Отправка исходящих документов

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами: организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, организации, предприятия.

Организация работы с документами предполагает создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Движение документов должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения по пунктам обработки.

Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Документооборот состоит из документопотоков:

входящий (поступающие документы)

исходящий (отправляемые документы)

внутренний (документы созданные и используемые внутри организации).

ЭТАПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ:

Прием и обработка входящих документов

- проверке правильности доставки

- вскрытие конвертов

- не вскрывают с пометкой "Лично" и адресованные общественным организациям

- проверка целостности вложений, количество листов документа и приложений

- конверты уничтожают

- оставляют те, по которым можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, конверты от писем граждан

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ

- делят документы:

- на регистрируемые службой ДОУ

- не регистрируемые

- для передачи руководителю

- для передачи в структурные подразделения

Рассмотрение документов руководителем

- вынесение резолюции (надпись руководителя о том, кто, как и когда должен исполнить документ)

Гл.бухгалтеру Петровой Л.П. Подготовить квартальный отчет к заседанию Совета директоров до 10.04.2010. 03.04.2010 С.Иванов

- исполнителей может быть несколько, отвечает за исполнение названный первым

- резолюций может быть несколько, каждая последующая должна конкретизировать задание по исполнению документа

Регистрация документов

Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документе с целью их учета и дальнейшего поиска. Каждый документ должен регистрироваться только один раз

Регистрация документа включает:

- проставление даты;

- проставление регистрационного индекса;

- запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Главное назначение регистрации документов:

- придание им юридической силы;

- подтверждение факта их создания;

- подтверждение факта их поступления.

Цель регистрации документов:

- обеспечить их учет;

- контроль;

- быстрый поиск.

- журнальный

- карточный

- автоматизированный

Способы регистрации	Преимущества	Недостатки
Журнальный	Запись не может быть утрачена	Сложности ведения поисковой работы;
Карточный	-Карточки моно систематизировать по датам поступления или исполнения, по исполнителям -Заполнение печатным способом -Получение нескольких экземпляров карточки (для справочной картотеки, для контрольной картотеки, для картотеки структурного подразделения)	Карточка может быть потеряна
Автоматизи-рованный	-Компьютер автоматически проставляет дату и порядковый номер документа, -позволяет из списка выбрать корреспондента, исполнителя или структурное подразделение - автоматически вести контроль исполнения документов.	Дополнить самостоятельно:

Исполнение документов

- сбор и обработка информации;

- подготовка проекта нового документа;

- оформление;

- согласование (визирование);

- представление на подписание (утверждение) руководством предприятия или руководителями структурных подразделений;

- подготовка к пересылке адресату.

Работа с внутренними документами

Внутренние документы включаются в документооборот на этапе рассмотрения документов руководством и передаются и исполняются до этапа «Контроль исполнения».

Этапы подготовки и оформления внутренних документов совпадают, в основном, с исполнением входящих документов:

- составление проекта;

- согласование;

- проверка правильности оформления;

- подписание;

- регистрация.

- передачу документа исполнителям;

- исполнение документа;

- контроль исполнения документа;

- подшивку исполненного документа в дело.

Контроль исполнения

Этапы работы:

- постановка документа на контроль

- доведение документов до исполнителей

- предварительный контроль и регулирование хода исполнения

- учет и обобщение результатов контроля (составление ежемесячной справки)

- регулярное информирование руководителя о результатах исполнения;

Виды контроля:

- по существу вопроса, т.е. за содержанием документа – ведет руководитель

- за сроками исполнения – служба ДОУ

Сроки исполнения:

- типовые (в соответствии с законодательством)

- индивидуальные (установленные руководством или содержащиеся в тексте)

Работа с внутренними документами

Этапы подготовки и оформления внутренних документов (например, приказов, докладных записок и др.) совпадают, в основном, с исполнением входящих документов:

-составление проекта документа

-согласование

-проверка правильности оформления

-подписание

-регистрация документа

-передача документа исполнителям;

- исполнение документа

- контроль исполнения документа

-подшивка исполненного документа в дело

Работа с исходящими документами

Отправка исходящих документов

Этапы обработки исходящих документов: