Управление документацией

ТЕМА 4.3 АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Электронный документооборот и система менеджмента качества

При внедрении системы менеджмента качества, основанной на процессном управлении, имеет смысл реализовать ее поддержку с помощью систем электронного документооборота, которые, как правило, уже используются на предприятии.

Когда организация уже четко заняла определенное положение на рынке (что происходит обычно лет через десять после ее создания), уровень ее развития во многом определяется используемыми технологиями, в том числе технологиями управления. В российских реалиях в последнее время именно уровень управленческих технологий определяет положение компании на рынке, а менеджмент качества как составляющая этих технологий дает отличную возможность получить конкурентные преимущества. Кроме всего прочего, управление качеством, достигаемое за счет внедрения системы менеджмента качества и ее сертификации на соответствие требованиям ISO 9001, становится актуальным для все большего числа российских компаний в связи с тем, что, к примеру, для участия в государственных тендерах компания должна быть сертифицирована по ISO 9001. Тем не менее отметим, что только внедренная и работающая система менеджмента качества приносит отдачу, а ее сертификация без внедрения остается лишь расходной статьей бюджета.

Система менеджмента качества (СМК) основана на процессном управлении организацией. Серия стандартов ISO 9000 требует его обязательного внедрения и, как следствие, документирования выделенных процессов, в чем существенную помощь оказывают системы электронного документооборота (СЭД). В большинстве случаев средние и тем более крупные предприятия уже используют в своей деятельности подобные системы. Становится логичным стремление реализовать с помощью СЭД структурную поддержку СМК (рис. 1).

Рисунок 1 - Общая структура системы поддержки процессов СМК

 

С этой целью система электронного документооборота должна уметь решать следующие задачи:

● управление документацией;

● проведение внутреннего аудита;

● обеспечение вовлеченности руководства в реализацию СМК;

● обучение и аттестация персонала;

● управление несоответствиями;

● проведение корректирующих и предупреждающих мероприятий.

Рассмотрим эти задачи подробнее.

Управление документацией

Модуль СЭД, предназначенный для управления документацией, должен обеспечивать цикл управления документацией (рис. 2) и поддерживать следующие процессы:

● подготовку, согласование и утверждение документов по качеству, обеспечение всего жизненного цикла нормативных документов в организации;

● управление актуальностью документов (включая контроль истечения срока действия документа, информирование ответственных должностных лиц о необходимости пересмотра, анализа, если требуется — актуализации документа, о внесении доработок либо простом продлении срока действия документа);

● поддержку инициативных аудитов соответствия задокументированного и фактически существующего в организации процесса (инициативный аудит в отличие от планового инициируется участниками процесса, или его поставщиками, или потребителями результатов при выявлении существенных расхождений между описанием задокументированного процесса и фактическим выполнением работ по нему).

Рисунок 2 - Цикл управления документацией

 

Процесс контроля актуальности срока исполнения документа можно представить следующим образом. Система анализирует атрибут документа «срок действия» и за месяц до его истечения направляет уведомление ответственному должностному лицу о том, что следует рассмотреть документ на его соответствие фактическим бизнес-процессам организации. Результат процедуры — информирование ответственного должностного лица о необходимости пересмотра документа и присвоение документу статуса «на пересмотре».

Ответственное должностное лицо самостоятельно проводит такое рассмотрение либо дает поручение исполнителю. Результат процедуры — перечень несоответствий положений документа фактическим бизнес-процессам организации.

Если перечень пуст, т.е. несоответствий не выявлено, ответственное должностное лицо продлевает действие документа на следующий период.

Если несоответствия выявлены, то ответственное должностное лицо самостоятельно дорабатывает документ с целью его приведения в полное соответствие с фактическими бизнес-процессами либо дает соответствующее поручение исполнителю. Результат выполнения процедуры — проект доработанного документа.

Система обеспечивает согласование и утверждение проекта документа, при необходимости возвращая его на доработку с замечаниями согласующих либо утверждающего должностного лица. Результат выполнения процедуры — согласованный и утвержденный документ, готовый к публикации.

Ответственное должностное лицо выполняет публикацию документа в системе, срок действия документа продляется на регламентированный период от даты утверждения документа, статус документа меняется на «действует».

Если после получения системного уведомления в двухнедельный период ответственное должностное лицо не приняло никаких мер по пересмотру документа, ему направляется повторное уведомление. Одновременно аналогичное уведомление направляется непосредственному руководителю ответственного должностного лица и представителю администрации по качеству.

Если до истечения срока действия ответственное должностное лицо не приняло никаких мер по пересмотру документа, статус документа изменяется на «не действительно», соответствующие уведомления рассылаются непосредственному руководителю ответственного должностного лица, руководителю его направления деятельности, уполномоченному по качеству и руководителю службы качества.

Остальные процессы, поддерживаемые этим модулем, реализуются аналогичным образом.