Ввод и манипулирование данными в MS Access

Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы – запись. Структура записи определяется составом входящих в неё полей. Совокупность полей записи соответствует логически связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области.

Типовыми функциями СУБД по манипулированию данными являются: выборка, добавление, удаление, изменение данных.

ü    выборка данных – выборка записей из взаимосвязанных таблиц в соответствии с заданными условиями;

ü    добавление и удаление данных – добавление новых записей в таблице и удаление существующих;

ü    изменение данных – модификация значений данных в полях существующих записей.

1)Выборка данных.

ü    поиск и замена записей- простейшее средство поиска значе­ний, содержащихся в одном из полей, заложено в команде Найти. Основным достоинством этого средства является присутствие его в большинстве приложений, работающих под Windows. Для поиска записей необходимо, чтобы были открыты база данных и таб­лица, в которых ищется требуемая запись;

ü    сортировка данных. Данные в таблицы вводятся в произвольном порядке по мере их поступ­ления. Просмотр таких данных затруднён. Для приведения данных в опреде­лённый порядок в базах данных используется понятие сортировки, то есть упо­рядочивание данных по возрастанию или убыванию. Записи можно сортировать в любом поле двумя способами:

а) нажать соответствующую кнопку на Ленте на вкладке Главная в группе «Сортировка и фильтр»;

б) правой кнопкой мыши щёлкнуть по заголовку поля, которое надо ис­пользовать как основу для сортировки, и из появившегося контекстного меню выбрать опцию Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А.

ü    использование фильтров. Фильтр - набор условий, применяемых для отбора подмножества данных или для сортировки данных. Условия определяют, какие значения поля требу­ется отобразить. После применения фильтра в представление включаются толь­ко те записи, которые содержат указанные значения. Остальные записи будут скрыты до тех пор, пока фильтр не будет удален.

Access поддерживает следующие типы фильтров:

  а) обычный фильтр;

  б) фильтр по выделенному фрагменту;

  г) расширенный фильтр.

  Фильтр по выделенному фрагменту. Если в данный момент выделено значение, которое предполагается ис­пользовать в качестве основы для фильтрации, можно быстро отфильтровать

  Обычный фильтр. Некоторые часто применяемые фильтры доступны в виде команд контек­стных меню; тем самым нет необходимости тратить время на создание пра­вильных условий фильтра. Для доступа к этим командам необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши поле, к которому нужно применить фильтр. Обычные фильтры предлагаются для всех типов полей, за исключением полей объектов OLE и полей, в которых отображаются вычисленные значения.

  Расширенный фильтр. Иногда может потребоваться применить фильтр, отсутствующий в списке обычных фильтров, для этого используется команда Расширенный фильтр. На вкладке Главная в группе «Сортировка и фильтрация».

ü    выбор данных из таблицы с помощью запросов.

2)Добавление и удаление данных. В Access данные можно просматривать непосредственно в таблицах. Одна­ко это не всегда удобно, поскольку иногда невозможно вывести на экран все поля одной записи одновременно. Для облегчения работы пользователей слу­жат формы.

  Форма - объект базы дарных Access, в который добавляются элементы управления, реагирующие на действия пользователей или служащие для ввода, отображения и изменения данных в полях. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помо­щью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные

Общие рекомендации по созданию формы. Процесс по созданию формы может включать в себя все или часть из при­веденных ниже процедур:

ü размещение текста;

ü размещение полей;

ü создание управляющих кнопок;

ü размещение линий, прямоугольников и рисунков;

ü установка цвета объектов формы;

ü перемещение объектов формы.

Тщательно разработанная форма, используемая пользователем при вводе, редактировании или просмотре данных, позволяет предотвратить возникнове­ние большого количества ошибок.

Специальные средства, используемые для ввода данных. Access предоставляет в распоряжение пользователей ряд специальных средств, предназначенных для упрощения процедуры ввода данных с помощью форм. К ним относятся поля со списком, списки, переключатели и флажки. Ос­новное назначение этих объектов заключается в том, чтобы ускорить ввод ин­формации в таблицу и сделать его менее рутинным. Для удаления данных используются обычные средства Windows.