Формирование запроса на поиск набора документов

Первый этап работы с правовой информацией заключается в поиске нужных документов, для чего в системах «Консультант Плюс» предусмотрено составление соответствующего поискового запроса путем заполнения Карточки реквизитов, появляющейся автоматически после открытия окна База данных (рис.1).

Любой документ имеет определенные реквизиты — дата при­нятия, название, вид документа и т.д., которые отличают данный документ от других, поэтому, чтобы найти необходимый доку­мент, нужно указать эти характеристики. Для этого в СПС предус­мотрено составление соответствующего запроса путем заполне­ния полей Картонки реквизитов.

Карточка реквизитов — основное средство поиска докумен­тов в информационных базах систем.

Рис. 1. Карточки реквизитов системы «Консультант Плюс»

Она представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Для каж­дого поискового поля в системе предусмотрен словарь, автома­тически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в информационную базу. При вводе в систему каж­дого документа его реквизиты заносятся в соответствующий сло­варь.

Для поиска документов надо заполнить Карточку реквизитов, которая представляет собой некоторое количество поименован­ных полей (реквизитов документа). Затем система просматривает все имеющиеся в информационном банке документы. Если содер­жимое всех заполненных полей из Карточки реквизитов совпадает с реквизитами документа, то документ считается найденным и заносится в список.

Сформированный список обладает следующим свойством: содержимое всех заполненных полей Карточки реквизитов идентично соответствующим реквизитам каждого документа из списка.

Основные способы поиска документов — это поиск по рекви­зитам документов, полнотекстовой поиск и поиск по специали­зированным классификаторам.

Различают поиск конкретного документа или поиск информа­ции по определенному вопросу.

Поиск конкретного документа начинается с введения данных о документе. При этом необходимо контролировать количество документов, соответствующих запросу.

Поиск информации по определенному вопросу начинается с максимально широкого запроса, и используются тематический по­иск, поиск по словам и словосочетаниям, входящим в текст до­кумента, а также поиск по ключевым словам. Для исправления ошибочно заполненного поля или при формировании нового за­проса необходимо очистить как отдельное поле Карточки реквизи­тов, так и все ее поля в целом.

При формировании запроса для поиска документов необходи­мо заполнить поля Картонки реквизитов.

Общие правила организации поиска документов. Перед началом работы по составлению запроса необходимо убедиться, что зада­на нужная раскладка клавиатуры - русская, а также очистить карточку реквизитов.

В Карточке реквизитов следует стараться заполнять не более трех-четырех полей. По мере заполнения полей происходит последовательное со­кращение количества соответствующих запросу документов. Это количество отражается в информационной строке Карточки рек­визитов. Желательно, чтобы после заполнения Карточки реквизи­тов запросу соответствовало не более 30... 50 документов.

Рис. 2 Задание номера документа

Итогом заполнения Карточки реквизитов является формирование списка найденных по запросу документов.

При поиске документов может возникнуть одна из двух основ­ных ситуаций:

· известны какие-либо реквизиты документа (например, назва­ние, номер, дата принятия);

· о документе практически ничего не известно — известна лишь тематика интересующего вопроса. Алгоритм поиска строится в за­висимости от типа ситуации.

Заполнение Карточки реквизитов. Поиск документов произво­дится заданием различных реквизитов документа в Карточке рек­визитов.

В левой части Карточки реквизитов расположены названия по­лей для задания различных реквизитов документов: вида доку­мента, его номера и даты принятия, названия и др.

Самое большое отсечение при поиске производится по полю Номер (рис. 2.), поэтому, если вам известен номер документа, то для поиска, как правило, достаточно набрать только этот реквизит.

Вводить вид документа можно только в том случае, если вы уверены, что точно его знаете. К примеру, если документ на са­мом деле является не законом, как вам кажется, а постановлени­ем, ошибка при заполнении поля Вид документа приведет к тому, что вы не найдете нужный правовой акт.

