Внешний электронный документооборот

Внешний ЭДО – это обмен юридически значимыми электронными документами между предприятиями (рис. 10). В этом случае контрагентами являются не налогоплательщик и налоговая инспекция, а две и более произвольные организации.

Рис. 10. Структурная схема внешнего ЭДО

Общая схема ЭДО между предприятиями включает в себя:

· Систему ЭДО отправителя, на уровне которой происходит подписание документа ЭЦП.

· Систему ЭДО получателя, где производится расшифровка и просмотр подписанных ЭЦП документов.

· Спецоператора связи, который, как и при электронной отчетности, обеспечивает доставку документов получателю. Еще одна функция спецоператора – дополнительная защита пересылаемых файлов от несанкционированного доступа.

Обмен электронными документами между контрагентами производится следующим образом:

· Отправитель загружает в систему ЭДО документ и подписывает своей ЭЦП.

· Документ посредством спецоператора связи доставляется в систему ЭДО получателя.

· Получатель расшифровывает документ, при необходимости подписывает его своей ЭЦП и отправляет контрагенту.

· Спецоператор доставляет документ, содержащий уже 2 ЭЦП в систему ЭДО отправителя.

· В результате за считанные минуты у обеих организаций на руках оказывается полностью подписанный юридически значимый документ.

Перечень документов, которые можно передавать в рамках данного вида ЭДО:

· договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, акты сверки можно передавать контрагентам, причем как по отдельности, так и комплектами;

· обмен любой корреспонденцией в электронном виде.

Важным свойством систем ЭДО является возможность построения алгоритма прохождения документов – регламент.

Регламент в системе ЭДО  – это совокупность обязательных процедур, которые участники системы должны выполнять в процессе обмена документами, чтобы обеспечить юридическую силу передаваемых документов, а также для корректного разбора возможных конфликтных ситуаций.

Регламент обычно создается, если в компании:

· много бизнес-процессов;

· в них задействованы более двух звеньев (несколько работников или структурных подразделений).

Цели создания регламента взаимодействия и документооборота:

1. Наведение и поддержание порядка в оформлении документов, соблюдение правильного взаимодействия бизнес-единиц.

2. Избегание конфликтов в коллективе: они просто не возникнут, если заранее определить ответственных, исполнителей, сроки и зафиксировать их в общем документе.

3. Определение трудовых функций работников: в регламенте указывается, кто с кем контактирует по работе, какова доля участия каждого сотрудника в том или ином процессе.

4. Упрощение вхождения в компанию новичков: регламент помогает понять структуру бизнес-коммуникаций, указывает, с какими документами и службами человеку предстоит работать, каковы сроки исполнения заданий.

5. Контроль процессов и исполнительской дисциплины.

6. Упрощение передачи дел от одного сотрудника другому, например, в ситуации ухода в отпуск или увольнения.

7. Исключение ситуаций, связанных с организацией труда, способных привести к потерям финансовых, временных и человеческих ресурсов.

Системы ЭДО позволяют использовать разнообразные сценарии для работы с различными документами. Например, если письмо нужно просто доставить адресату, то посылаемый на согласование договор должен вернуться к вам с подписью партнера.

Существует несколько регламентных ситуаций: