Создание таблиц, форм, запросов и отчетов. Использование конструктора в MS Access

Тема 2.6. РАБОТА С БАЗОЙ ДАННЫХ MICROSOFT ACCESS

План:

1. Интерфейс системы управления базами данных MS Access.

2. Создание таблиц, форм, запросов и отчетов. Использование конструктора в MS Access.

3. Ввод и манипулирование данными в MS Access.

Интерфейс системы управления базами данных MS Access

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД).Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

СУБД MS ACCESS позволяет создавать и использовать объекты семи различных типов: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули. СУБД MS ACCESS предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы. Эти средства можно классифицировать как:

ü    ручные - разработка объектов в режиме конструктора;

ü    автоматизированные — разработка с помощью программ-мастеров:

ü    автоматические - средства ускоренной разработки простейших объектов.

При разработке таблиц и запросов рекомендуется использовать ручные средства -работать в режиме конструктора.

При разработке форм, отчетов и страниц доступа, наоборот, лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами.

После запуска Microsoft Office Access 2007 на экране появится стартовое окно Приступая к работе Microsoft Office Access.В правой части диалогового окна располагается список ранее открывавшихся баз данных. Если Microsoft Access 2007 запущен в первый раз, то в списке появится только элемент Другие. Для создания новой базы данных нужно в списке Новая пустая база данных нажать пиктограмму Новая база данных. На месте списка ранее открывавшихся баз данных появится панель, запрашивающая имя новой базы данных

Новый интерфейс пользователя в Office Access 2007 содержит ряд элементов для работы с приложением. Эти новые элементы были введены для того, чтобы можно было легче овладеть навыками работы с Access и быстрее находить нужные команды. Новый дизайн упрощает доступ к функциональным возможностям, которые раньше можно было не заметить из-за сложной структуры меню и панелей инструментов. Новое окно Приступая к работе с Microsoft Office Access помогает сократить время на знакомство с приложением и обеспечивает быстрый доступ к средствам для начала работы, в числе которых — комплект профессионально разработанных шаблонов.

Самый важный из новых элементов интерфейса получил название ленты. Лента является частью интерфейса пользователя Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent. Лента представляет собой полосу в верхней части окна программы, на которой доступны группы команд. Лента Office Fluent обеспечивает единую среду работы с командами и является основной заменой меню и панелей инструментов. На ленте расположены вкладки, которые содержат команды, объединенные в группы в соответствии с логикой работы. В Office Access 2007 основными вкладками ленты являются вкладки Главная, Создать, Работа с внешними данными и Работа с базами данных. Каждая вкладка содержит группу связанных команд, которые могут открывать другие новые элементы интерфейса, например коллекцию — элемент управления, позволяющий выбирать варианты по внешнему виду.

К основным элементам нового интерфейса пользователя в Office Access 2007 относятся следующие:

Ø Приступая к работе с Microsoft Office Access Область, отображаемая при запуске приложения Access из меню Пуск в Windows или с помощью ярлыка на рабочем столе:

ü   лента Office Fluent Область в верхней части окна программы, в которой можно выбирать команды.

ü   вкладка команд Команды, собранные по определенным логическим связям.

ü   контекстная вкладка команд Вкладка с командами, зависящими от контекста — объекта, с которым работает пользователь, или выполняемой задачи.

ü   коллекция Элемент управления с отображением внешнего вида вариантов выбора, позволяющий заранее представить ожидаемые результаты.

ü   панель быстрого доступа Единственная стандартная панель инструментов, предусмотренная в интерфейсе ленты. Она обеспечивает доступ одним нажатием кнопки к наиболее часто используемым командам, например Сохранить и Отменить.

Ø Область переходов Область в левой части окна, в которой отображаются объекты базы данных. Область переходов заменяет окно базы данных, использовавшееся в более ранних версиях Access;

Ø Вкладки документов Таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы и макросы отображаются в виде документов на вкладках;

Ø Строка состояния Полоса в нижней части окна программы, в которой отображаются сведения о состоянии и располагаются кнопки, позволяющие изменить представление;

Ø Мини-панель инструментов Прозрачный элемент, подключенный к объекту, который появляется над выбранным текстом и позволяет легко отформатировать его.

Создание таблиц, форм, запросов и отчетов. Использование конструктора в MS Access

Свойства полей базы данных

Поля БД не только определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

основные свойства полей таблиц БД:

ü    имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблицы);

ü    тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

ü    размер поля – определяет предельную длину данных (в символах), которые могут размещаться в данном поле;

ü    формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;

ü    подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство имя поля);

ü    обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при заполнении базы.

Типы данных полей таблицы MS Access 2007

ü    текстовый – текст или числа, не требующие проведения расчетов. Максимальная длина – 255 символов. По умолчанию длина текстового поля устанавливается равной максимальной длине;

ü    поле МЕМО – поля этого типа предназначены для хранения больших текстовых данных. Длина поля может достигать 64 Кбайт. Поле не может быть ключевым или индексированным. Поля МЕМО полезны для хранения больших объемов информации. При работе с Office Access 2007 можно задать свойство, при котором приложение MS Access 2007 будет сохранять историю всех изменений поля МЕМО. Историю изменений затем можно просмотреть;

ü    числовой – содержит множество подтипов (размеров). От выбора размера зависит точность вычислений, которая позволяет задавать целый тип для полей, которые используются в ссылках на другие таблицы базы данных;

ü    счетчик – уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся в таблицу при добавлении каждой новой записи;

ü    логический – содержит одно из двух возможных значений: 0 – для представления значений «нет» и -1 (минус 1) – для «да»;

ü    денежный – позволяет выполнять расчеты с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной частях;

ü    дата/время – семь видов форматов для отображения даты и времени;

ü    поле объекта OLE – включает рисунок, фотографию, звукозапись, диаграммы, векторную графику, форматированный текст и т.д.;

ü    гиперссылка – содержит адреса Web-страниц;

ü    вложение – позволяет хранить документы и двоичные файлы любых типов в базе данных без излишнего увеличения ее объема. Чтобы уменьшить общий объем данных, вложения автоматически сжимаются. Этот тип данных используется, например, если нужно вложить в запись документ Microsoft Office Word 2007 или сохранить в базе данных набор цифровых изображений. В одной записи можно хранить несколько вложений.

Объекты базы данных

Таблицы – это основные объекты базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят структуру базы (поля, их типы и свойства). Существует несколько способов создания таблиц в MS Access 2007:

ü создание новой пустой таблицы;

ü создание новой таблицы на основе шаблона таблицы;

ü создание таблицы на основе нового списка на узле SharePoint;

ü создание таблицы с помощью импорта внешних данных;

ü создание таблицы при помощи конструктора.

Запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняются такие операции, как отбор данных, их сортировка и фильтрация. С по­мощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Преимущество запросов заключается в том, что они извлекают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результативную таблицу. В Microsoft Access 2007 существует несколько видов запросов:

ü запросы к серверу, которые используются для выборки данных с сервера;

ü запросы на автоподстановку, автоматически заполняющие поля для новой записи;

ü запросы на выборку, выполняющие выборку данных из таблиц;

ü запросы на изменение, которые дают возможность модифицировать данные в таблицах;

ü    запросы на создание таблицы, организующие новую таблицу на основе данных одной или нескольких таблиц;

ü    запросы с параметром, позволяющие определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

По умолчанию формируется запрос на выборку. Тип запроса может быть преобразован в любой другой с помощью кнопки Тип запроса: обновление группы взаимосвязанных элементов управления Тип запроса вкладки Конструктор.

Формы – это средства для ввода данных. Cмысл их в том, чтобы предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые можно заполнять. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее).

Создать форму можно с помощью группы взаимосвязанных элементов управления Формы вкладки Создание:

ü разделенная форма;

ü мастера;

ü несколько элементов;

ü пустая форма;

ü конструктор;

ü в виде сводной таблицы;

ü в виде сводной диаграммы.

Отчеты – по своим свойствам и структуре во многом похожи на формы, но предназначены только для ввода данных на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группировки вводимых данных и для вывода специальных элементов оформления (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация и т.п.).

MS Access 2007 предлагает несколько способов создания отчетов:

ü    отчет – самый быстрый способ его создания, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без уточнения дополнительной информации. в отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса;

ü    мастер отчетов – создает отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы;

ü    конструктор – разработка структуры отчета, изменение внешнего вида отчета, добавление и удаление элементов отчета.

Страницы – это специальные объекты баз данных, выполненные в коде HTML, размещаемом на Web-странице и передаваемые клиенту вместе с ней. Страницы доступа к данным осуществляет интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенных на сервере.