Деловая коммуникация

Коммуникация представляет собой сложный многокомпонентный процесс. Основными его компонентами являются:

1. субъекты коммуникационного процесса-отправитель и получатель сообщения (коммуникатор и реципиент);

2. средства коммуникации - код, используемый для передачи информации в знаковой форме (слова, картины, графики, ноты и т.п.), а также каналы, по которым передается сообщение от коммуникатора к реципиенту (письмо, телефон, радио, телеграф и т.п.);

3. предмет коммуникации (какое-то явление, событие и т.п.) и отображающее его сообщение (статья, радиопередача, телевизионный сюжет и т.д.);

4. эффекты коммуникации - выраженные в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в их взаимоотношениях или в их действиях последствия коммуникации.

Социальная коммуникация в процессе своего осуществления решает четыре основных взаимосвязанных задачи:

1. интеграцию отдельных индивидов в социальные группы и общности, а последних - в единую и целостную систему общества;

2. внутреннюю дифференциацию общества, составляющих его групп, общностей, социальных организаций и институтов;

3. отделение и обособление общества и различных групп, общностей друг от друга в процессе их общения и взаимодействия, что приводит к более глубокому осознанию ими своей специфики, к более эффективному выполнению присущих им функций;

4. создание предпосылок и основных компонентов для подготовки, принятия и осуществления управленческого решения.

К деловым коммуникациям относятся:

Деловая коммуникация представляет сосбой коммуникативные связи в сфере делового общения. Для деловой коммуникации характерно соблюдение определенного делового этикета в таких сферах деятельности как

Речевое общение

Телефонные переговоры

Деловые переговоры

Ораторские выступления

Корпоративное общение и т.д.

Визитная карточка - неотъемлемый элемент современной деловой коммуникации. В зависимости от предназначения используются несколько основных типов визитных карточек:

В практике деловой коммуникации существует множество вариантов вышеприведенных основных типов карточек, а также карточки, используемые вне деловой сферы - карточки журналистов, спортсменов, деятелей искусств, церкви, и т.д. Здесь допустимы отклонения от стандарта - различные шрифты, цвет и фактура картона (или другого материала), содержание реквизитов, дополнительные надписи, рисунки, цветные фото владельца и пр.

Переговоры - это челночная взаимосвязь, предназначенная для достижения соглашения посредством делового общения, когда обе стороны имеют совпадающие и противоположные интересы. Переговоры являются основным средством получить желаемое от других людей.

Виды переговоров можно классифицировать по различным признакам.

Например, по методам (стратегическим подходам):

* жесткий, когда обе стороны, заняв крайние позиции, упорно отстаивают их, применяя тактические приемы, чтобы ввести противника в заблуждение относительно истинных целей, и делают небольшие уступки, необходимые для продолжения переговоров;

* мягкий, когда каждая из сотон рассматривает другую как дружественную;

* принципиальный, когда стороны сориентированы на достижение разумного результата.

Деловая индивидуальная беседа в отличие от бытовой всегда имеет конкретные цели, которые собеседники стремятся достигнуть с минимальными усилиями и затратами времени. Все виды деловых индивидуальных бесед можно разделить на две группы.

1. Беседы "свободные" с двухсторонним обменом информацией, проходящей без специальной подготовки (с учетом или без учета времени).

2. Беседы строго регламентированные, специально подготовленные.

Деловая беседа должна быть хорошо подготовлена: определены цели, составлен план, установлено время и место, где будет проходить беседа.

В зависимости от вида беседы меняется содержание и время осуществления очередного этапа.

Любая беседа состоит из следующих этапов:

Контакт.

Цель контакта: преодолеть "психологический барьер" и установить "атмосферу доверия".

Элементы установления контакта:

· приветствие;

· установление контакта глазами;

· изменение социальной и физической дистанции;

· дайте понять собеседнику, что вы готовились к встрече с ним;

· не начинайте разговор на деловую тему в коридоре, во время перекура и т. п.

Ориентация.

Цели ориентации:

· получить всю информацию по интересующему вопросу;

· выявить мотивы и цели собеседника;

· передать собеседнику запланированную информацию;

· анализ позиции собеседника.

Особую сложность на этом этапе представляет проблема умения слушать

Некоторые рекомендации:

· делайте соответствующие пометки на бумаге;

· исключите факторы, отвлекающие ваше внимание;

· научитесь выделять главное;

· нейтрализуйте собственные эмоции;

· во время слушания нельзя обдумывать следующий вопрос;

· сконцентрируйте внимание только на сущности вопроса, отбросив все второстепенное.

Аргументация.

Цель аргументации: изменить позицию собеседника

Рекомендации:

· оперируйте при аргументации простыми, ясными, точными и убедительными понятиями;

· темпы и способы аргументации следует выбирать с учетом особенностей характера собеседника;

· аргументация должна быть корректной при аргументации;

· формулировки должны быть четкими, понятными собеседнику.

Решение.

Решение - заключительный элемент процесса общения.

Подводятся общие и частные итоги беседы, оговаривается полученный результат (действия, сроки, распределяются обязанности сторон и т. п.); конкретизируются вопросы для последующего решения, а также выделяются нерешенные проблемы.

Факторы, влияющие на повышение эффективности проведения деловых бесед:

· отделение человека от проблемы;

· концентрация на интересах, а не на позициях;

· изучение вариантов, которые могут удовлетворить обе стороны;

· поиск объективных критериев оценки;

· нужно помнить, что деловая беседа - это взаимодействие, а не действие;

· деловая беседа проводится с определенной целью, но каждая сторона при этом преследует свои цели;

· соблюдение последовательности этапов проведения деловых бесед и рефлексия переговорного процесса.