II. Расширенный фильтр

Расширенный фильтр применяется в случаях:

· когда условие отбора должно одновременно применяться к ячейкам 2-х и более столбцов;

· когда к ячейкам одного столбца необходимо применить 3 и более условия отбора;

· когда в условии отбора используется значение, полученное в результате вычисления заданной формулы.

Лента и вкладки для работы с расширенным фильтром

Для работы с расширенным фильтром необходимо:

1. В соответствии с задачей сформировать диапазон критериев,

2. Щёлкнуть где-либо в списке.

3. Выбрать команду                     Данные / Дополнительно.

4. Возле таблицы появится окно Расширенный фильтр

5. В соответствующем поле задать условие отбора через ранее созданный ранее (п.1.) диапазон критериев.

 

 

Диапазон критериев должен содержать ячейки, которые включают:

-   копии названий столбцов, для которых выполняются подведение итогов в списке

(названия столбцов лучше копировать, т.к. при наборе имен столбцов с клавиатуры «вручную» возможны грамматические и синтаксические ошибки)

- сами условия,  по которым определяются записи.

Диапазон может размещаться в любом месте рабочего листа (желательно над списком) и отделяться от списка по крайне мере одной пустой строкой.

Все условия отображены в одной строке. Таким образом, задается их взаимодействие по схеме «И» (одновременное их выполнение). Будут отображены записи мужчин, 1 курса старше или равно 17 лет.

 

Для задания сложного условия отбора, необходимо вводить его составные части в отдельные строки диапазона критериев.

 

Условия по возрасту для групп мужчины и женщины отображены в разных строках. Таким образом, задается их взаимодействие по смешанной схеме «И - ИЛИ». Будут отображены записи мужчин старше 18 лет или женщин старше 17 лет.

Все условия отображены в разных строках. Таким образом, задается их взаимодействие по схеме «ИЛИ». Будут отображены записи либо мужчин, либо студентов 1 курса, либо в возрасте старше 16 лет.

                                                                 Напомним работу операторов И, ИЛИ:        

	X1 X2 X3 Y ИЛИ 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 1 0 1 1 1 1 0 0 1 1 0 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1		X1 X2 X3 Y И 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 1 0 1 0 1 1 0 0 1 1 1 1

 

Если три и более условия отбора накладываются на содержимое одного столбца, то

диапазон критериев в этом случае оформляется в виде столбца, в котором в смежных ячейках записаны условия отбора.

Условия по фамилии в разных строках. Таким образом, задается их взаимодействие по схеме «ИЛИ...ИЛИ». Будут отображены записи студентов Ивановых или Тихоновых или все фамилии, начинающиеся на букву А.

Звездочка * в шаблоне заменяет любое количество символов.

В качестве критерия может быть значение, вычисляемое по формуле:

Например, необходимо отразить записи мужчин самых старших из списка данных.

Для этого необходимо:

· вычислить критерий отбора записей по полю возраст, используя функцию MAX(),

· сформировать диапазон условий в соответствии с поставленной задачей (D1:E2),

· применить к ССД расширенный фильтр.

 

1.5. Практические рекомендации при работе с БД:

 

1. Диапазон критериев не стоит помещать внизу списка таблицы (под ССД), т.к. данные, добавляемые в список командой Форма, вставляются с первой строки после списка. Если эта строка не пустая, то Excel не может добавить данные в список.

2. Диапазон критериев не должен перекрываться со списком (лучше всего его располагать над таблицей БД).

3. Любой интервал, который содержит, одно название столбца и, одну ячейку под названием столбца с условием, может быть использован как аргумент критерий БДФункции (в том числе и ячейки связанного списка). Например, E6:E7 (Пол муж).

· Функции баз данных (БД Функции)

 

В MS Excel имеется 12 функций рабочего листа, используемых для анализа данных из БД. Эти функции имеют обобщённое название БДФункции.

Каждая из этих функций имеет имя и три аргумента: БД, поле, условие (критерий).

Синтаксис: (запись функций баз данных)