|
|
Рис. 2. Информационная структура предприятия.
Для эффективной работы предприятия используются различные виды техники и технологий. Фактически на каждом рабочем месте в компании установлен компьютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным работником задач. В каждом отделе имеется один принтер, к которому подключены все компьютеры отдела. На каждом компьютере компании установлены стандартные элементы программного обеспечения (таблица 1).
Таблица 1. Программное обеспечение предприятия
№ | Наименование ПО | Назначение | Кол-во |
1 | Microsoft Windows Professional 7 | Операционная система | 19 |
2 | Microsoft Windows XP | Операционная система | 4 |
3 | «1С: Предприятие» | Пакет для решения задач бухгалтерии (договора, услуги, зарплата, отчетность) | 3 |
4 | Microsoft Windows Server 2003 | Сетевая операционная система | 2 |
5 | Microsoft Office 2003 (Word, Excel, Access и т.д.) | Интегральный офисный пакет, используется для формирования отчетов, учета запчастей и т.д. | 23 |
6 | 7-zip | Архиватор | 12 |
7 | Антивирус Касперского 2018 | Антивирусная программа | 23 |
В отделе вневедомственной охраны по городу Оленегорску – филиале федерального государственного казенного учреждения «Управление вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской федерации по Мурманской области» хранится большое количество информации во всех отделах.
В тоже время необходимо отметить, что в данный момент в учреждении используются средства в виде офисного пакета Microsoft Office для оформления документов и последующего их учета в бумажном виде. Бумажный документооборот предприятия включает Систему Электронного документооборота (СЭД), ведение журналов учета и регистрации документов. Упорядочен процесс регистрации всех видов документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата).
Для осуществления более продуктивной и быстрой работы на предприятии установлены две сети: Internet для работы автоматизированных рабочих мест (АРМ) и бухгалтерии, другая – ведомственная сеть учреждения. В первой сети передача информации происходит по медному соединению, а во второй - по оптоволокну (таблица 2).
Состав оборудования:
Источник бесперебойного питания Ippon Smart Winner 3000, Power com h108.
Коммутатор D-Link Pes.
Маршрутизатор Microtik Router Board 2011-I-IN.
Рабочая станция АПК «Омега» с программным обеспечением TCN-АРМ.
Модем D-Link.
Межсетевой экран Zu XEL Zy WALLUSG 20 VPN 1 x WAN 4 x LAN 1Gb 1 x USB.
Характеристики компьютеров на рабочих станциях:
- процессор 2.0 Ггц, 4 ядра;
- системная память 8192 Мб;
- дисковый накопитель 500 Гб, SATA.
Характеристики сервера:
- процессор 3.3 Ггц, 4 ядра;
- системная память 8192 Мб;
- дисковый накопитель 1 Тб, SSD.
Таблица 2. Список оборудования информационной системы предприятия
№ | Наименование | Марка | Кол-во |
1 | Системный блок | Pentium 41,7, Celeron 1,6x2 Ггц/1Гб/160 Гб, Zalman, ASRockB75M-GL,115, Asus m3A78. | 23 |
2 | Монитор | Samsung, 19’’ LG, BENQ, Acer 18,5’’V193HADB, LCD LG E2042C-BN. | 23 |
3 | Принтер лазерный | HP Laser jet 1505, HP Laser jet 1150, HP Laser jet 1200, HP Laser jet 1505, HP Laser jet 1005, КYOCERA FS-1370DN, Canon LBP2900B, КYOCERA Р2135d, HP Laser Jet Pro 400. | 12 |
4 | МФУ лазерное | Kyocera KM-1620, Toshiba 1560, HP Laser Jet Pro M1214 nfh. | 3 |
5 | Сканер | HP Scan Jet C4010 A4, USB 2,0. | 2 |
АНАЛИЗ ПРЕИМУЩЕСТВ И НЕДОСТАТКОВ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
Преимущества информационной системы | Недостатки информационной системы | |
1. | Небольшие затраты для предприятия на технику, бумагу и т.д. | Низкая скорость интернет - соединения. |
2. | Сохранение документов в случае сбоя программ или сети. | Папки сотрудников в сети не защищены паролем. |
3. | Есть возможность обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей. | |
4. | Высокий уровень эффективности работы с документами, учет документов ведется в системе электронного документооборота. Есть возможность отследить историю документа с момента его создания до отправки в архив. | |
5. | Затрата малого количества времени на обработку и пересылку документов, поиска документов. | |
6. | Высокий уровень информационной безопасности. | |
7. | Упорядочен процесс регистрации всех видов документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата). |
В результате проведенного анализа, по изучению структуры информационной системы предприятия, выявлены недостатки и достоинства существующей ИС.
Некоторые недостатки существуют в основном в обеспечивающей части информационной системы. Низкая скорость интернет - соединения приводит к увеличению времени загрузки документов. Папки сотрудников в сети не защищены паролем. Тем самым возникает угроза безопасности документов. Обеспечивающая часть ИС имеет преимущество в структуре по сравнению с функциональной частью, так как содержит существенное количество современной вычислительной техники и средств коммутации.
Функциональная часть информационной системы имеет массу преимуществ. Сохранение документов в случае сбоя программ или сети. Высокий уровень эффективности работы с документами, учет документов ведется в системе электронного документооборота. Есть возможность отследить историю документа с момента его создания до отправки в архив.
Некоторая модернизация обеспечивающей части информационной системы существенно может повысить эффективность управления предприятием, что обеспечит соответственно конкурентоспособность предприятия.
В отделе вневедомственной охраны по городу Оленегорску – филиала федерального государственного казенного учреждения «Управление войск национальной гвардии Российской Федерации по Мурманской области» формирование технической документации, приказов и различных отчётностей выполняется сотрудниками разных отделов, функции которых взаимосвязаны.
Сведения о списании основных средств, о литерных делах, различных приказах, нормативных документах хранятся в различных источниках данных в бумажном и электронном виде. Информация доступна для других отделов по каналам связи. Поэтому при необходимости передачи информации другим подразделениям, сотрудники с легкостью могут обмениваться информацией через локальную сеть. У каждого сотрудника есть своя персональная папка, доступ к которой открыт для всех сотрудников отдела. Такой способ организации данных крайне удобен для всей компании. Занимает достаточно мало времени и эффективен.
Ведение журналов учета в системе электронного документооборота очень эффективен. Снижается риск потери документов.
Автоматизированная информационная система позволяет автоматически формировать сопроводительные документы.
На основе вышеприведенного анализа предметной области можно с уверенностью говорить о том, что автоматизированная информационная система в учреждении повышает производительность работы сотрудников, уменьшает количество рутинных операций и повышает достоверность хранимых данных.