Вид протокола по полноте отражения вопроса

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления.

Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиально го (совещательного) органа или решается его председателем. Как правило, краткие протоколы ведутся на совещаниях оперативного характера.

Не существует твердо установленных способов оформления основной части протокола. Чаще всего основная часть протокола строится по схеме: слушали – выступили – решили (по каждому пункту повестки дня).

Как правило, эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами (с красной строки или от границы левого поля). Перед словом «Слушали» арабской цифрой указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня заседания. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня.

После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается содержание выступления, например:

1. СЛУШАЛИ: Ковалева О.Н. – подготовленное мной диссертационное исследование посвящено становлению и развитию системы школьного образования в Смоленской области в послевоенный период (50-70-е годы XX века). В исследовании рассматриваются основные этапы восстановления системы школ и школьного образования и ее последующее развитие…

Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика и указания вопроса делается отметка: (Текст доклада прилагается), например:

2. СЛУШАЛИ: Морозов П.Р. Результаты проверки работы отдела аспирантуры (текст доклада прилагается).

После выступления основного докладчика фиксируются заданные ему вопросы и последовавшие ответы по следующей форме:

ВОПРОСЫ:

Матвеев Р.Д. Если будет принято решение об увеличении количества бюджетных мест в аспирантуре, каких кафедр университета это коснется?

Ответ: Этот вопрос пока не рассматривался.

Фамилии лиц, задавших вопросы, могут не фиксироваться, тогда эта часть протокола оформляется следующим образом:

Вопрос: Если будет принято решение об увеличении количества бюджетных мест в аспирантуре, каких кафедр университета это коснется?

Ответ: Этот вопрос пока не рассматривался.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении, и высказанные ими мнения, например:

ВЫСТУПИЛИ:

Амелин А.В. – следует определить хронологические рамки исследования, а каждую главу исследования необходимо завершить выводами.

Волошина В.А. – необходимо доработать заключение. В заключении должно быть показано, решил ли автор исследования поставленные во введении цели и задачи.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ:» («РЕШИЛИ:») записываются принятые решения по рассматриваемому вопросу. Решения фиксируются кратко, точно, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить...», «Предусмотреть...», «Внести изменения...», «Одобрить» и др. По одному вопросу может быть принято несколько решений, например:

РЕШИЛИ:

Рекомендовать диссертационную работу Ковалевой О.Н. «Становление и развитие системы школьного образования в Смоленской области в послевоенный период (50-70-е годы XX века)» к защите после доработки.

Если решение принято голосованием, наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными, например:

ПОСТАНОВИЛИ:

1.Увеличить уставный капитал общества на 25 млн. руб.

2. Утвердить представленный Советом директоров проспект эмиссии акций.

3. Внести изменения в Устав общества.

В голосовании приняло участие 68 акционеров – владельцев обыкновенных акций и их полномочных представителей, что составило 87% голосов.

“За” – 65 голосов, “Против” – 0 голосов, “Воздержалось” – 3 голоса.

Недействительных бюллетеней – 0.

Решение принято 65 голосами.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО Советом директоров ОАО «Росток», протокол от 11.02.2009 № 2

Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола.

Если протоколировались переговоры представителей двух или более фирм, для каждого участника оформляется экземпляр протокола, ведение и оформление протокола переговоров берет на себя принимающая сторона.

Подписи размещаются по ширине листа документа, сначала подпись председателя, затем секретаря.

КРАТКИЙ ПРОТОКОЛ

Краткий протокол фиксирует только факт рассмотрения вопросов и принятые по ним решения. Вводная часть в кратком протоколе оформляется так же, как и в полном, но в повестке дня, как правило, указываются только рассматриваемые вопросы без указания фамилий докладчика и времени обсуждения. В основной части отражаются фамилии докладчиков, выступивших на заседании, и принятые решения. При необходимости в кратком изложении передается содержание выступлений. Обсуждение вопроса (вопросы к докладчику и выступления) в кратком протоколе не фиксируются.

Краткий протокол может оформляться по иной форме. В соответствии с этой формой в основной части протокола указывается номер и содержание рассматриваемого вопроса, под чертой указываются фамилии докладчика (она указывается первой) и лиц, принявших участие в обсуждении вопроса, ниже записываются принятые решения.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения.