Таким образом, процесс постановки целей охватывает три фазы: нахождение цели – Что я хочу?; ситуационный анализ – Что я могу?; формулировка целей – К чему я конкретно приступаю?

  охватывать планом лишь 60% рабочего дня, оставляя 20% на решение непредвиденных проблем и 20% - на творческую деятельность, в т.ч. на повышение квалификации;

 документировать расход времени;

 всегда доводить до конца начатое дело;

 планировать только такой объем задач, с которым можно реально справиться;

 обеспечивать гибкость планов;

 устанавливать точные сроки и временные нормы для выполнения дел;

 пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел;

 следить, чтобы на непродуктивную деятельность уходило как можно меньше времени;

 согласовывать свои планы с коллегами.

В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

 долгосрочный (3-5 или более лет);

 среднесрочный (1-3 года);

 текущий (1 день – 3 месяца – квартальные, месячные, декадные, недельные, дневные планы).

Таким образом, планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные, чтобы различные действия можно было распределить во времени. Все планы должны составляться в письменном виде, так как планы, которые держат в голове, легко отвергаются, а письменные планы имеют психологический эффект самомотивации к работе.

 Ш  Реализация менеджером разработанных планов – определение приоритетов в выполнении дел. Это связано с тем, что различные дела существенно отличаются по значимости. Удачливые менеджеры отличаются тем, что, успевая решать во время рабочего дня множество важных вопросов, в течение определенного времени бывают заняты выполнением одной-единственной задачи.

Необходимо устанавливать приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, в соответствии с их очередностью, что позволяет:

 сосредоточить внимание на выполнении только одной задачи;

 более целеустремленно приступать к делу и соблюдать установленные сроки;

 исключать дела, которые могут быть выполнены другими;

 избегать конфликтов и стрессовых перегрузок.

Не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам в соответствии с их важностью: сначала – немногие "жизненно важные", потом – многочисленные "второстепенные"   (принцип итальянского экономиста Парето 1848-1923). В соответствии с принципом Парето все дела можно разделить на три группы:

 важнейшие дела (категории А) составляют около 15% от общего числа дел, а их значимость составляет около 65%;

 менее важные дела (категории Б) – около 20% от их общего числа, их значимость составляет 20%;

 несущественные дела (категории В) – 65% от их общего числа, но их значимость – лишь около 15% общей значимости дел.

Время, необходимое для выполнения действительно важных дел, тратится на срочные, но менее важные дела. Часто возникают ситуации, когда руководителю надо быстро принять решение, какому делу отдать предпочтение. Согласно правилу Д.Эйзенхауэра, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

В зависимости от срочности и важности различаются:

  срочные-важные дела. З а них следует приниматься немедленно и самому выполнять;

  срочные-менее важные дела. Если же они являются не столь важными, то должны быть делегированы, поскольку для их выполнения не требуется каких-либо особых профессиональных качеств.

Важной функцией менеджера является делегирование полномочий,  т.е. поручение подчиненным решать задачи или выполнять дела из сферы своей деятельности. Делегирование полномочий осуществляется на длительный срок или ограничивается разовыми поручениями (разовое делегирование).

У руководителя высвобождается время для выполнения руководящих функций (задач категории А), а сотрудникам предоставляется возможность раскрыть свои способности (мотивация), поэтому делегирование выгодно и для руководителя и для подчиненного.

 IV Важное значение для результативности управленческой деятельности имеет организация трудового процесса менеджера. Это требует деления рабочего дня на 3 части: