Носії економічної інформації і використання їх у науково-дослідному процесі

 

Носії економічної інформації, які використовуються у науково-дослідному процесі, виконують подвійну роль. По-перше, містять певні дані, що характеризують економічні процеси, які досліджуються, і, по-друге, - є доказами того, що такі процеси дійсно відбулися за участю службових осіб, які дали дозвіл виконувати їх, а також конкретних матеріально відповідальних осіб, що виконали ці операції. Оскільки висновки ґрунтуються на результатах дослідження передусім фактографічної інформації, оформленої згідно з нормативними актами про документи і документооборот у бухгалтерському обліку, то первинні документи є важливим носієм економічної інформації, який використовується у науково-дослідному процесі.

Господарську діяльність відображають у бухгалтерському обліку суцільним і безперервним документуванням виробничих і фінансово-господарських операцій. Систематизують і відображують господарські операції на рахунках бухгалтерського обліку відповідно до плану рахунків бухгалтерського обліку виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємств та інструкцією до його застосування.

Первинні документи є виправдувальними у частині достовірності, повноти і відповідальності за господарські операції, відображені у системі бухгалтерського обліку і звітності. Складають первинні документи у момент виконання господарських операцій.

У процесі дослідження перевіряють, ким і коли затверджені форми первинних документів, чи дотримується порядок складання їх і заповнення всіх встановлених реквізитів. Загальними вимогами для проектування первинних документів є: внесення в документи реквізитів, які характеризують об'єкт обліку, і необхідних для управління, контролю і аудиту фінансово-господарської діяльності; послідовність розміщення інформації, яка полегшує запам'ятовування, читання, обробку і контроль даних, записаних у первинних документах; правильне визначення реквізитів документа, що дають змогу фіксувати дані в рядках і графах; забезпечення необхідних підписів, які характеризують достовірність відображених даних і контроль за господарськими операціями, а також відповідальність за раціональне використання цінностей та збереження їх.

Залежно від характеру документування господарських операцій і цінностей первинні документи поділяють на оформлення операцій з коштами, матеріальними цінностями і розрахунками.

За призначенням розрізняють розпорядчі, виправдувальні, розпорядчо-виправдувальні первинні документи і документи бухгалтерського оформлення,

Розпорядчі - документи розпорядчого характеру на виконання господарських операцій (банківські чеки, вимоги на відпуск матеріалів, видаткові касові ордери та ін.).

Виправдувальні - засвідчують факт виконання господарських операцій (товарно-транспортні накладні, приймальні акти на надходження матеріалів, прибуткові ордери). Незалежно від способу виготовлення ці документи повинні відображати найменування і зміст операції, підставу для проведення її, підписи осіб, відповідальних за достовірність наведених у них даних.

Розпорядчо-виправдувальні - документи, які одночасно є розпорядчими і виправдувальними для господарських операцій (лімітно-забірна карта на відпуск матеріалів, подорожній листок автомобіля).

Документами бухгалтерського оформлення вважають такі, які складають працівники бухгалтерії на основі розпорядчих і виправдувальних або розпорядчо-виправдувальних первинних документів. До них належать регістри, накопичувальні відомості, машинограми, картки тощо. Це переважно зведені документи, які об'єднують однорідні господарські операції за економічними ознаками і методикою відображення їх на рахунках бухгалтерського обліку (журнал-ордер з обліку матеріальних цінностей, машинограма обліку витрат на виробництво продукції та ін.). Називаються вони регістрами бухгалтерського обліку. Відмінність їх від первинних документів полягає в тому, що вони не можуть прийматися при дослідженнях як доказ про достовірність виконаної господарської операції, правильність її кількісних і якісних вимірників, закріплення матеріальної відповідальності за одержані і відпущені цінності з нормативними актами, що регулюють ці операції.

Регістри бухгалтерського обліку є носіями зведеної інформації, яку приймають під час досліджень як початкову для подальшої деталізації матеріальної та іншої відповідальності, визначення резервів зниження витрато - і матеріалоємності виробництва, розміру збитків і невиправданих втрат тощо.

Функціонування автоматизованих систем обробки інформації (АСОІ) у різних галузях економіки зумовлює використання в науково-дослідному процесі технічних носіїв економічної інформації, які замінили документи при безпаперовій обробці інформації про виробничу і фінансово-господарську діяльність підприємств.

Розвиток машинних носіїв економічної інформації подано на табл. 7.4.

 

Дискретні	Безперервні
Перфокарти – документи	Карти написані магнітним чорнилом
Перфожетони	Магнітні стрічки
Перфокарти – макетовані	Магнітні диски
Перфокарти – обчислювальні	Магнітні барабани
Перфокарти з позначенням	Голографія
Карти щільові	Лазерні носії
Дуаль карти	Магнітні карти
Відео термінали	Перфострічки
Макетовані дуаль - карти
Карти з крайовою перфорацією

 

Машинні носії інформації поділяють на дискретні (перервні) і неперервні.

Дискретні - це перфокарти і перфожетони різного призначення. Вони є дублікатами документів, переданих системою перфорації. Перфокарти застосовувалися одночасно як первинні документи і машинні носії інформації при контролі і аудиті економічних процесів, які відбувалися на підприємстві, пов'язані з використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, виробництвом продукції, робіт і послуг тощо. Будучи одночасно первинним документом і машинним носієм інформації, вони підвищували достовірність результатів дослідження і прискорювали його із застосуванням обчислювальної техніки.

Машинні перфокарти - носії інформації багаторазового використання в процесі обробки на ЕОМ. В економічних дослідженнях в умовах АСО1 вони використовувалися як носії таких норм витрат: праці - часу, чисельності, обслуговування; засобів праці - спрацювання устаткування, будинків і споруд; предметів праці - сировини, основних матеріалів і напівфабрикатів, допоміжних матеріалів, паливно-енергетичних ресурсів.

Машинні перфокарти були зручні для поновлення норм у зв'язку з впровадженням у виробництво більш прогресивної технології, машин, устаткування, випуском нових видів продукції, зниженням матеріалоємності виробів тощо. Вони сприяли підвищенню рівня автоматизації і достовірності обробки первинної інформації із застосуванням обчислювальної техніки.

Перфокарти з крайовою перфорацією і щільові використовувалися для обробки невеликих обсягів інформації із застосуванням простих способів механізації сортування: селекторів, пошукових вібраційних машин, голки та ін. Перфокарти виготовляють на спеціальному верстаті пробиванням отворів на всіх краях карти в один або два рядки. Кожна пробивка позначає конкретний показник досліджуваного об'єкта, наприклад, при вивченні особового складу працівників підприємства. Карта є одночасно і первинним документом, в зв'язку з чим немає потреби в процесі дослідження переносити показники у інші відомості, таблиці, які складають у процесі дослідження.

Показники дослідного об'єкта разом з іншими ознаками характеристики розташовують у внутрішній частині картки. Для групувальних ознак, зазначених у карті, складають схеми перфорації, тобто зазначають, скільки відводиться отворів (пробивок) для кожного показника.

Перфожетони мають пробивки ознак показників об'єкта, які сприймаються пристроями для зчитування. Вони застосовуються при контролі використання робочого часу, коли кожний робітник бригади має жетон з належним йому табельним номером. При з'явленні на роботу він вставляє його у контрольно-зчитувальний пристрій, який фіксує на перфокарті або перфожетонні дату і час прибуття на роботу і закінчення роботи, передчасний ухід тощо. Виготовлений таким способом носій інформації є первинним документом для контролю трудової дисципліни і машинним носієм інформації для розрахунку заробітної плати на ПЕОМ, вивчення темпів зростання продуктивності праці та інших питань використання трудових ресурсів. Перфожетони використовують при дослідженні ритмічності випуску продукції, виконання планів виробництва продукції у заданому асортименті та інших економічних процесів, зафіксованих на цьому носії інформації.

