Избыточность персонала как риск для компании – выявляем и минимизируем

Если специалист СЭБ обнаружит вышеперечисленные признаки, то вопрос лишнего персонала для компании актуален и требует оперативной проработки. Для экспресс-тестирования специалистам СЭБ предлагаем воспользоваться чек-листом.

1. Расчет забюрократизированности компании.

Рассмотрим такую формальность как согласование/визирование документов. На это тратят большое количество рабочего времени, а потери компенсируют дополнительными сотрудниками. Излишний персонал по причине забюрократизированности определяют в следующем порядке:

- берут за основу несколько простых документов, которые часто встречаются в документообороте всех подразделений. Это договора (на канцтовары, на разовую закупку мебели), заявки на оплату (на мелкие суммы), акты на списание малоценных активов, авансовые отчеты. Назовем их «бегунки»;

- определяют количество должностных лиц, которые визируют «бегунок». Выясняют, кто из подписантов документ не читает, визирует «для порядка», ничего контролируют, ни за что не отвечает;

- фиксируют время на полное оформление выбранных простых документов (упрощенно принимают, что действующие затраты рабочего времени на согласования сложных документов оправданы и оптимальны);

- подсчитывают количество «бегунков» в год и, соответственно, затраты времени на простые документы (Таблица 1);

- устраняют излишние административно-контрольные функции, убирают лишних подписантов, вырабатывают оперативность.

Например, согласование договора на канцтовары заняло у специалиста СЭБ два дня: в первый день – 1 ч., во второй - 1,5 часа, итого 2,5 часа. Аналогичных простых договоров за прошлый год заключили 53шт. Убрав лишние звенья сокращают затраты времени до 0,5ч. Годовые потери на согласование простых договоров составляли (2,5 – 0,5) х 53 = 106ч.

В Таблице 1 подсчитаны потери рабочего времени по четырем видам документов. Первоначально они составляли 8682,5ч., после регулировки процедур службой безопасности – 2876,5ч., годовая экономия – 5806ч., что эквивалентно 3 (трем) сотрудникам. Если принять, что фонд оплаты труда трех человек (с налогами) составляет 35тыс.руб., то служба безопасности пресекла потери в сумме 35 х 3 х 12 = 1260тыс.руб. в год. Обратите внимание, что избыточность 3 сотрудника - это количество исполнителей, то есть сотрудники с обходными бегунками. Одновременно, ввиду уменьшения количества контролируемых документов, должно уменьшиться число контролеров (подписантов).

Безусловно, от согласования как контрольной меры отказываться нельзя, но важно оптимизировать процесс.

Сложность бизнес-процесса должна быть соразмерна минимизируемым рискам. К сожалению, в рабочей обстановке приходилось наблюдать, как формальный договор на сумму в 2 тыс.руб., согласовывали так же «усердно», как договор на 20 млн.руб.

Продемонстрируем пример выявления избыточного персонала на складе.

На складе крупной компании комплектуют и отгружают клиентам заказы трех уровней сложности. Исходя из статистики продаж, размера и номенклатуры «среднего чека» сформировали план продаж (для склада – это объем работ) на следующий год. Необходимо проверить достаточность/избыточность персонала склада: комплектовщик, кладовщик, ревизор, грузчик. Численность и профессиональный состав персонала должны обеспечивать такую скорость обработки заказов, которая позволит исключить длительное ожидание заказа клиентами.

Расчет избыточной численности персонала склада приведен в Таблице 2. Специалистом СЭБ были предварительно выверены нормативы затрат времени на один заказ по уровням сложности – графы 4, 6, 8. Исходя из плана по комплектованию заказов, рассчитаны затраты времени на все заказы – графа 10. Суммарная трудоемкость составляет - 22 747ч. Трудоемкость по видам работ делят на продуктивный фонд рабочего времени одного сотрудника 1773ч. в год.

Получили расчетную численность комплектовщиков (строка 1, столбец 11) 10140: 1773 = 5,7 чел. Округляем до целых – 6 чел. Если при расчете получают дробные значения, то сотруднику поручают дополнительную работу - контролировать остатки, участвовать в приемке товара, выполнять функции кладовщика.

Расчетную численность с учетом округлений (графа 12) сравнивают с фактической численностью работников склада (графа 13). При разнице между двумя графами получают избыток или недостаток персонала (Рис. 3). Так расчетное число комплектовщиков 6, фактическое – 10, избыток персонала 4 чел. По должностям кладовщик и ревизор расчетная и фактическая численность совпали. По грузчикам также избыток – 3 чел.

Итого по результатам расчета избыточная численность персонала склада составила 7 чел. При среднемесячной зарплате 23 тыс. руб., прямые потери компании только по складу составят: 23 х 7 х 12 = 1932 тыс.руб. – значительная сумма.

На описанный алгоритм расчетов в реальной практике накладываются конкретного рода ограничения - финансовые, недостаток оборудования, кратность смен.

Задача СЭБ - выработать компромиссный вариант, который устроит руководство компании.