Порядок документооборота

13.1. Стороны договорились о том, что для обмена документами (обращения, жалобы, иная переписка между Сторонами) признаются действительными адреса, указанные в Контракте.

13.2. Для ускорения работы и оперативного обмена документами и информацией Стороны вправе осуществлять обмен информацией и документами с использованием современных средств коммуникаций: электронная почта, мобильная связь, факс.

13.3. Оригиналы документов, направленных использованием современных средств коммуникаций, должны направляться Сторонами друг другу не позднее 15 (пятнадцати) календарных дней со дня направления документов.

13.4. Стороны признают юридически значимой переписку с адресов электронной почты, указанной в Контракте.

13.5. В случае отправления уведомлений посредством средств связи, перечисленных в п. 13.2 Контракта, уведомления считаются полученными Стороной в день их отправки.

13.6. Стороны обязаны заблаговременно информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, либо посредством факсимильной связи в случае технического сбоя внутренних систем.

13.7. Контракт, приложения к нему, соглашения и иные документы, подготовленные в рамках исполнения Контракта, не могут быть заключены (подписаны, направлены) путем обмена документами посредством факсимильной связи или электронной почты. Оформленные (направленные) таким образом документы не признаются Сторонами в качестве обладающих юридической силой.

13.8. Обмен корреспонденцией (включая документы) осуществляется Сторонами по почтовым и (или) электронным адресам, а также посредством факсимильной связи, указанным в Контракте.

13.9. Указанные в Контракте адреса электронной почты, факса, телефонов и иных средств связи являются официальными и обязательными для Сторон.

13.10. Стороны обязаны своевременно и добросовестно проверять новые сообщения, а также обеспечить все зависящие от них меры по обеспечению своевременного получения сообщений.

13.11. Все сообщения, направленные с указанных в Контракте средств связи, считаются направленными от имени и в интересах отправляющей Стороны даже при отсутствии электронной цифровой подписи и иных средств электронной защиты.

13.12. Стороны несут ответственность и риск наступления негативных для них последствий в случае несанкционированного доступа к соответствующему аккаунту или номеру посторонними лицами.

13.13. Датой надлежащего получения Стороной корреспонденции или почтового отправления является:

- дата получения корреспонденции по указанному в Контракте почтовому адресу способом, обеспечивающим наличие письменного подтверждения ее вручения (почтовое уведомление, расписка и т.д.);

- дата возврата конверта с почтовым отправлением с пометкой отделения почтовой связи «истек срок хранения»;

- дата отправки корреспонденции посредством факсимильной, электронной, мобильной или иных средств связи, указанных в Контракте (при условии отправки корреспонденции дополнительно одним из, указанных в п. п. 1, 2 настоящего пункта Контракта, способов).

13.14. Предусмотренные Контрактом корреспонденция и документы могут быть вручены непосредственно другой Стороне (ее уполномоченному представителю) под расписку ответственного должностного лица или иную отметку, подтверждающую их вручение.

13.15. При наличии каких-либо угроз или обстоятельств, ставящих невозможность надлежащего использования средств связи, соответствующая Сторона обязана незамедлительно уведомить об этом другую Сторону.

13.16. В рамках исполнения обязательств по Контракту Стороны договорились:

Оформлять первичные учетные документы и иные сопутствующие документы в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – электронные документы), включая, но не ограничиваясь следующими:

- на выполнение работы, а также отдельных этапов выполнения работы (далее - отдельный этап исполнения контракта), включая все документы, предоставление которых предусмотрено в целях осуществления приемки выполненной работы, а также отдельных этапов исполнения контракта;

- результаты такой приемки;

- на оплату выполненной работы (ее результатов), а также отдельных этапов исполнения контракта;

- заключение дополнительных соглашений;

- направление требования об уплате неустоек (штрафов, пеней).

13.17. Осуществлять обмен электронными документами с обязательным применением усиленной квалифицированной электронной подписи, для чего обеспечить получение Сторонами сертификатов ключа проверки электронной подписи в аккредитованном удостоверяющем центре в соответствии с нормами Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – КЭП). Осуществлять обмен электронными документами посредством Модуля исполнения контрактов (далее – МИК) в соответствии с Регламентом МИК, опубликованном по адресу в сети Интернет https://wинww.rts-tender.ru/mik, Системы электронного документооборота «Fintender EDS» (далее – ЭДО «Fintender EDS»), для чего обеспечить в МИК и в ЭДО «Fintender EDS» регистрацию лиц, уполномоченных за организацию и осуществление электронного документооборота.

13.18. При осуществлении обмена электронными документами использовать форматы документов, которые утверждены приказами ФНС России. Если форматы документов не утверждены, то Стороны используют согласованные между собой форматы.

Подписание электронного документа с помощью КЭП посредством МИК и ЭДО «Fintender EDS» означает, что документы и сведения, поданные в электронной форме:

- -аправлены от имени данных лиц;

- являются подлинными и достоверными;

- признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

13.19. Электронные документы, полученные Сторонами друг от друга при исполнении Контракта, требуют дублирования документами, оформленными на бумажных носителях информации.

13.20. Электронный документ, подписанный КЭП, содержание которого соответствует требованиям нормативных правовых актов, должен приниматься Сторонами к учету в качестве первичного учетного документа, использоваться в качестве доказательства в судебных разбирательствах, предоставляться в государственные органы по запросам последних.

13.21. В случае невозможности обмена электронными документами при исполнении Контракта в связи с технической недоступностью МИК и/или ЭДО «Fintender EDS» Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде. В этом случае в период технической недоступности внутренних систем МИК и/или ЭДО «Fintender EDS» Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью, при этом такая форма оригинала документа должна быть зафиксирована приказом руководителя направляющей Стороны.

После возобновления работы МИК и/или ЭДО «Fintender EDS» Сторона, ответственная за составление (оформление) документа, направляет с использованием МИК Стороне, в адрес которой должен быть направлен соответствующий документ, сопроводительное письмо, подписанное КЭП уполномоченного лица, с приложением копии в электронной форме (скан-образа) документа, подписанного Сторонами на бумажном носителе информации.

13.22. Сторона, получившая в МИК указанное сопроводительное письмо, осуществляет проверку сведений, содержащихся в сопроводительном письме и приложенной к нему копии в электронной форме (скан-образа) документа, на предмет их соответствия подписанному документу на бумажном носителе информации и по результатам проверки подписывает данное сопроводительное письмо КЭП уполномоченного лица либо аргументированно отказывается от его подписания.