Композиционные особенности текста приказа

Письменная форма для официально-деловых высказываний является основной, что связано с необходимостью документировать информацию, придавая ей правовую значимость с помощью особого оформления. Официально-деловой текст определенного жанра с максимальной точностью отражает определенный фрагмент мира, коммуникативную ситуацию, статусы ее непосредственных участников. Письменное общение в официально-деловой сфере является максимально стандартизованным. Составление документов по единому образцу, использование бланков значительно ускоряет и упрощает как составление документов, так и их обработку и понимание, а устойчивые сочетания обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и способствуют быстрому восприятию информации получателем.

Особенности композиции, содержания и языка официально-делового текста продиктованы такими его свойствами, как прагматичность и стереотипность.

Официально-деловая письменная речь прагматична, она направлена на достижение какой-то заранее намеченной цели, при этом цель общения находится вне самого взаимодействия субъектов. Документ (деловой текст, произведение официально-деловой сферы) является «своеобразным инструментом достижения целей, так как он обладает возможностью «превращать» вербальные действия в невербальные». В системе форм речевого высказывания документы определяются как «утилитарные тексты», служащие осуществлению практических потребностей субъекта в обществе.

Документ как речевое произведение отличается от других видов предельной степенью стереотипности. Стереотипность – одна из основных особенностей официально-деловой письменной речи. Сущность стереотипа как явления заключается в том, что он не производится, а воспроизводится в общении. Предельная степень стереотипности официально-деловой письменной речи проявляется в композиции (наличие формуляра), содержании (закрепление тем за каждым жанром документа) и языковых единицах (использование клишированных языковых форм) жанра.

Основным принципом, как всего документа, так и его центральной части является принцип целостности. Поскольку все статьи (в законах, международных договорах) или пункты (в приказах) взаимосвязаны, постольку каждая статья, и каждый пункт должны пониматься и толковаться в свете других. Предписания группируются по видам регулируемых отношений, а затем объединяются в текст по степени важности. На первое место ставятся наиболее общие нормы, а за ними – более частные. В документах реализуется «формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами».

Немаловажным ориентиром в прочтении документа являются композиционно-графические (разделы, главы, статьи) и графические (нумерация, шрифт, курсив, отступ, пробелы) элементы оформления документов. Композиционно-графические средства играют активную роль в обеспечении связности текста, логической последовательности его фрагментов. Композиционно-графическое деление любого текста отражает стремление адресанта отграничить одну информацию от другой, выделить наиболее важные в информационном плане отрезки текста.

Графические средства позволяют получить дополнительную, скрытую, словесно не обозначенную информацию, которая содержится в порядке следования абзацев. Средства композиционно-графического и графического оформления документов выполняют функцию метатекстовых показателей, которые помогают адресату распределить внимание так, чтобы информация была воспринята оптимальным образом.

Приказ как особый способ организации письменной речи в официально- деловой сфере общения предполагает специфическое композиционное оформление высказывания.

Под композицией понимается схема организации структурной упорядоченности речевого произведения определенной сферы общения, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними.

В исследованиях по стилистике текста отмечается, что каждый вид официально-делового документа имеет свою довольно строгую архитектоническую форму, которая вырабатывалась в течение длительного существования официально-делового стиля и которая должна соблюдаться всеми пользующимися данной формой общения. К архитектоническим средствам, способствующим наиболее четкому отграничению одной мысли от другой, относят выделение абзацев, нумерацию отдельных частей высказывания, введение названий глав и т.п. Абзацное членение текста нередко сочетается с нумерацией, заголовками и подзаголовками. Рубрикация (графически выраженное членение текста на составные части) – это внешнее выражение композиционной структуры делового текста.

В основе построения текста приказа лежит конструктивный принцип, который возможен в силу существования юридически закрепленного перечня реквизитов. По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым).

Заголовок к тексту документа отражает его содержание. Заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»)1. В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним (пример: О проведении летней экзаменационной сессии 2017/2018 учебного года, Об отчислении аспирантов, соискателей). Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.

    Основной текст приказа принято делить на две части: констатирующую и распорядительную.

В констатирующей части содержится обоснование к приказу либо описание причин его создания. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами или строчными в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. При этом запятая перед этим словом не ставится (если ее наличия не требует пунктуация констатирующей части текста), а после него следует двоеточие.

    Распорядительная часть приказа состоит из нескольких пунктов. Каждый их них содержит описание какого-либо действия в рамках достижения цели документа. Действия могут иметь форму поручения с указанием конкретного исполнителя и срока исполнения.

В каждом пункте приказа содержится одно задание, у которого есть только один исполнитель и только один срок. Если поручение дается группе работников (рабочей группе), ответственным назначается ее руководитель. Когда поручение носит регулярный характер, срок исполнения и ответственное лицо не указываются.

В последнем пункте обязательно называется должностное лицо, которому поручается контроль исполнения приказа. Если приказ касается всей организации, контроль оставляет за собой подписант – генеральный директор.