Понятие о делопроизводстве

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования

Ярославской области

РЫБИНСКИЙ ПОЛИГРАФИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

Рег. №
Рег. №
Рег. №

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ  ДЛЯ ЗАОЧНОГО ОТДЕЛЕНИЯ

дисциплина:	ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБСЕПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
	(наименование учебной дисциплины)
для специальностей:
		(код и наименование специальности)
		базовый	уровень
		(образовательный уровень СПО)

 

                                                                               

г.Рыбинск
2013 г.

 

 

		Утверждаю:
Председатель комиссии:		Заместитель директора                      по учебной работе:
		И.Н.Осокина
Подпись             Дата         ФИО		Подпись        Дата                          ФИО

 

Автор:	О.А.Белякова, преподаватель
	Подпись    Дата                 ФИО, ученая степень, звание, должность

 

Рецензенты:
	ФИО, ученая степень, звание, должность, место работы
	ФИО, ученая степень, звание, должность, место работы   ________________________________________________________________________________________
	ФИО, ученая степень, звание, должность, место работы
	ФИО, ученая степень, звание, должность, место работы

 

 

Рекомендована Экспертным советом по профессиональному образованию Федерального государственного учреждения Федерального института развития образования
(ФГУ ФИРО)

Заключение Экспертного совета №

от «

»

20

г.

Содержание

I. Рекомендации к выполнению контрольной работы………………………..	Стр. 4
II. Краткое содержание дисциплины ………………………………………….	Стр. 6
III. Варианты контрольной работы……………………………………………...	Стр. 82
Рекомендуемая   литература…………………………………………………….	Стр. 84

 

 

 

I. Рекомендации к выполнению контрольной работы

              Контрольная работа является основной формой контроля знаний студентов приобретенных в итоге самостоятельного изучения учебного материала. Выбор вариантов текстовых контрольных работ осуществляется по общим правилам, независимо от указаний в учебно-методических пособиях.

Номер варианта выбирается по следующей формуле:

V=(N*k) div 100, где:

V - искомый номер варианта (при V=0 выбирается максимальный вариант),

N - общее количество вариантов по контрольной работе,

k - значение двух последних цифр зачетной книжки (число в диапазоне 0..99),

div - целочисленное деление (дробная часть отбрасывается).

Пример 1: Если N=10, k=37, то Ваш вариант V=(10*37) div 100=3.

Пример 2: Если N=25, k=71, то Ваш вариант V=(25*71) div 100=17.

Пример 3: Если N=15, k=00, то V=(15*0) div 100=0, Ваш вариант=15.

При расчете варианта округления варианта не производится, отбрасывается дробная часть. Если при расчете варианта у Вас получилось число меньше единицы, то выполняется максимальный вариант.

Пример 4: Если N=7, k=08, то k=0,56, то V=(7*8) div 100=0,56, Ваш вариант=7

 

1. Контрольную работу можно представлять как в рукописном, так и в печатном варианте. Механическое переписывание материала из учебника или использование данных сети Интернет без соответствующей переработки не допускается!

2. Контрольная работа выполняется в ученической тетради, либо на листах формата А4 сброшюрованных в папку-скоросшиватель (контрольные работы скрепленные канцелярскими скрепками на рецензию не принимаются!).

3. При представлении рукописного варианта ответы на контрольные вопросы следует писать разборчивым почерком, без сокращений слов. Страницы необходимо пронумеровать и оставить поля для замечаний рецензента.

4. Контрольная работа обязательно должна включать в себя титульный лист, оглавление (план работы), список использованной литературы и лист на рецензию. На первой странице пишется оглавление, после раскрытия темы обязательно делаются выводы по изученному материалу, в конце работы оформляется список использованной литературы, ставится дата выполнения контрольной работы, личная подпись и оставляется одна страница для заключительной рецензии преподавателя.

5. При оформлении контрольной работы на ПК выставляются следующие параметры: формат листа – А4; поля выставляются по стандарту документов (верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм, левое – 20-35 мм, правое – 10 мм), шрифт – Times New Roman 14 пт, обычный; заголовок – полужирный (16-18 пт); абзац – 125 мм; межстрочный интервал – полуторный; выравнивание текста по ширине; между словами допускается не более одного пробела.

6.  Работа выполненная на листах формата А4 должна иметь титульный лист, оформленный в соответствии с Приложением №1. Если работа выполнена в ученической тетради, то на ее обложку наклеивается титульный лист, бланк которого можно получить в «Заочном отделении» или учебной части.

7. При выполнении контрольной работы студент обязан выполнять все рекомендации по содержанию и оформлению, указанные ведущим преподавателем.

8. Контрольная работа, в которой студент не раскрыл основное содержание задания, имеются грубые ошибки в освещении теоретического вопроса или решении задачи не засчитывается и возвращается с подробной рецензией студенту для дальнейшей работы над учебным материалом.

9. Доработанная или полностью переработанная контрольная работа, вместе
с первоначальным вариантом, направляется на рецензирование преподавателю, проверявшему ее в первый раз.

10. Контрольная работа, выполненная не по своему варианту, полностью идентичная работам других студентов, оформленная не должным образом
(без указания группы, шифра) возвращается студенту с указанием причин возврата.

11. О результатах проверки контрольной работы студент может узнать у секре-таря заочного отделения не ранее, чем через 2 недели после сдачи контрольной работы, по телефону (4855)26-35-29, 26-35-31 или по e-mail: RPCollege@mail.ru.

12. Зачтенную контрольную работу студент должен забрать из учебной части и представить преподавателю, ведущему данную дисциплину, на итоговом занятии (экзамене, зачете, классной контрольной работе) для допуска его к промежуточной аттестации.

13. Данные о выполненной контрольной работе заносятся преподавателем
в журнал учебных занятий группы. Контрольная работа изымается у студента
и сдается в архив.

 

II. Краткое содержание дисциплины

 1.  Документирование управленческой деятельности»

Понятие о делопроизводстве

       Документационное обеспечение управления (ДОУ)  - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «документационное обеспечение управления».

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях являются обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот.

Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.       

Задачи делопроизводства:

1. Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
2. Организацию работы с документами, направленную на создание в рамках отдельной организации системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях;
3. Выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);
4. Хранение, систематизацию, подготовку документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

       Деятельность учреждения отражается как в административной, так и в специальных системах документации.

       В административной документации отражается, прежде всего, управленческая деятельность. В систему административного делопроизводства включается: составление административных документов, их обработка (прием, отправка, регистрация, контроль исполнения, организация документов в дела), хранение, использование документов в связи с содержанием административной деятельности.

       В специальной документации находит отражение бухгалтерский и статистический учет, планирование, материально-техническое снабжение и другие специальные функциональные стороны деятельности учреждения. Работой с этими документами занимаются плановики, бухгалтеры, статисты и другие служащие.

       Делопроизводственное обслуживание может осуществляться централизованно, децентрализовано или смешанно.

       При централизованной системе все операции, связанные со служебной документацией, сосредоточиваются в одном месте, в единой для всего учреждения канцелярии или у секретаря.

       При децентрализованной системе все операции рассредоточены по структурным подразделениям. Эта система применяется в учреждениях, размещенных в разных зданиях, удаленных друг от друга.

       При смешанной системе часть операций, например прием, отправка документов, осуществляется централизованно, а другие: составление и оформление документов, регистрация, формирование в дела - производится как в канцелярии, так и в других структурных подразделениях. Смешанная система ведения делопроизводства применяется в крупных учреждениях с большим документооборотом.

       Выбор системы делопроизводства зависит от территориального размещения, объема документооборота, организационной структуры учреждения.