Зчитувальні термінальні пристрої як периферійні пристрої підготовки даних дають змогу використовувати перфожетони в автоматизації обчислювального процесу і виправдувального документа в контролі господарської діяльності підприємств.

У перфокартах - документах функції первинних документів і машинних носіїв в інформації суміщено. Вони бувають різних видів: перфокарти і макетовані дуаль-карти з графічними позначеннями. Ці носії використовуються при контролі витрачання матеріалів, сировини і трудових ресурсів при виготовленні продукції, транспортних перевезеннях, будівельних роботах тощо.

Перфокарти з графічними позначеннями мають поле для графічних позначень, окремі позиції яких обведено горизонтальним або похилим овалом. Графічне позначення виконують уручну заштриховуванням у межах овалу. Використовувалися вони при обробці даних хронометражних спостережень і контрольного запуску сировини і матеріалів у виробництво. В них відображують як нормативну, так і поточну фактографічну інформацію, яка потім автоматично перфорується зчитувальними термінальними пристроями і обробляється ЕОМ за алгоритмами, передбаченими програмою дослідження.

Макетовані перфокарти з графічними позначеннями цифр і скорочених найменувань позицій в овалах стали більш досконалими порівняно з попереднім носієм інформації. Перфокарту розбито на зони, тобто макетовано друкарським способом, тому її зручніше використовувати в контролі й аудиті замість документів, оскільки в них відображається не тільки змінна, а й нормативно-довідкова інформація.

Дуаль - карти є одночасно первинними документами і машинними носіями інформації. На них друкарським способом відтворюють форму первинного документа. При цьому підвищується достовірність перфорації даних, зменшується кількість помилок. У дослідженнях їх використовували при вивченні ритмічності випуску продукції та реалізації її споживачам, виконанні господарських договорів в умовах ринкових відносин.

Макетовані дуаль - карти з графічними позначеннями вигідно відрізнялися від інших носіїв механізованого процесу заповнення і обробки їх. При проектуванні таких карт одночасно розробляли відповідну форму первинного документа і його перфорацію. Визначали реквізити, які попередньо автоматично перфоруватимуть, і ті, що записуватимуть уручну у вигляді графічних позначень, а також ті, які необхідно відперфорувати, як похідні за допомогою електронного пристрою. Передбачено місце для підпису осіб, які оформляють перфокарти-документи і для наступного розшифрування постійної інформації, нанесеної у вигляді пробивок. Ці носії використовувалися для контролю витрат на виробництво продукції, робіт і послуг при різних методах організації виробництва і технології.

Перфокарти різних видів, як носії первинної інформації, а також машинні носії у системі АСОІ, втрачають своє призначення у зв'язку з виникненням більш прогресивних носіїв інформації для обробки на ПЕОМ, тому приводяться для пізнавальних цілей при вивченні еволюції розвитку носіїв інформації і комп'ютеризації їх обробки.

Неперервні машинні носії інформації є більш досконалими і прогресивними для автоматизованої обробки даних, які використовуються у науково-дослідному процесі.

Перфострічка - проміжний носій початкових даних для машинної обробки між первинними документами і ЕОМ. Інформацію на перфострічку записують зонами, розмір яких залежить від характеру задачі, яку розв׳язують, і загальної ємності оперативного запам’ятовуючого пристрою (ОЗП) ЕОМ. У межах зони зміст кожного документа записується послідовно один за одним за певним макетом. Розташування даних на стрічці відповідає послідовності розміщення інформації в первинному документі. Для кожного реквізиту на стрічці відводиться певна кількість рядків відповідно до значення показника або ознаки.

Інформація на перфострічку наноситься за допомогою спеціальних перфоруючих пристроїв, які працюють автономно або агрегатовано з різними обчислювальними машинами і приладами (пристрої підготовки даних, автоматизоване робоче місце та ін.).

