Экспертиза ценности документов

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Настоящие рекомендации разработаны для проведения и организации экспертизы ценности документов.

Цель рекомендаций – организация и проведение экспертизы ценности документов.

Нормативно-правовая база для  организации и проведению экспертизы ценности:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

2. Федеральный закон от 2 марта 2016 г. N 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации».

3. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения».

4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31 марта 2015 г. № 526.

5. Приказ Росархива от 20.12.2019 №  236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Рекомендации предназначены для студентов, сотрудников государственных и муниципальных архивов, архивных учреждений и могут быть использованы сотрудниками учреждений, организаций.

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

 

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Критерии экспертизы ценности документов – это признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Опись дел структурного подразделения – это учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

Уничтожение документов – это исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

Государственный архив – это Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Муниципальный архив – это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов

Архивный фонд – это совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

Архивный фонд Российской Федерации – это исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению

Выделение документов к уничтожению – это выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

Хранение документов – это организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

  Срок хранения документов – это период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

Постоянное хранение документов – это вечное хранение документов без права их уничтожения.

Временное хранение документов – это хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности, и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отражённого в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических доменов с указанием архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.

На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы, которые могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость полнота (завершённость) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информация в документах, принятых на архивное хранение).

При приёме ЭД на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на приём ЭД; завершённость процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приёме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения.