Документальное оформление поступления и списания топлива и запасных частей

Важным моментом в обеспечении сохранности производственных запасов и основным принципом бухгалтерского учета топлива является своевременное и правильное документальное оформление операций по его движению.

Инструкция «О порядке бухгалтерского учета материалов», утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.07.2007 №114, выделяет следующие каналы поступления топлива:[19]

по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с законодательством;

путем внесения в счет вклада в уставный фонд организации;

путем получения организацией безвозмездно (включая договор дарения). Одним из основных каналов поступления топлива в организацию СУП «Агросервис - ССК» является приобретение у сторонних организаций за счет бюджетных средств, так же в организации имеет место приобретение топлива по электронным картам.

Для бухгалтерии основанием для записей о получении топлива является товарно-транспортная накладная (ф. ТТН-1) оформленная в соответствующем порядке. В них указывают коды УНК и ОКПО поставщика и покупателя, их адреса, номера текущих счетов в банке, коды банков, а также наименование топлива, единицу измерения, цену, стоимость, ставку НДС, стоимость с НДС и др.

При отпуске топлива в порядке предварительной оплаты, поставщик выписывает счет-фактуру, которая является основанием для оплаты. При поступлении топлива источником информации о количестве, качестве, цене полученного товара являются товаросопроводительные документы (ТТН-1, ТН-2, протоколы согласования цены, сертификаты качества, таможенных декларации и т.д.). [5, c.209]

Топливо, приобретенное за наличный расчет на автозаправочных станциях, принимаются к учету на основании товарных чеков и чеков кассового аппарата, подтверждающих оплату. Чек должен содержать ставку НДС или сумму НДС, быть заверенным печатью или штампом продавца.

Отработанные нефтепродукты принимаются к учету на основании требования-накладной ф. №203-АПК. Она выписывается заведующим подразделением в 2 экземплярах при сдаче товарно-материальных ценностей на склад.

Топливо оценивают по фактической себестоимости их приобретения с отражением по субсчету 10-3 «Топливо».

В организации основными документами по поступлению материальных ценностей являются товарно-транспортные (ф. ТТН-1) (приложение В).

Топливо отпускают со склада организации в баки автотранспорта и на сторону в порядке реализации излишних запасов. Документальное оформление отпуска топлива зависит, прежде всего, от направления расхода и периодичности его отпуска.

Отпуск производится в строгом соответствии с нормативами расхода на основе предварительно установленных лимитов.

Основными первичными документами по расходу топлива, отпускаемого многократно в течение месяца, являются лимитно-заборная карта (ф. №201-АПК) и требование-накладная (ф. №203-АПК)

Лимитно-заборная карта выписывается бухгалтером организации при многократном отпуске в течение месяца на одно или несколько наименований топлива в 2 экземплярах. Первый экземпляр находится у материально-ответственного лица, а второй - у их водителя получившего топливо. Кладовщик записывает количество отпущенного топлива, а также остаток лимита в обоих экземплярах и расписывается в карте получателя. Водитель расписывается в получении в карте, остающейся на складе. По истечении месяца документ передается в бухгалтерию вместе с отчетом материально-ответственного лица.

Лимитно-заборная карта может выписываться в 1 экземпляре при отпуске водителям или механизаторам со склада после предъявления путевого (учетного) листа. В этом случае в карте за полученное топливо расписывается водитель, а в путевом листе - заведующий складом.[2, c.124]

Реализация излишних запасов топлива на сторону и их безвозмездная передача оформляют путем выписки товарно-транспортных накладных (ф. ТТН-1) и товарной накладной (ф. ТН-2). [26]

Количество израсходованного топлива отражается в Накопительной ведомости работы автотранспорта (ф. №601-АПК) и Ведомости использования машинотракторного парка (ф. №602-АПК).

В организации СУП «Агрсервис - ССК» отпуск топлива производится на основании первичных документов в зависимости от каналов и причин их выбытия. Стоимость топлива списываемых в производство, включается в состав себестоимости с использованием метода оценки запасов по учетным ценам.

Отпуск материалов структурным подразделениям данного сельскохозяйственного предприятия осуществляется на основании Отчета по ГСМ. Следует отметить эта форма используется как при разовом, так и при систематическом отпуске производственных запасов. Она заполняется заведующим нефтескладом и в конце месяца сдается в бухгалтерию организации. В исследуемой организации все необходимые реквизиты заполняются, оформляются аккуратно, без исправлений.

Требование-накладная в данной организации вообще не используется. Одним из основных каналов поступления запасных частей является приобретение у сторонних организаций. Для получения их со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность.

Доверенность применяется для оформления права отдельного должностного лица выступать в качестве доверенного организации при получении определенных материальных ценностей. Она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, в одном экземпляре выдается под расписку получателю запасных частей (экспедитору).

Доверенность формы №М-2 предполагает заполнение корешков доверенностей. Применение этой формы исключает необходимость ведения в организации Журнала учета выданных доверенностей.