Можливості застосування перфострічок були поширені в обробці інформації в зв'язку з використанням електронних фактурних машин (ЕФМ) різних модифікацій, які успішно застосовуються для автоматизації обчислювальних робіт при обробці матеріалів дослідження з оформленням результатів у багатографних зведених відомостях, таблицях. Крім того, пристрої автоматизованого виведення на перфострічку даних дають змогу створити нові і поновити існуючі масиви інформації для наступного використання в АСОІ. Разом з тим перенесення первинної інформації на перфострічки є трудомістким процесом. Тому завершені роботи, на вилучення із технологічного процесу обробки інформації перенесення даних на перфоносії. Для цього застосовуються різні магнітні матеріали і пристрої, які є технічними носіями економічної інформації для обчислювальних процедур ЕОМ.

Найбільш перспективними носіями інформації є технічні носії із стираючим записом. Вони об'єднують широкий клас носіїв інформації, сфера застосування яких розширюється. Основою їх є магнітне покриття. Принцип вписування інформації на магнітний носій ґрунтується на тому, що під впливом електроструму у записуючій головці пересувний носій інформації зазнає дії змінного магнітного поля, внаслідок чого окремі ділянки магнітного покриття носія перетворюються у постійні магніти, які зберігають записану інформацію. В процесі зчитування ці постійні магніти при проходженні повз головку зчитування збуджують у ній імпульси відповідно до записаної інформації.

Найбільш поширеними носіями інформації з стираючим записом є магнітна стрічка, карта, барабан і диск.

Магнітна стрічна - це шар феролаку на немагнітній, пластмасовій або лавсановій основі. В контролі магнітні стрічки застосовуються при вивченні економічних процесів на підприємствах, в об'єднаннях і галузі в цілому. Ці носії дають змогу використовувати великі масиви первинної фактографічної і нормативної інформації із застосуванням найбільш прогресивного інтегрального методу обробки даних, який забезпечує одноразове введення інформації в ЕОМ та її багатоаспектне перетворення відповідно до цільової програми дослідження. Наприклад, введення в систему обробки інформації про випуск продукції в заданому асортименті дає змогу здійснити її вартісну оцінку, встановити виконання договірних зобов'язань, виконання планового завдання з собівартості виробів тощо.

Магнітна картка - це пластмасова феромагнітним покриттям. Вона поєднує в собі переваги магнітної стрічки і перфокарти: високу економічність, велику щільність запису, значну місткість (у 40 разів порівняно з перфокартами), більшу швидкість записування, стирання запису і перезаписування інформації з однієї карти на іншу.

Магнітні картки використовувалися при обробці інформації на електронних бухгалтерських машинах (ЕБМ) для розв'язання широкого кола економічних задач і виведення інформації на алфавітно-цифровий друкуючий пристрій (ЛЦДП) для друкування багатографних документів. Інформацію, призначену для накопичення і використання на наступних етапах дослідження, перезаписували на магнітну карту або стрічку а міні касети і передали для обробки в АСОІ.

Картки, написані магнітним чорнилом, - носії інформації із міцного паперу, в якому якісні ознаки документа записували за допомогою магнітного чорнила спеціальними записуючими пристроями. Вони застосовувалися обмежено при використанні міні- і мікро-ЕОМ, агрегатованих з читаючими пристроями. При цьому досліджувалися невеликі масиви даних одного-двох об'єктів дослідження.

Магнітний барабан являє собою циліндр із немагнітного матеріалу з феромагнітним покриттям. Запис інформації здійснювався за допомогою магнітних головок. Швидкість обертання барабана досягає сотень метрів за секунду. Така швидкість і можливість паралельного зчитування даних робила запам’ятовуючий пристрій (ЗП) на магнітних барабанах найбільш швидкодіючим порівняно із ЗП на інших носіях інформації. Висока швидкодія можлива лише у електронних пристроях пам'яті, зібраних Неї феритах, твердих схемах та ін. Цей вид носія використовувався у науково-дослідному процесі на підприємствах і об'єднаннях, до функціонують АСОІ. При цьому накопичувалися великі бази даних нормативно - довідкової, договірної, законодавчої і фактографічної інформації, що підвищує науковий рівень висновків з господарської діяльності підприємств.

