Понятия и реквизиты следующих документов: актов, протоколов, справок, объяснительных и докладных записок, служебных писем

1 2 3 4 5 6 7

ЛЕКЦИИ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ИЗУЧЕНИЯ

СТУДЕНТОВ ЗАОЧНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ

СПЕЦИАЛЬНОСТИ

ЭКОНОМИКА И БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

(по отраслям)

ДИСЦИПЛИНЫ ОП.04 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Тема: Справочно-информационные документы

План

Понятия и реквизиты следующих документов: актов, протоколов, справок, объяснительных и докладных записок, служебных писем.

Понятия и реквизиты следующих документов: планов и графиков работ, отчетов, служебных телеграмм, факсов, телефонограмм.

Задание для самостоятельной работы:

1 Составление справочно-информационных документов: актов, протоколов, справок, объяснительных и докладных записок, служебные телеграмм, факсов.

2 Подготовить доклад по вопросу: «Стиль деловых писем. Правила оформления деловых писем».

Литература: [9], с.109-115; [11], с.124-131.

СОДЕРЖАНИЕ ЛЕКЦИИ

Акт - это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом или распоряжением). В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (акты проверок, ревизий, обследований).

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа.

Акт имеет унифицированную форму. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А - 4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Реквизиты акта: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись.

Текст акта состоит из двух логически связанных составных частей: вводной (введение) и констатирующей. Текст введения во всех актах формализован: основание для составления акта; лица, составляющие акт; лица, присутствующие при этом.

Во вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствующие при проверке, участвующие в работе, но не являющиеся членами комиссии. Это, как правило, проверяемые, руководители заинтересованных подразделений.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность, методы и характер работы, проделанной составителями акта, ее результаты, установленные факты. Иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются просто констатацией фактов.

Почти все разновидности актов подлежат утверждению:

· Руководителем организации или его заместителями, по приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия.

· Органами коллегиального управления (общим собранием, советом директоров, правлением).

· Вышестоящей организацией.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью. Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Протокол - этот документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он ведется, как правило, во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на:

· полные - содержат кроме обсуждаемых вопросов и решений, краткую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопросов;

· краткие - содержат указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших, принятые решения;

· стенографические - содержат полную запись всего хода заседания.

Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Содержит следующие реквизиты: наименование организации - автора, наименование вида документа (протокол), дата (заседания), регистрационный номер, место (заседания), гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи.

Датой протокола является дата заседания, а не окончательное оформление или подписания документа. Регистрационный номер - это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года. Заголовок протокола содержит вопрос "чего?", указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания), название коллегиального органа в родительном падеже.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня. В основной части фиксируется ход заседания.

Основная часть текста строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня, и пишутся прописными буквами, от границы левого поля, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие.

В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения. При выборе должностных лиц результаты голосования фиксируются по каждой кандидатуре отдельно.

В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления.

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания.

Протоколы заседаний совещательных органов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", сокращенного наименования должности руководителя.

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка.

По содержанию документы этого вида можно разделить на две группы. Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке. Другие объяснительные записки составляются по поводу каких - либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого - либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем.

Докладная записка -документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен. Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний. Внутренняя докладная записка составляется на обычных истых листах, ее подписывает составитель. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланке для писем, подписываются руководителем организации.

Реквизиты: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания; заголовок; адресат; текст; подпись.

Текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию, а вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы.

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в группу документов является пересылка их по почте.

Разработчик делового письма должен построить грамотную стилистическую конструкцию. От стиля и тона письма зависит характер делового диалога между фирмами. Письмо должно быть мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии фирмы.

Для писем установлен специальный бланк - бланк письма.

Реквизиты служебного письма: Государственный герб; герб субъекта; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер юридического лица; индификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет; код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа.

Текст письма служебного состоит из двух логически связанных частей. В первой части (вступление) формируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части (заключение) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, дается гарантии. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа; от первого лица единственного числа.

Размер служебного письма не должен превышать одной машинописной страницы (до пяти страниц при необходимости). Если текст письма не превышает 5 - 7 строк, то можно использовать бланк формата А-5 и не составлять заголовок к тексту.

Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции.

При составлении служебных писем с однотипной информацией используют типовые тексты и тексты - трафареты. При составлении текстов - трафаретов следует учитывать закономерность порядка слов в официально - деловом стиле русского языка: постоянная информация предшествует переменной. Поэтому текст - трафарет не может начинаться с пробела.

Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма - приглашения, информационные письма, письма - сообщения, письма - напоминания, письма - подтверждения, письма - ответы, письма - рекламации и т.д.

План работ -документ, устанавливающий точный перечень намеченных работ (мероприятий), которые должны быть выполнены, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Под общим названием "план" объединится далеко неодинаковая по назначению, тематике, объему и практическим значением информация, начиная от плана проведения одного мероприятия и заканчивая планами работы на неделю, месяц, квартал, полугодие, год и тому подобное.

Чрезвычайно важным для этого документа является рубрикация. То есть, правильное разделение плана на соразмерные части; соблюдения однотипного способа изложения всех пунктов плана; точность и четкость формулировок.

Планы работ разделяют на следующие группы: перспективные (рассчитанные на несколько лет); годовые; полугодовые; квартальные; месячные; недельные; дневные. Планы работ могут иметь как текстовую форму, так и табличную. На практике более удобной считается табличная форма.

Особыми реквизитами, которые обязательно должны быть указаны в плане работ, являются:

- гриф утверждения (планы работ могут быть утверждены непосредственно руководителем учреждения, а могут утверждаться распорядительным документом руководителя учреждения);

- название вида документа с заголовком - указанием периода, на который он составлен, а также названия структурного подразделения или должности и фамилии работника, работа которого планируется.

В плане работ предстоит указывать фамилию исполнителя; срок исполнения. Отметка о выполнении проставляется после выполнения мероприятия, указанного в плане работ.

Служебные планы работ подписываются должностными лицами, отвечающими за их выполнение и утверждаются руководителем учреждения. Индивидуальные планы работ подписываются лицом, которое их составляет, и утверждаются непосредственным руководителем (например план составлен главным специалистом организационного отдела, подпись этого специалиста, утвержден руководителем организационного отдела).

График отпусков составляется на год. Содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование структурного подразделения; дата, индекс, место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования.

Текст начинается сообщением, на какой год составлен график, а дальше идут фамилии, должности сотрудников, запланированные сроки отпусков (месяц, количество дней, за рабочий год, подпись работника).

График подписывается руководителем предприятия или его подразделения и согласовывается с профсоюзным комитетом.

Отчет -это служебный документ, который содержит сообщение о деятельности лица или организации или ее итог, выполнение порученной работы, дела, обобщения сделанного и тому подобное.

К основным реквизитов отчета можно отнести: название учреждения или структурного подразделения - автора отчета; наименование вида документа; дата; грифы утверждения и согласования; текст; подписи и оттиск печати.

Различают статистические, текстовые и смешанные отчеты. Статистические отчеты имеют в своем составе табличные формы, в которых возводят периодические статистические данные, отражающие степень выполнения задач, поручений за какой-то определенный промежуток времени. Отчеты составляются в соответствии с направлениями проведения или выполнения работы ежемесячно, ежеквартально и тому подобное. Они могут быть как периодическими, так и разовыми или постоянными.

Вводная часть содержит следующие основные структурные элементы: титульный лист; список авторов; содержание; перечень условных обозначений, символов, единиц, сокращений и терминов; предисловие.

Основная часть содержит следующие структурные элементы: вступление; суть отчета; выводы; рекомендации; перечень ссылок.

