2020-05-25
128
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное объяснение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
В зависимости от содержания и целевого назначения они могут быть ИНЕЦИАТИВНЫМИ или ОТЧЕТНЫМИ (о командировке, о результатах проверки).
Докладные записки готовятся по инициативе автора или по указанию руководителя. Они бывают внутренние и внешние
ВНУТРЕННЯЯ докладная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги и подписывается составителем. На внутренней проставляется дата подписания, а индекс не указывается.
ВНЕШНЯЯ докладная записка адресована вышестоящему органу от имени учреждения, оформляется машинописным способом на бланке для письма, подписывается руководителем учреждения, имеет дату, исходящий номер, заголовок к тексту.
Дату или отрезок времени, к которым относятся сведения, фиксируемые в докладных записках, следует выделять отдельной строчкой и включать либо в заголовок, либо в начало текста: "по состоянию на ОО.ОО.ОО...", "За период с ОО.ОО.ОО. по ОО.ОО.ОО..."
Текст рекомендуется составлять из двух частей: в первой части изложить факты, послужившие поводом к их написанию, во второй - дать выводы и предложения по излагаемому вопросу.
С Л У Ж Е Б Н А Я З А П И С К А
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - документ, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, исходящий из структурного подразделения или от должностного лица и направленный любому из адресатов внутри предприятия, кроме первых руководителей.
Служебные записки являются формой внутренней переписки и в зависимости от содержания могут быть:
- информационные
- инициативные
- отчетные
В служебных записках излагаются деловые позиции самостоятельного структурного подразделения или должностного лица по какому-либо вопросу. Они могут содержать просьбу, предложение.
Служебная записка подписывается составителем. Может иметь форму заявления или форму письма. Если форма заявления, то оформляется рукописным способом, а если форма письма - то машинописным.
О Б Ъ Я С Н И Т Е Л Ь Н А Я З А П И С К А
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - документ поясняющий содержание отдельных частей основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка, ситуации, происшествия, а также причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, инструкции, устного указания, а также нарушения правил.
Текст должен содержать неопровержимые доказательства, быть убедительным.
Форма составления документа - форма заявления. Подписывается составителем.
П Р О Т О К О Л
ПРОТОКОЛ - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.
В русском делопроизводстве протокол появляется в начале XVIII века, в период реформ государственного управления, проводимых Петром I. Впервые этот вид документа упоминается в указе Петра I Ближней канцелярии от 7 октября 1707 г., который предписывал ведение протоколов всех рассматриваемых канцелярией дел и обязательность подписи в протоколах каждого члена присутствия. Указом от 4 апреля 1714 г. Петр I ввел практику ведения протоколов в Сенате, войсковых и губернских учреждениях. В указе особо подчеркивалось, что дела следует решать коллегиально, всем делам вести протоколы, записывать в протоколе мнение каждого члена присутствия, «которое каждый должен закрепить (подписать – В.Я.) своею рукою», а уже после этого «диспут иметь», а решив дело, всем же подписать «сентенцию» – решение. Подписание протокола каждым членом присутствия, по мнению Петра I, должно было повысить качество принимаемых решений и ответственность членов коллегии за принятые решения. Подписание протокола всеми членами коллегиального органа применяется в отдельных случаях и в наше время.
Применение протоколов в делопроизводстве позволяло зафиксировать в документе, как тогда говорили, – «разномыслие» при обсуждении вопроса. Для того чтобы мнение «старших» по должности членов присутствия не довлело над мнением «младших», был установлен порядок выслушивания мнений «снизу вверх», начиная с младших по должности и заканчивая старшими.
Протокол сегодня
Несмотря на длительную историю развития, протокол заседания активно используется и в наше время, причем назначение этого документа не изменилось. И в наше время протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие совместного обсуждения и выработки решения.
Протоколы ведутся коллегиями, советами, комиссиями, собраниями, совещаниями и др. органами. Протоколы могут вестись на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей.
Нормативными актами не установлено какой-либо единой формы протокола заседания, имеются лишь отдельные указания, например, относительно подписания протоколов. В связи с этим в практической деятельности могут использоваться различные варианты оформления протокола.
Если в деятельности организации протоколы используются регулярно, целесообразно разработать форму протокола и включить ее в инструкцию по делопроизводству. Только таким образом можно добиться единства в оформлении этого документа в организации.
Коллегиальный способ принятия решения присутствует в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности, например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. В любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, может создаваться совещание, дирекция, совет для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.
Бланк протокола.
Сегодня только органы государственной власти и органы местного самоуправления, поскольку в соответствии с нормативными правовыми актами данные органы власти используют бланки с изображением герба (Государственного, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования), изготовленные типографским способом. Другие организации имеют право самостоятельно решать, каким способом изготавливать бланки. Чаще всего для изготовления документов используются компьютерные шаблоны бланков, и в этом случае гораздо удобнее разработать и использовать шаблоны бланков конкретных видов документов: письма, приказа, распоряжения, протокола, служебной записки и других видов документов, используемых организацией.
В заголовочной части протокола должен присутствовать определенный набор реквизитов, предусмотренных общим бланком, а именно: наименование организации (органа), наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), отметки для даты и номера документа, например:
