Как провести кадровый аудит самостоятельно: 5 шагов

Шаг 1. Издайте приказ о проведении проверки. Документ составляется в произвольной форме, унифицированного бланка нет. В распорядительной части приказа напишите, с какой целью проводится аудит, кому поручена проверка документов и каковы ее сроки. Ответственным может быть как один, так и несколько сотрудников.

Шаг 2. Проверьте наличие обязательных кадровых документов. Отсутствие даже одного договора, положения или соглашения из обязательного списка грозит работодателю крупным штрафом. Поэтому начните с составления перечня необходимой документации, а затем пройдитесь по списку и сопоставьте его с документами, имеющимися в распоряжении кадровой службы.

Условно все обязательные документы можно поделить на две группы:

o Безусловно обязательные — должны быть в каждой организации независимо от ее режима работы, сферы деятельности и организационно-правовой формы. Сюда относятся некоторые локальные нормативные акты и другие документы, необходимость которых закреплена трудовым законодательством (закон-основание смотрите в таблице ниже ↓). К этой же категории относятся приказы работодателя по основной деятельности и по личному составу. Что касается локальных нормативных актов, то от обязанности их разрабатывать освобождены только микропредприятия, использующие типовую форму трудового договора.

o Обязательные при определенных условиях. Во эту группу включены документы, без которых не обойтись при определенных условиях. Например, если персонал предприятия работает в сменном режиме, график сменности обязателен, а при фиксированной пятидневной рабочей неделе в нем нет потребности. Аналогичный статус имеют положения о премировании, аттестации и неразглашении коммерческой тайны, перечни материально ответственных сотрудников и должностей с ненормированным рабочим днем, договоры о полной материальной ответственности, коллективный договор и т.д.

o  Должностные инструкции, хоть и не относятся к числу безусловно обязательных документов, часто запрашиваются при проверке инспекторами ГИТ и имеют важное значение в кадровой работе. Поэтому комплект должностных инструкций для всех должностей, включенных в штатное расписание, лучше все-таки разработать и распечатать в нескольких экземплярах: для работодателя, для работника и для хранения на рабочем месте.

Шаг 3. Проведите экспертизу имеющихся документов. После сверки проанализируйте содержание документов, хранящихся в кадровой службе, и правильность их оформления. Убедитесь, что локальные акты, договоры и соглашения не ухудшают положение работников по сравнению с трудовым законодательством. Проверьте актуальность штатного расписания и графика отпусков, посмотрите, стоят ли подписи сотрудников под документами, с которыми их должны были ознакомить.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек и трудовых книжек персонала, если данные устарели — обновите их. Трудовые книжки, полученные от работников, следует регистрировать, а новые бланки или вкладыши — заводить по письменному заявлению работника. Все регистрационные журналы, ведущиеся кадровой службой, должны быть прошиты и пронумерованы, а книги по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек и вкладышей в них — опломбированы или скреплены сургучной печатью. Бланки строгой отчетности, к которым относятся как заполненные, так и еще не использованные трудовые книжки, должны храниться в местах с ограниченным доступом, например, в сейфе или запирающемся шкафу.

Просмотрите распорядительные документы. Приказы по личному составу должны храниться отдельно от приказов по основной деятельности. Если работодатель вместо унифицированных форм использует собственные бланки, вводить их в действие следует отдельным приказом.

Шаг 4. Составьте письменный отчет о результатах экспертизы. Перечислите все выявленные ошибки и проблемы, сделайте выводы о существующих рисках и состоянии кадрового учета в целом. Разработайте перечень рекомендаций по устранению этих рисков. Для удобства результаты экспертизы можно разбить на два блока. В первом опишите итоги аудита обязательной документации. Во втором — итог проверки документов по каждому сотруднику отдельно. Например, ознакомлен ли он с локальными нормативными актами и приказами, в порядке ли трудовой договор, правильно ли оформлены записи в трудовой книжке и личная карточка, и т.д.

Шаг 5. Разработайте и утвердите недостающие документы. Издайте отдельный приказ: назначьте ответственных должностных лиц, установите четкие сроки разработки. Так будет проще контролировать процесс.

К сожалению, даже на преуспевающих предприятиях аудит кадровых документов часто выявляет досадные ошибки. Самый распространенный недочет, за который многие работодатели уже поплатились штрафами — небрежная политика в отношении персональных данных и отсутствие письменного согласия на их обработку.