Рис. 3. Выбор вида документа

При вводе вида документа необходимо выполнить двойной щел­чок по полю Вид документа (рис. 3) и в открывшемся окне начать набирать название вида документа, например слово «при­каз». Поисковый механизм программы произведет поиск набира­емого слова и установит курсор в словаре видов документов на нем. После чего необходимо нажать кнопку Выбрать или клавишу [Enter].

Поле Поиск по статусу используется в тех случаях, когда необ­ходимо отсечь документы, не актуальные на данный момент, т.е. недействующие варианты редакций документов и утратившие силу документы.

Окно поля Ввод даты содержит два корешка: Словарь и Диапа­зон. Выбрав первый корешок Словарь (рис. 4), мы выбираем нуж­ные даты из словаря,

Рис. 4 Корешок Словарь окна поля Ввод даты

для чего на клавиатуре надо набрать нуж­ную дату в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Корешок Диапазон позволяет выбрать интервал дат (рис. 5).

При работе с этим корешком можно, выбрав соответствую­щую строчку в окне, задать произвольную дату, произвольный диапазон дат, дату, заданную ранее, и диапазон дат, начиная с заданной по текущую. Дату можно набирать прямым набором с клавиатуры в соот­ветствующем окошке, а также с использованием встроенного ка­лендаря (рис. 6)

Рис. 6 Окно встроенного ка­лендаря

При использовании встроенного календаря надо иметь в виду, что набор даты лучше начинать с набора месяца, так как в этом случае количество дней в окне День устанавливается соответствен­но данному месяцу.

Для ввода слова из названия документа необходимо сделать двой­ной щелчок по полю Название документа, набрать слово и нажать кнопку Выбрать (рис.7).

Например, мы точно знаем, что в названии документа имеется слово «вексель», значит это слово нам и надо набирать в поле На­звание документа.

Если в названии документа при­сутствует несколько слов, что на практике встречается намного ча­ще, то после набора каждого из слов названия их обязательно надо отмечать клавишей [Insert]. Так, в названии документа «Переводной вексель», каждое из слов «пере­водной» и «вексель» надо отметить клавишей [Insert]. При этом выб­ранные слова переместятся в ниж­нюю часть окна в зону выбранных слов.

Рис. 7. Окно поля Название документа

Если о документе ничего не известно, кроме примерной тема­тики, то используется поиск по тексту документа (поле Текст документа). Предположим, нам надо найти документы, в тексте которых говорится о налоге на добавленную стоимость. После на­бора каждого из слов, присутствующих в тексте документов, их обязательно надо отмечать клавишей [Insert]. При этом выбран­ные слова переместятся в нижнюю часть окна в зону выбранных слов. Далее установите условие связывания слов (и, или, рядом, кроме).

Рубрикатор документов. Словарь поля Тематика содержит мно­гоуровневый рубрикатор (рис. 8), базирующийся на «Обще­правовом классификаторе отраслей законодательства».

Рис. 8 Рубрикатор документов поля Тематика

Наличие у рубрики подрубрик показано специальным символом, стоящим слева от названия рубрики. Для раскрытия (закрытия) рубрики используется клавиша пробел или мышь. Выбор рубрик произво­дится стандартным для всех словарей способом.

Для того чтобы раскрыть (закрыть) весь рубрикатор, исполь­зуются комбинации клавиш [Ctrl]-[Серый плюс] ([Ctrl]-[Серый минус]).

Для быстрого поиска фрагмента в рубрикаторе нажмите клави­шу [F7] (или выберите кнопку Найти), введите нужный фрагмент и установите нужное направление поиска. Все доступные опера­ции с рубрикатором представлены в локальном меню. Для вывода списка документов, полученных с последним пополнением, используется поле Когда получен.

Контрольные вопросы:

1. Назовите общие рекомендации по поиску документов в СПС.

2. Перечислите принципы выбора СПС.