Магнітий диск виготовляють з алюмінію з феромагнітним покриттям. Запис і зчитування даних здійснюється з обох боків диска двома магнітними головками, які можуть переміщуватися по горизонталі і вертикалі. Запам'ятовуючі пристрої на магнітних дисках найдорожчі із всіх ЗП на магнітних носіях інформації. За місткістю інформації, яка записується на магнітних дисках, вони перевищують усі інші ЗП, тому є найбільш перспективними. Магнітні диски використовуються при дослідженні великих масивів інформації, згрупованих у банках даних.

Серійне виробництво мікропроцесорів і міні - ЕОМ, включаючи персональні ЕОМ, створює сприятливі умови для розвитку прогресивних носіїв інформації, яка використовується для наукових досліджень. Машини і прилади на мікропроцесорах мають кращі техніко-експлуатаційні характеристики і нові функціональні можливості. Міні - і мікро - ЕОМ мають експлуатаційні можливості введення інформації в процесор прямо з первинного документа через дисплей без попередньої її перфорації на носій, з наступною обробкою за програмою, записаною на гнучкому магнітному диску. Разом з прискоренням обробки даних, зниженням вартості її створюється необхідний комфорт для користувачів інформації, якими є студенти, аспіранти та інші працівники, зайняті науковими дослідженнями.

Мікрокомп'ютеризація обчислювальної техніки і термінальних пристроїв, розширення їхніх експлуатаційних можливостей дають змогу використовувати досягнення науково – технічного прогресу у збиранні, накопиченні і обробці інформації без традиційних її носіїв. Це стосується таких технічних накопичуваній інформації голографії, циліндричних домен, твердих і рідких кристалів у обчислювальних системах. Запис і зчитування інформації з використанням зазначеного обладнання дає змогу збільшити інформаційну місткість запам'ятовуючих пристроїв. На стадії виробництва використовують мікро -ЕОМ п'ятого покоління, розміри яких не перевищують величини сірникової коробки. Експериментальне застосування їх у наукових дослідженнях створює можливості для широкого впровадження їх у майбутньому.

Отже, використання машинних носіїв і технічних накопичувачів інформації у науково-дослідному процесі дає змогу автоматизувати пошук даних, що містяться у АСОІ без трудових витрат на збирання, групування і обробку інформації відповідно до програмного забезпечення ЕОМ.

 

Висновки

 

Розглянута тема є досить актуальною на сьогодні оскільки економічна інформація є досить важливою у проведенні досліджень наукового напряму. Основна ідея полягає в тому, щоб дослідити вплив економічної інформації на наукові дослідження. Провівши дослідження, можна сказати про значний вплив економічної інформації.

Економічна інформація про фінансово-господарську діяльність підприємств характеризує виробничо-господарський процес, тобто економічну діяльність. Ці дані систематизують і групують для цілей дослідження за виконанням планів, використанням ресурсів підприємства.

Характеризується економічна інформація трьома критеріями: синтактикою, семантикою, прагматикою.

Економічна інформація мас такі особливості:відображує діяльність галузей економіки (підприємств, об'єднань, галузі) за допомогою натуральних, умовних і вартісних вимірників; фіксується, як дискретна величина на матеріальних носіях (документах, магнітних стрічках, дисках тощо); має лінійну форму (записується рядками). Крім того, вона є масовою і об'ємною, потребує багаторазового групування, арифметичної і логічної обробки для управління; буває цифровою, буквено-цифровою, алфавітною (буквеною); характеризується тривалістю збереження, циклічністю у виникненні і обробці у встановлених часових межах; виступає активною щодо впливу на господарський і механізм.

Отже, використання економічної інформації потрібно на кожному етапі наукового дослідження, починаючи від вибору теми до представлення результатів дослідження.