Методика и разновидности кадровых аудитов Эффективность кадрового аудита зависит от выбранного типа. Сегодня известны следующие: Внутренний – применим для маленьких коммерческих организаций, где документооборот невелик. Экспертную оценку можно поручить сотрудника, хорошо знающий законодательное регулирование в оформлении бумаг. Внешний – приглашается посторонний специалист. Он проверяет все вышеназванные пункты на соответствие стандартам, формирует отчет о проделанной работе. Там указывается перечень проблемных зон, рекомендации по устранению. Полный – затрагивает всю сферу деятельности отдела кадров, бизнес-процессов. Выборочный – формирует общую картину функционального состояния рассматриваемой структуры, выявляет типичные ошибки.

 Перечень основной и дополнительной учебной литературы, необходимой для освоения дисциплины

Основная литература

1. Дейнека А. В. Управление персоналом организации [Электронный ресурс]: учебник/ А.В. Дейнека. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2017. - 288 с. - Режим доступа: http://biblioclub.ru/index.php?page=book_red&id=454057&sr=1

2. Дейнека, А.В. Управление человеческими ресурсами / А.В. Дейнека, В.А. Беспалько. – Москва: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2018. – 389 с.: ил. – (Учебные издания для бакалавров). – Режим доступа: по подписке. – URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=49606

3. Концепции управления человеческими ресурсами / С.А. Шапиро, Е.К. Самраилова, О.В. Баландина, А.Б. Вешкурова. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2015. – 343 с.: ил., табл. – Режим доступа: по подписке. – URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=272156

4. Шапиро, С.А. Управление персоналом: курс лекций, практикум: учебно-методическое пособие / С.А. Шапиро. - М.; Берлин: Директ-Медиа, 2015. - 288 с.: ил., схем., табл. - Библиогр. в кн. - ISBN 978-5-4475-3674-9; То же [Электронный ресурс]. - URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=272164

5. Управление персоналом: учебник для вузов / Е.А. Аксенова, Т.Ю. Базаров, Б.Л. Еремин и др.; под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Юнити-Дана, 2015. - 561 с. - ISBN 5-238-00290-4; То же [Электронный ресурс]. - URL: //biblioclub.ru/index.php?page=book&id=118464

 Дополнительная литература                    

1. Веснин, В. Р. Управление человеческими ресурсами. Теория и практика [Текст]: учебник / В. Р. Веснин. - М.: Проспект, 2014. - 688 с. - ISBN 978-5-392-11505-1: 416-00.

2.   Кибанов, А. Я. Экономика управления персоналом [Текст]: учебник для вузов / А. Я. Кибанов, Е. А. Митрофанова, И. А. Эсаулова; под ред А. Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2016. - 427 с. - (Высшее образование: Бакалавриат). - ISBN 978-5-16-006018-7: 836-15.

3.   Красина, Ф.А. Управление человеческими ресурсами / Ф.А. Красина; Министерство образования и науки Российской Федерации, Томский Государственный Университет Систем Управления и Радиоэлектроники (ТУСУР). – Томск: Эль Контент, 2013. – 158 с.: ил. – Режим доступа: по подписке. – URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=480534

4.   Патласов, О.Ю. Маркетинг персонала [Электронный ресурс / О.Ю. Патласов. – Москва: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2016. – 384 с.: табл., граф., схем., ил. – (Учебные издания для бакалавров). – Режим доступа: по подписке. – URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=45288

5.  Рогожин, М.Ю. Управление персоналом: практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - М.; Берлин: Директ-Медиа, 2014. - 309 с.: ил. - Библиогр. в кн. - ISBN 978-5-4458-6559-9; То же [Электронный ресурс]. - URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=253718

6.    Халиулина, В.В. Управление человеческими ресурсами / В.В. Халиулина; Министерство образования и науки РФ, Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Кемеровский государственный университет». – Кемерово: Кемеровский государственный университет, 2013. – 180 с.: ил., табл. – Режим доступа: по подписке. – URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=278891

7.  Шапиро С. А.Теоретические основы управления персоналом [Электронный ресурс]: учебное пособие/ С.А. Шапиро, Е.К. Самраилова, Н.Л. Хусаинова. - М.: Директ-Медиа, 2015. - 322 с. - Режим доступа: http://biblioclub.ru/index.php?page=book_red&id=272161&sr=1