Права на доступ к задаче

• «Просмот р» Сотрудник может просматривать задачу и все созданные по ней подзадачи, задания и уведомления, выдавать права на их просмотр

• «Изменение» - просматривать задачу и все подзадачи по ней, задания и уведомления, выдавать права на их просмотр и изменение, а также прекращать и рестартовать задачу

• «Полный доступ» - все действия с задачей и подзадачами, заданиями и уведомлениями, выдача прав доступа на просмотр, изменение задачи и полные права другим пользователям. Автор задачи (инициатор) есть полные права доступа к своей задаче.

• «Доступ запрещен» - указанному сотруднику недоступны задача и все созданные по ней подзадачи, задания и уведомления. Права доступа не передаются по замещению. Например, если у замещающего есть права на изменение задачи, а для отсутствующего сотрудника настроены права «Доступ запрещен», то у замещающего останутся более обширные права на изменение задачи. Если для сотрудника с полными правами на задачу настроены права «Доступ запрещен», то ему будет недоступна работа с задачей и созданным по ней подзадачам. Исключением являются сотрудники, которые входят в роли «Администраторы» и «Аудиторы» - они все равно будут иметь доступ, независимо от назначенных автором прав доступа к задаче.

Права на задачу должны даваться всем пользователям (группам пользователей), которые могут принимать участие в ее выполнении; права к задаче рекомендуется давать и исполнителю, и его подчиненным, которым он может поручить свою роль в выполнении задачи и ее последующих подзадач. При подключении к выполнению задачи новых исполнителей, не имевших доступа к задаче, инициатору задачи необходимо изменить права доступа и к главной задаче. В случае командировки болезни админом или руководителем может быть назначен замещающий сотрудника другой сотрудник – в таком случае замещающий автоматически получает те же права на документы, что и замещаемые ими сотрудники (даже если это явно не указано в правах доступа к документу).

Если требуется в рамках задачи создать конфиденциальную часть, то следует оформить отдельную задачу с ограниченными правами доступа отправить ее на выполнение, указав в качестве вложения исходную задачу.

Права доступа на задачу выдаются автором задачи или подзадачи для других людей (в т.ч. исполнителей) следующими способами:

• автоматически при отправке задачи. В этом случае участники, чьи роли закреплены в маршруте на согласование типового документа, получают необходимые права на задачу и все созданные по ней подзадачи, задания и уведомления.

• вручную автором задачи в карточке задачи на закладке «Доступ», если необходимо выдать права сотрудникам, которые не являются участниками задачи. Для ручной настройки прав:

1. В карточке задачи перейдите на закладку «Доступ».

2. Нажмите на бледную кнопку Добавить строку.

3. В новой строке в поле *Группы и пользователи введите часть имени или должности сотрудника, или роли, или подразделения, или организации – предлагается список подходящих - выберите нужного исполнителя из списка или введите несколько букв его имени или роли и проч.

4. В поле * Тип прав установите тип прав на задачу. По умолчанию назначается тип прав «Просмотр».

5. Сохраните карточку

На закладке «История» можно будет потом видеть все действия по задаче, заданиям и уведомлениям по ней (в т.ч. действия, автоматически производимые системой).

Также надо задать права исполнителей на просмотр или добавление вложений. Варианты прав:

• Просмотр. Назначить права на просмотр.

• Изменение. Назначить права на изменение.

• Полные. Назначить полные права.

• Не назначать. Не назначать участникам задачи права на вложения.

• Отменить. Отменить отправку задания.

Если у участников задачи вы не задали права на вложения, при старте задачи появится сообщение. Выберите действие:

Если надо будет позже приложить к задаче дополнительные документы, например, внешний файл, то надо кнопкой + создать новый документ (типа «Простой документ») из готового файла (того, который требуется прикрепить к карточке задания), а затем, зайдя в карточку нужного задания, прикрепить в области-вкладке Вложения (справа на карточке задания) этот документ к заданию:

5. В конце надо отправить задачу исполнителям, - нажав кнопку О тправить. У всех пользователей имеющий право на вложения будет право на опеределенное действие со всеми вложениями без разбору, поэтому конфиженциальные вложения лучше отсылать определенному исполнителю подзадачей.

Создание подзадач

Можно создавать подзадачи к задачам, заданиям и уведомлениям. К подзадачам и к их заданиям в свою очередь можно создавать еще подзадачи и т.д.

Примеры подзадач:

· задание поступает начальнику, он создает подзадачу своему подчиненному.

· Требуется задать уточняющий вопрос инициатору (если вопрос мелкий, то лучше - устно);

· нужно отправить на согласование инициатору задания проект документа, который создается по его заданию;

· наблюдатель в рамках задачи вносит уточняющие уведомления или задания;

· и т.п.

При создании подзадачи ее тема будет как у ведущей задачи, и можно дописывать в конец темы пояснения. Так можно будет проще видеть подзадачи одной задачи. Главная задача должна быть принята только после выполнения всех подзадач.

Подзадачи создают, если нужно:

• переслать задание другим исполнителям;

• включить нового сотрудника в работы по текущей задаче;

• отправить напоминание кому-то из исполнителей.

• если для выполнения задания приходится привлекать других сотрудников или дополнительные процедуры,

• для организации сложных маршрутов движения документов, не закрепленных в системе.

При работе с подзадачами возможны:

• настройка маршрута задачи

• просмотр истории

• прекращение и рестарт задач

• приемка работ

•

Чтобы создать подзадачу:

1. Откройте карточку задачи, задания или уведомления и на панели действий нажмите на кнопку Создать подзадачу (тема подзадачи будет сформирована автоматически из темы задачи с добавлением впереди знака >>):

2. Заполните карточку и отправьте подзадачу на выполнение.

Текст подзадачи и всех ее заданий будет доступен для просмотра в области переписки. Ссылка на подзадачу будет помещена в папку «Исходящие».

Прекращение и рестарт задач:

Инициатор задачи может прекратить незавершенную задачу - карточка задачи станет недоступна для изменения. Например, если нужно изменить список участников или срок выполнения, можно временно прекратить, отредактиовать, а потом рестартовать задачу.

• Чтобы на время прекратить задачу, откройте ее карточку и на панели действий нажмите на кнопку Прекратить:

• Прекращенную задачу можно отправить снова на выполнение (рестартовать задачу – в карточке задачи на панели действий нажмите на кнопку Рестартовать).

Задания

Задания создаются после того, как инициатор отправит задачу исполнителям. В задании содержатся описание работ и вложенные документы, срок выполнения работы, а после выполнения работ по заданию исполнитель указывает результат выполненного задания в той же карточке задания.

Задания и уведомления, которые пришли вам, находятся в папке «Входящие» и автоматически распределяются по папкам с потоками заданий. Справа от папки «Входящие» и папок потоков отображается количество непрочитанных заданий.

У каждого сотрудника отображаются свои папки потоков входящих заданий, в зависимости от роли:

По умолчанию в папке «Входящие» не отображаются задания, которые попадают в папки потоков. Для этого на панели настройки внешнего вида списка (открывается при нажатии на кнопку Настройка вида) установлен флажок Скрыть задания потоков. - Снимите флажок, если хотите, чтобы задания из папок потоков отображались в папке «Входящие».

Чтобы изменить параметры отображения содержимого папки «Входящие» и папок потоков, воспользуйтесь панелью фильтрации (знак «воронки»). Например, список всех заданий за последний месяц и не попали в папки потоков, установите переключатели на панели фильтрации следующим образом: