2020-06-12
182
Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:
· существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
· Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются.
Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.
Понятие «документ» нельзя смешивать с понятием «информация».
Законодательно закреплено следующее определение «Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления». Из этого определения следует, что понятие «информация» много шире понятия «документ».
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:
1. Она должна быть своевременной.
2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.
Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.
У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В законе отражены определения “информация” и “документированная информация”, «конфиденциальность информации», «предоставление информации».
Практическая работа – ознакомиться с Федеральным законом.
Электронный документ
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признании его действительным.
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:
• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;
• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность, целостность;
• быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.
Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме понятных для восприятия:
• на экране дисплея;
• бумажном носителе;
• ином отделимом от машинного носителя материальном объекте доступном для визуального обозрения виде.
При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.
Преимущества использования электронных документов:
• компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;
• ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;
• с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;
• хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;
• технология работы с документами становится эффективнее на каждом участке;
• возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.);
• компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК. Согласование проекта электронного документа имеет следующие преимущества:
• прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу;
• исправления вносятся в проект документа;
• одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим. К недостаткам электронных документов можно отнести:-
• недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;
• необходимость наличия технических средств для прочтения;
• возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).
Электронный документооборот - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.
Участники обмена электронными документами — физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоотправления, участвующие в обмене электронными документами.
Отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.
Получатель электронного документа — участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.
Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.
Работа с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты.
С помощью ПК происходит регистрация электронных документов.
Руководитель, получив электронный документ, проставляет на резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на ПК исполнителю (исполнителям).
Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием Интернет-торговли.
Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных (например, извещения банков и переводные требования - 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.
При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться:
• защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;
• возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном нормативными актами;
• возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения;
• возможность представления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе.
В перспективе развитие электронного документооборота ориентировано на максимальное использование электронных документов, что предполагает изменение существующих отечественных традиций делопроизводства и постепенный отказ от бумажных носителей информации.