Доверенность формы №М-2а используется организациями, как правило, в тех случаях, когда получение ценностей носит массовый характер. Выданные доверенности регистрируются бухгалтерией в Журнале учета выданных доверенностей (ф. № М-3) под расписку в их получении. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован. Выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения запасных частей, представить в бухгалтерию организации документы о их получении и сдаче их на склад. Неиспользованные доверенности должны быть сданы по истечении срока их действия [26].

Срок действия доверенности зависит от возможности получения и вывоза запасных частей, но не должен превышать 15 дней.

На стоимость оказанных услуг или выполненных работ оформляется счет-фактура по НДС (форма СФ-1). Она предъявляется продавцом (подрядчиком) работ (услуг) их покупателю (заказчику) наряду с другими документами, которыми оформляются выполненные работы или оказанные услуги. При этом продавец обязан выдать покупателю счет-фактуру по НДС не позднее 15 календарных дней, считая день выполнения работ (оказания услуг), если иное не установлено договором. При отсутствии или неправильном оформлении данного документа предъявленная продавцом сумма НДС может быть не принята к вычету [5, c. 209].

Запасные части, приобретенные за наличный расчет у торговой организации, принимаются к учету на основании товарных чеков и чеков кассового аппарата, подтверждающих оплату. При приобретении подотчетными лицами запасных частей за наличный расчет у частных лиц оформляется акт (справка), составленный при покупке.

Все поступающие в организацию запасные части и другие материальные ценности должны быть тщательно проверены. При обнаружении каких-либо расхождений приемку запасных частей производит комиссия, которая оформляет акт о приемке материалов, служащий основанием для предъявления претензии поставщику.

Запасные части, изготовленные в подсобных и вспомогательных производствах, принимаются к учету на основании требования-накладной ф. №203-АПК. Она выписывается заведующим подразделением в 2 экземплярах при сдаче запасных частей на склад.

В организации СУП «Агросервис - ССК» оприходование запасных частей производится на основании первичных документов в зависимости от канала поступления. Они оцениваются по фактической себестоимости их приобретения с отражением по счету 10 «Материалы» субсчету 10-5 «Запасные части».

Для получения запасных частей со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность установленной формы. В ней указывается поставщик и получатель ценностей, кому и когда выдана с указанием паспортных данных, перечень запасных частей, подлежащих получению. Доверенность подписывают уполномоченное лицо, руководитель организации и главный бухгалтер.

В организации основными документами по поступлению запасных частей являются товарно-транспортные и товарные накладные (ф. ТТН-1 и ТН-2).

Оприходование запасных частей, автошин полученных в результате списания транспортных средств, оборудования производится на основании Акта на списание автотранспортных средств (ф. №ОС-4), Акт на списание материалов.

Запасные части отпускают со склада организации для установки, замены их на механическом транспортном средстве, оборудовании; на сторону в порядке реализации излишних запасов. Документальное оформление отпуска запасных частей зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Основными первичными документами по расходу запасных частей многократно в течение месяца, являются лимитно-заборная карта (ф. №201-АПК) и требование-накладная (ф. №203-АПК). При разовом отпуске товарно-материальных ценностей используется накладная на внутреннее перемещение (ф С-13), которая выписывается в 2 экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается у водителя; второй, с распиской получателя, - у кладовщика.

Лимитно-заборная карта выписывается бухгалтером организации при многократном отпуске в течение месяца на одну или несколько запасных частей в 2 экземплярах. Первый экземпляр находится у материально-ответственного лица, а второй - у их получателя. Кладовщик записывает количество отпущенных запасных частей, а также остаток лимита в обоих экземплярах и расписывается в карте цеха-получателя. Получатель расписывается в получении в карте, остающейся на складе. По истечении месяца документ передается в бухгалтерию вместе с отчетом материально-ответственного лица.

При разовом отпуске товарно-материальных ценностей используется требование-накладная (ф. №203-АПК), которая выписывается подразделением-получателем в 2 экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в подразделении; второй, с распиской получателя, - у кладовщика.

Документ этой же формы применяется и для учета внутреннего перемещения материалов.

Списание запасных частей может осуществляться в следующих случаях:

если запасные части морально устарели из-за ввода в эксплуатацию более производительных основных средств в которых данные запасные части не применяются;

выявления недостач, хищений и порчи.

Реализация излишних запасных частей на сторону и их безвозмездная передача оформляется путем выписки товарно-транспортных накладных (ф. ТТН-1) и товарной накладной (ф. ТН-2) [26].

В организации СУП «Агросервис - ССК» отпуск запасных частей производится на основании первичных документов в зависимости от каналов и причин их выбытия. Отпуск запасных частей подразделениям данной организации осуществляется на основании лимитно-заборной карты (ф. № 201-АПК). Следует отметить эта форма используется как при разовом, так и при систематическом отпуске производственных запасов. Она заполняется заведующим складом и в конце месяца сдается в бухгалтерию организации.