I. Поиск данных по заданным критериям с помощью «Фильтров»

С помощью фильтров можно просматривать данные различными способами, при этом экран не загромождается избыточной информацией. При фильтрации на экране отображаются сразу все записи, удовлетворяющие заданным критериям. При создании критериев (условий) используют знаки >, <, >=, <=, <>.

При работе со списками данных применяют простой фильтр (Автофильтр) и расширенный фильтр.

Записи, отобранные при фильтрации можно редактировать, форматировать, выводить на печать и создавать на их основе диаграммы.

Простой фильтр применяется в случае, когда необходимо быстро отфильтровать данные по одному или двум простым условиям отбора отдельного столбца.

Для работы фильтром необходимо:

1. Активизировать любую ячейку внутри блока ССД.

2. Выбрать команду Данные/Фильтр. Возле имени каждого поля появятся списки – небольшие стрелки вниз.

3. Открывая список необходимого поля, выбрать соответствующие фильтры.

В списке находятся команды:

· Сортировки по столбцам (по возрастанию, убыванию или по цвету),

· Фильтры по цвету,

· Текстовые /числовые фильтры – условия выбора в текстовых или числовых данных,

· Поле поиска,

· Все записи,

· Перечень данных в столбце,

Отмена всех фильтров: происходит при повторном нажатии кнопки Данные/Фильтр.

При использовании фильтра стрелки рядом со списками меняют свою форму на знак «Фильтр». Щёлкнув в списках фильтров на команде «Выделить всё», можно вернуться к отображению всего исходного списка.

При использовании нескольких критериев используются списки соответствующих полей.

Например, рядом с полем Возраст можно выбрать 19, а с полем Пол значение муж. На экране представляются только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию поиска (в примере 8 и 11 строки), а все остальные уйдут с экрана.

Более сложный критерий формируется с помощью числовых фильтров (Настраиваемый фильтр) в диалоговом окне Пользовательский автофильтр с использованием слов больше, меньше, равно … и логических операторов «И» и «ИЛИ»:

Например, необходимо отразить записи студентов 18 и 19 – лет.

При этом надо понимать, что человеку (переменной Возраст) не может быть одновременно 18 лет и 19 лет, поэтому логический оператор «И» в условии:

Возраст = 18 И Возраст = 19 не даст нужного результата:

Список отсутствует.

В этом случае можно использовать оператор ИЛИ, например:

Возраст = 18 ИЛИ Возраст =19.

Кроме того, можно активизировать нужные данные в перечне данных настраиваемого столбца:

Возможно другая постановка условия, при котором переменную (Возраст) можно указать как диапазон от 18 до 19, тогда возможно применение оператора И.