Предъявляемые требования

Организационная структура есть выражение формы кооперации и разделения труда в сфере управления. Она оказывает прямое воздействие на функционирование предприятия. При более совершенном типе управления - эффективнее воздействие на объект управления и, соответственно, выше результат работы предприятия. Поэтому, структура должна соответствовать определенным требованиям:

Таблица 3.1 Требования к организационной структуре [16]

Оптимальность	Оперативность	Экономичность
Число ступеней управления следует свести до минимума. Чем больше ступеней, тем менее эффективно управление.	Управленческие решения необходимо принимать быстро. С учетом этого требования следует распределять права и ответственность.	Достигается путем оптимального разделения управленческого труда

Организационная структура управления малых предприятий [19].

Организационная структура частично средних, малых и сверхмалых предприятий имеет следующие характеристики:

· низкое разделение труда, что зачастую является причиной перегруженности работников из-за совмещения большого количества служебных обязанностей;

· непосредственное участие руководителя в производстве;

· практически отсутствует деление на отделы;

· имеют место прямые короткие информационные каналы между работниками;

· между работниками преобладают неформальные отношения;

· работа координируется непосредственно работниками путем прямых согласований;

· все вышеперечисленные характеристики предполагают высокую организационную гибкость на изменение спроса, а так же другие изменения.

Главное правило при создании структуры управления: создавать как можно меньше уровней управления и кратчайшую цепь команд.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что понимается под понятием «организационная структура управления»?

2. Какие основные компоненты горизонтального и вертикального разделения труда?

3. Охарактеризуйте основные технологии координации работы по Г. Минцбергу?

3. Какие основные стандарты процесса труда?

4. Охарактеризуйте линейную структуру организации.

5. Охарактеризуйте функциональную структуру организации.

6. Охарактеризуйте линейно-функциональную структуру организации.

7. Охарактеризуйте дивизиональную структуру организации.

8. Охарактеризуйте матричную структуру организации.

9. Охарактеризуйте комбинированную структуру организации.

10. Какие особенности организационной структуры управления малых предприятий?

Рекомендуемая литература:

Основная:

[1]; [4]; [5].

Дополнительная:

[16]; [19].

Электронные ресурсы:

[2]; [3]; [5].

Тема 4. Психологический анализ функций управления

4.1 Основные функции управленческой деятельности

4.2 Функции управления

4.1 Управленческая деятельность – принципиально отличающийся от других видов деятельности труд. Управленческая деятельность менеджера обеспечивает эффективное управление организацией различных организационно - правовых форм, экономическими процессами, производством и социальной инфраструктурой. Он организует и совершенствует систему управления, разрабатывает оптимальные управленческие решения и проекты. Менеджер осуществляет свою профессиональную деятельность в сфере управления и бизнеса на государственных предприятиях, в акционерных обществах и частных фирмах. Его деятельность распространяется на научно – производственные объединения, научные и конструкторские организации, органы государственного управления [1].

Объектами профессиональной управленческой деятельности специалистовявляются различные организации экономической, производственной и социальной сферы, органы государственного управления и социальной инфраструктуры народного хозяйства, подразделения систем управления государственных и частных предприятий различных организационно-правовых форм [1].

Весь процесс управленческой деятельности можно разделить на несколько составляющих, или этапов, взаимосвязанных между собой, проработка которых обеспечивает эффективность всего процесса в целом.

Анализ является первой ступенью любой управленческой деятельности. В его рамках проводится сбор информации, ее обработка, классификация, систематизация, хранение и анализ в целях управления. Проблема разбивается на множество отдельных частей, далее выявляются возможные взаимозависимости и взаимоотношения между ними, распознается вся совокупность причин и следствий, определяются закономерности возникновения и существования системы.

В рамках аналитической деятельности любой управленец должен стремиться конкретизировать стоящую перед ним проблему, обработав максимально большое количество относящейся к ней информации.

Основные особенности управленческой деятельности можно свести к следующим [4]:

1.Большое разнообразие видов деятельности на разных уровнях управленческой иерархии;

2. Неалгоритмический, творческий характер деятельности, осуществляемый при недостатке информации и в условиях часто меняющейся, нередко противоречивой обстановки;

3. Ярко выраженная прогностическая природа решаемых управленческих задач;

4. Значительная роль коммуникативной функции;

5. Высокая психическая напряжённость, вызываемая большой ответственностью за принимаемые решения.

6. Управленческая деятельность требует осуществления (совершения, исполнения) руководителями множества разнообразных управленческих работ. Специализированные виды этих работ именуются функциями управления. Всё содержание процесса управления расчленяется на специализированные функции главным образом для того, чтобы закрепить отдельные виды работ за определёнными исполнителями и этим самым придать процессу управления упорядоченность, обеспечить высокий профессионализм выполнения управленческих работ.

Общие или универсальные функции присущи управлению любой сферой и любой деятельностью. К таким функциям относят целеполагание, планирование, организацию, координирование, стимулирование и контроль.

Психологические особенности [6].

Поскольку управление осуществляется через взаимодействие людей, руководителю в своей деятельности необходимо учитывать следующие психологические особенности, определяющие процессы межличностных взаимоотношений, групповое поведение.

1. Восприятие подчинёнными внешних воздействий зависит от различий их психологических структур. Разные люди (и даже один человек в разное время) могут реагировать по-разному на одинаковые воздействия. Руководитель, отдавая распоряжения сотруднику, рассчитывает, что оно будет выполнено к определённому сроку и с определённым результатом. Если же его не удовлетворяет деятельность подчинённого по какому-либо из контролируемых параметров, он может посчитать того бездельником или неспособным работником. Подчинённый, в свою очередь, может представить в оправдание объективные объяснения. Мнение руководителя при этом может оказаться ошибочным, оправдание подчинённого - несерьёзным: первый избрал способ воздействия, не соответствующий ожиданиям и особенностям второго, который, в свою очередь, использовал в качестве средства психологической защиты все приёмы с целью избежать ущерба для чувства собственного достоинства и самоуважения.

2. Понимание одного человека другим не бывает полным, всецело достоверным. Человек - сверхсложная система. Он включён в иерархию общественных отношений, являясь их выражением и отображением. Он меняется в соответствии с законом возрастной асинхронности (в любой момент времени взрослый человек определённого календарного возраста может находиться на разных уровнях физиологического, эмоционального, мотивационного, социального и сексуального развития).

Каждый из нас осознанно и неосознанно защищается от попыток раскрыть его особенности и возможности. Психологически раскрытая личность может стать орудием в руках человека, склонного к манипулированию людьми. К этому следует добавить, что нередко человек не может дать о себе информацию просто потому, что не знает себя.

Кроме того, человек обязательно что-то скрывает о себе, что-то ослабляет или усиливает, какие-то сведения отрицает, другие подменяет, что-то иногда приписывает (придумывает), на чём-то делает акценты. Пользуясь подобными защитными приёмами, он демонстрирует себя людям не таким, каков он есть на самом деле, а таким, каким бы он хотел, чтобы его видели другие.

3. Самооценка человека всегда субъективна. Когда мы пытаемся оценить себя сами, нам мешают те же ограничения, что и при анализе других людей. Ситуация осложняется ещё и тем, что психику можно представить в виде осознаваемого (логико-мыслительного) и неосознаваемого (эмоционально-чувственного, интуитивного) компонентов. Поэтому логический, рассудочный самоанализ - это изучение человеком только одной из сторон своей личности.

4. Содержание управленческой информации - (постановления, приказы, распоряжения, инструкции) имеет объективную тенденцию к изменению смысла в процессе движения по ступеням иерархической лестницы. Причём такое изменение информации прямо зависит от количества людей, через которых она приходит: чем больше сотрудников знакомиться с информацией и передаёт её другим людям, тем больше вероятность отклонения её смысла от первоначального.

5. Сохранение личного статуса, личностной состоятельности, собственного достоинства человека является ведущим мотивом социального поведения членов коллектива.

6. При высоком уровне стимулов к работе или высоких требованиях среды к человеку нехватка каких-либо способностей для успешного осуществления конкретной деятельности возмещается другими способностями или навыками и умением работать. Этот компенсаторный механизм часто срабатывает бессознательно, и человек приобретает опыт работы в ходе проб и ошибок. Но эффект может усилиться, если компенсация осуществляется осознанно.

Например, слабое развитие профессиональной памяти может быть компенсировано умело поставленной системой внешней памяти: записные книжки, еженедельные календари, диктофоны, чётко организованная работа секретарей и помощников, рациональное размещение деловой документации. Недостаток развития способности генерировать идеи может быть компенсирован умелой организацией совещаний с выдвижением и обсуждением различных предложений.

Также к психологическим особенностям в управленческой деятельности относят следующие функции [7]:

· познавательную: изучение человека, группы, коллектива фирмы, организации, учреждения, актуальной ситуации управления;

· прогностическую: определение основных направлений и динамика развития управляемых (сотрудников, подразделений);

· проектировочную: определение целей и задач, программирование и планирование деятельности;

· коммуникативно-информационную: обеспечение формирования, структурирования и сохранения коммуникационных сетей; сбор, преобразование и направление адресатам необходимой информации;

· мотивационную: обеспечение рационального воздействия на совокупность внешних и внутренних условий деятельности подчинённых, вызывающих их активность и определяющих направленность этой деятельности;

· руководства: руководитель берёт ответственность за свои решения (принятые на основе официальных правовых актов или внутригруппового соглашения) и результаты деятельности;

· организации: обеспечение реализации целей и задач управления;

· обучения: передача знаний, навыков, умений подчинённым;

· воспитания: обеспечение формирования личности и коллектива в соответствии с целями управления;

· контроля: отражение соответствия поведения и деятельности сотрудников задачам управления;

· оценки: обеспечение отражения степени рассогласования между потребными и достигнутыми параметрами ситуации и поведения участников деятельности;

· коррекции: внесение необходимых изменений в цели и программу управления.

3.2 Функция управления - это обособившийся вид управленческой деятельности [1].

Исследование функций управления имеет большое практическое значение, поскольку они в значительной мере определяют структуру органов управления.

Наиболее распространенная классификация выделяет следующие группы функций [1]:

1. Общие функции управления являются обязательными для успешной работы любой организации. Сюда входят: целеполагание, планирование, организация, мотивация, стимулирование, контроль. Последовательность выполнения данных функций обеспечивает управление любым объектом (национальной экономикой, отраслью, предприятием).

1. Функция целеполагания заключается в выработке основных, текущих и перспективных целей деятельности. Руководитель должен сверять свою деятельность с реальной ситуацией, сложившейся в обществе, в подразделениях организации, с решениями вышестоящих руководителей. При всём этом надо ещё и уметь корректировать текущие действия и стратегию, то есть пересматривать цели, менять их положение в системе целей.

2. Функция планирования - это определение системы целей функционирования и развития организации, а также путей и средств их достижения. Любая организация не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно:

· распределения ресурсов; координации деятельности между отдельными подразделениями;

· координации с внешней средой (рынком);

· создания эффективной внутренней структуры;

· контроля за деятельностью;

· развития организации в будущем.

Планирование обеспечивает своевременность решений, позволяет избегать поспешности в решениях, устанавливает четкую цель и ясный способ ее реализации, а также даст возможность контролировать ситуацию.

Функция планирования имеет особое значение и включает в себя следующие процессы:

· на основе анализа внешней среды и интересов групп формируется миссия организации;

· определяются цели на основе анализа требований рынка и возможностей самой организации;

· исходя из установленных целей организации и состояния внешней и внутренней среды намечаются альтернативные стратегии;

· для реализации стратегий вырабатываются политика и процедуры, по которым действуют сотрудники организации;

· производится работа в подразделениях, основанная на оперативных планах;

· планы организации согласуются с показателями и финансовыми ресурсами.

3. Организация как функция управления представляет собой координацию задач и взаимоотношения людей, а также процесс создания структуры предприятия.

Содержание функции организации составляет [13]:

1. делегирование полномочий;

2. организация отношений, упорядочение работ;

3. деление организации на подразделения.

Организация взаимодействия членов организации должна быть гибкой, оперативной, надёжной, экономичной и самокорректирующейся. Последовательность реализации функции организации обычно следующая:

· определение целей, задач и особенностей совместной деятельности членов организации;

· выявление потребности в ресурсах для осуществления целей и обеспечение бесперебойного снабжения этими ресурсами;

· установление последовательности действий исполнителей, продолжительности и контрольных сроков их выполнения;

· выбор способов осуществления необходимых действий и взаимодействий людей для достижения целей;

· установление между членами организации необходимых организационных отношений (соподчинённости, координации и др.);

· создание соответствующей мотивации у членов организации в достижении стоящих целей.

· ключевым моментом реализации этой функции является процесс организации взаимодействия между подчинёнными.

В числе принципов эффективной организации взаимодействия следующие [13]:

· специализация исполнителей;

· количественная и качественная пропорциональность частей, образующих систему;

· параллельность действий;

· ритмичность деятельности.

После осуществления функции организации могут возникнуть некоторые несоответствия между всеми элементами созданной системы или механизма достижения целей. В этих случаях появляется необходимость, во-первых, уточнить характер действий исполнителей, сделать их более согласованными, гармоничными и эффективными и, во-вторых, устранить отклонения от заданного организацией режима функционирования системы. Такая «тонкая настройка» системы получила название функции координирования и регулирования совместной деятельности.

4. Сущность функции мотивации заключается в том, чтобы персонал организации выполнял работу в соответствии с делегированными ему правами и обязанностями и сообразуясь с принятыми управленческими решениями. В общем смысле мотивация — это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения определенных целей.

5. Функция стимулирования включает в себя разработку и использование стимулов к эффективному взаимодействию субъектов совместной деятельности и их результативной деятельности. Руководитель при осуществлении этой функции должен придерживаться ряда принципов [16]:

1. Зависимость величины стимула от конкретного вклада подчинённого в общее дело;

2. Связь стимулов с целями деятельности организации;

3. Единство интересов подчинённого, организации и общества в целом;

4. Разумное сочетание моральных и материальных стимулов;

5. Сочетание стимулирования с мерами наказания и принуждения.

В числе основных функций управления важная роль принадлежит функции контроля, учёта и анализа деятельности. Содержание этой функции включает комплексное изучение деятельности и предполагает:

· наблюдение за ходом, динамикой и закономерностями развития процессов в управляемой системе, измерение, регистрацию и группировку данных;

· сравнение её параметров с заданной программой функционирования;

· количественную и качественную оценки эффективности деятельности;

· выявление отклонений, узких мест в развитии системы;

· выявление причин сложившегося состояния;

· определение наиболее целесообразных путей восстановления работоспособности системы.

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий [1].

Существует три аспекта управленческого контроля:

· установление стандартов — точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;

· измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;

· подготовка необходимых корректирующих действий.

Выделяют следующие виды контроля [1]:

· Предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления — реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);

· Текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь;

· Заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.

· Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность.

Как правило, объём всех вышеперечисленных функций превышает объём реально выполняемых, в которых наблюдается определённая избирательность, предпочтение одних функций пред другими.

Таким образом, у каждого руководителя определяется свой стиль деятельности.

Вопросы для самоконтроля:

1. Дать определение понятию «управленческая деятельность».

2. Каковы объекты управленческой деятельности?

3. Каковы особенности управленческой деятельности?

4. Определите функции управленческой деятельности.

5. Каковы психологические особенности управленческой деятельности?

6. В чем особенность управленческой функции «организация»?

7. В чем особенность управленческой функции «стимулирование»?

8. В чем особенность управленческой функции «контроль»?

Рекомендуемая литература:

Основная: [4], [6], [7].