаблона.

Если вы не хотите утруждать себя проектированием вашей собственной базы данных «с нуля» и если вы нуждаетесь в базе данных для обычных или деловых целей, Мастер баз данных поможет вам начать. Как только вы построили базу данных с помощью этого мастера, то можете добавлять ваши собственные данные и делать модификации к созданным им запросам, формам и отчетам, которые уже имеются в созданном «под ключ» приложении.

Чтобы запустить мастера без данных, необходимо в окне создания нового файла базы данных выбрать пункт «На моем компьютере». Перед вами появится окно «Шаблоны», представленное на рисунке. 

Данное диалоговое окно имеет две вкладки «Общие» и «Базы данных». Вкладка «Общие» первоначально содержит опции Пустая база данных; Пустая страница доступа к данным и два пустых шаблона проектов: Проект (существующая база данных) и Проект (новая база данных). Вкладка Базы данных содержит десять шаблонов базы данных для готовых приложений – в диапазоне от списка расходов по статьям до сложной системы управления событиями.

Как только вы выбрали шаблон, т.е. фундамент для вашей базы данных – управление активами, учета членства, управления заказами, или чего-то еще, - Мастер проведет вас через ряд шагов создания базы данных. В течение этого процесса вы имеете возможность в некоторой степени настроить вашу базу данных. Ну а после окончания работы Мастера вы получите значительно больше возможностей для окончательной настройки базы данных.

Для создания новой таблицы в режиме конструктора в окне базы данных следует выбрать объект «Таблица» и соответствующий режим ее создания, после чего появится окно для описания структуры таблицы и других ее характеристик. В этом окне надо последовательно описать все поля создаваемой таблицы: задать имя, выбрать тип данных, задать требуемые свойства.

При выполнении этих действий надо знать, какие ограничения накладывает СУБД на имена полей, таблиц и базы данных; какие ограничения накладываются на поля каждого из типов, какие операции допустимы над полями данного типа и особенности их выполнения.