Во введении кратко излагают: оценку современного состояния проблемы, отмечая практически решенные задачи, пробелы знаний, которые существуют в данной области, ведущие фирмы и ведущих ученых и специалистов в данной области; мировые тенденции решения поставленных задач; актуальность данной работы и основание для ее выполнения; цель работы и область применения; взаимосвязь с другими работами.

Суть отчета излагают, разделяя материал на разделы. Разделы могут делиться на пункты или на подразделы и пункты. Пункты, если это необходимо, делятся на подпункты. Каждый пункт и подпункт должен содержать законченную информацию. Отчет должен информировать соответственно ситуации, насколько достигнут результат, какова вероятность того, что будет положительный результат.

Выводы размещают на новой странице. В выводах приводят оценку полученных результатов работы или ее отдельного этапа (негативных), с учетом мировых тенденций решения поставленной задачи. Текст выводов и приложений может делиться на пункты.

Рекомендации размещают после выводов, начиная с новой страницы. В рекомендациях определяют дальнейшие работы, которые считают необходимыми, уделяя основное внимание предложениям по эффективному использованию результатов исследования или разработки.

Приложения размещают после основной части отчета. В приложения могут быть включены: иллюстрации или таблицы, материалы, которые из-за большого объема, специфики изложения или формы представления не могут быть внесешь к основной части, дополнительный перечень источников, на которые не было ссылок в отчете, но которые могут вызвать интерес.

Телеграмма - это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Реквизиты телеграмм: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, текст. Подпись. В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, отправитель телеграммы указывает степень ее срочности.

В телеграммах дается точный адрес. Для ее удешевления и упрощения обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес.

Текст телеграммы должен быть кратким. В нем не излагаются цели, причины, задачи документа, но только способы, напоминания, извещения. Не рекомендуется использовать распространенные предложения. Если знаки препинания необходимы, они обозначаются сокращенно: тчк (точка), зпт (запятая), квч (кавычки), двтч (двоеточие), скб (скобки). Цифры, знаки "+", "-" и другие в тексте рекомендуется писать словами.

Бланк телеграммы делится на две части горизонтальной чертой. Над чертой (в оплачиваемой части) может быть указано: сокращенное наименование должности в реквизите "Подпись"; фамилии без инициалов. Под чертой (в неоплачиваемой части указывают: полное наименование организации, отправляющей телеграмму; ее почтовый адрес; полное наименование должности лица, подписавшего документ; расшифровку его подписи. Над горизонтальной чертой телеграмму печатают прописными буквами.

Под горизонтальной чертой телеграммы оформляют по обычным правилам машинописного оформления документов: прописные и строчные буквы, знаки препинания, межстрочные интервалы, полное наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личная подпись и ее расшифровка, дата подписания, печать организации.

Для передачи оперативной информации используют телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование учреждений адресанта и адреса; реквизит "от кого" и "кому" с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текс и подпись.

Телефонограмма составляется и оформляется на специальном бланке или на чистом листе бумаги в одном экземпляре. Ее текст должен быть кратким (не более 50 слов), лаконичным, четким, без труднопроизносимых слов. В телефонограмме необходимо акцентировать внимание на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению. Она должна быть подписана руководителем предприятия или ответственным исполнителем.

При передаче телефонограммы вначале следует указать название своей фирмы и телефон, вид документа; после передачи текста нужно записать должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего ее, номер телефона, дату, время передачи; указываются все знаки препинания. При приеме телефонограммы необходимо записать название фирмы, автора телефонограммы, дату, время приема.

Закрепление новых знаний, контрольные вопросы:

1 Акт – это документ...? (необходимо продолжить определение)

2 Перечислите реквизиты акта.

3 Какие данные излагаются в констатирующей части акта?

4 Раскройте определение понятия «протокол»?

5 На какие три вида делятся протоколы?

6 Какой датой является дата протокола?

7 Что поясняет объяснительная записка?

8 Кому адресуется и о чем информирует докладная записка?

9 Какие задачи в управлении решают служебные письма?

10 Из каких частей состоит текст служебного письма?

11 На какие группы подразделяются планы работ?