Тема. Деловые совещания

 - это общепринятая форма делового общения группы по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения.

 

Типы совещаний:

1. совещания по планированию (вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности фирмы, ресурсы нужные для реализации планов)

2. Совещания по мотивации труда (выяснение причин проблемы низкой производительности)

3. Совещания по внутрифирменной организации (вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений, вопросы ответственности, проблемы делегирования полномочий)

4. Совещания по контролю за деятельностью работников (срывы планов, коррекция планов и задач, дисциплинарная ответственность)

5. Совещания, специфические для фирмы (вопросы инноваций, их внедрений, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа фирмы и ее стиля)

 

ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЯ

Цели: описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы

Предмет: тема совещания

Повестка дня: письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания, содержащий

- тема совещания

- цель совещания

- перечень обсуждаемых вопросов

- время начала и окончания совещания

- место, где будет проходить

- фамилии должности докладчиков, ответственных за подготовку вопросов

- время отведенное на каждый вопрос

- место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу

(все это для возможной выработки конструктивных предложений в ходе совещания)

Время проведения: в определенный день недели (кроме внеплановых и экстренных) в конце рабочего дня или во второй половине не более 1,5 – 2 часов (по физиологическим причинам после 2 часов большинству безразлично как решится вопрос)

Число участников: оптима -6-7, его увеличение приводит к снижению коэффициента участия удлиняя время совещания (приглашать не всех а только тех, кого вопрос касается)

Организация пространственной среды: лучшему восприятию информации способствует расположение, способствующее возможности вдеть глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. (если внутрифирменная – учитывать совместимость персонала) 

 

Типы совещающихся:

1. Говорящие на чистоту (всегда честно свое мнение, лучшая оборона - правда)
2.  Мученики (быстро берут на себя ответственность)
3. Каменные лица (держат в себе, делятся с боссом когда все разойдутся)
4. Заводилы болельщиков (Вы правы, я никогда не думал об этом)
5. ораторы (начинают говорить мягко, через 15 мин. не остановить, суть заменяется эмоциями и краснобайством – нужно не обращать на низ внимание)
6. Адвокат дьявола (для них все спорно, не более одного на совещании, т.к. они наносят слишком много ран)
7. Разрушители (губят идеи проект и самолюбие своей критикой)
8. Любители расслабиться (не торопятся решать вопросы, разваливаются на стуле, встречайтесь с ними в холле, где нет стульев)
9. Государственные мужи (продвигают себя и ход совещания в целом – в идеале им должен быть руководитель)

Правила проведения совещания:

1. для руководителя

- вовремя начать

- сообщить о регламенте

- назначить ответственного за регламент и протокол

- предупредить о снятии выступлений не по существу и эмоциональных

- требовать конструктивности критики

- придерживаться пути совещания ведущего к целям

- регулировать направленность и деловитость выступлений (не затягивать и анализировать)

- соблюдать корректность дискуссии

- подводя итог обобщить выводы и сформулировать задачи на будущее

- завершить в назначенное время

- в заключении оптимизировать ситуацию и настроить персонал на эффективную работу

1. для участников делового совещания

- говорите Я вместо МЫ

- обозначьте личную значимость задаваемого вопроса

- задать вопросы с как, что и почему

- будьте конкретны,

- говорите не о поступках и мыслях других, а о своем восприятии этих поступков

- оставайтесь самим собой, не пытайтесь играть роль, ожидаемую другими

Как контролировать дискуссию:

1. для сохранения единства участников совещания

-разряжать обстановку паузой

-до окончательных итогов не делать выводов

- если руководитель первому не высказывать свою точку зрения

- поддерживать новых работников и не давать на них нападать

1. для активизации участников совещания

- иметь оптимальную стратегию принятия решения

- создать условия для творческой работы

- не использовать самому и не давать другим оперировать деструктивной критикой

-не позволять работникам выключаться из работы

- не оставлять без внимания даже незначительные предложения

-умело руководить групповым взаимодействием в процессе принятия решений

1. для фокусирования внимания на обсуждаемой проблеме

- основываться на конкретных фактах и веских доказательствах

-записывать все вносимые предложения

-прогнозировать возможность внедрения предлагаемых идей

1. для активизации обсуждения предложений

- задавать основные и дополнительные вопросы

- высказывать одобрение тем, кто высказывает конструктивные предложения

- побуждать возникновение альтернативных точек зрения

- не допускать резких выпадов в чей либо адрес

- чем выше температура дискуссии – тем хладнокровнее организатор

-всесторонняя поддержка прогрессивным идеям

- быть готовым к отрицательном исходу коллективного обсуждения

- если не придти к консенсусу – идите на компромисс, не подавляйте мнение меньшинства, т.к. оно может быть перспективным

 

После совещания:

- проанализируйте ход и результаты совещания

- внимательно просмотрите протокол результатов

- размножьте и разошлите краткий протокол тем, кто будет выполнять решения

- контролируйте ход и выполнение решений

- создайте условия для реализации намеченных мероприятий

 

Анализ неудачного совещания:

1. Правильно ли подобрали участников совещания?
2. Правильно ли они расположились в пространстве?
3. Были ли заинтересованы в ходе обсуждения предмета совещания?
4. Возникали ли спонтанные, плохо управляемые стратегии решения проблем?
5. Были ли противоречия между индивидуальными и групповыми целями?
6. Одинаково ли понимание проблемы, если нет, почему?
7. Была ли дискуссия конструктивной или беспредметной?
8. Возникали ли противоречия и конфликты?
9. Кому не дали высказаться?
10. Были ли сделаны прогнозы эффективности, риска, появления потенциальных проблем?