Нормативно-методическая основа делопроизводства

 

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства — совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

•     правила оформления документов;

•     правила работы с документами;

•     обеспечение сохранности документов;

•     порядок передачи документов на архивное хранение;

•     работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

•     внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

•     работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

•     юридические аспекты, связанные с документами.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

•     законами РФ;

•     государственными и отраслевыми стандартами;

•     общероссийскими классификаторами;

•     государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству:

•     инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Законы РФ:

Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" — содержит базовые понятия информации документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" — устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 "О государственной тайне" — определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гос.тайны работе с документами, содержащими ее;

Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.1994 № 52-ФЗ) содержит нормы права и положения по документам сферы граждански правоотношений;

Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.2001 № 197-ФЗ) содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

 

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) — устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.1993 — определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Государственные стандарты:

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

Основными целями ГСДОУ являются:

•     упорядочение документооборота;

•     сокращение количества документов;

•     повышение качества документов;

•     нормативное закрепление изменений, произошедших в организации

делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

•     совершенствование работы аппарата управления;

ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 № 28.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Общероссийские классификаторы:

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) -содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Государственные инструкции по делопроизводству:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правил; оформления отдельных документов;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 - устанавливает сроки хранения документов.

На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

 

Унифицированные системы документации

 

Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности {управлении, финансах и т. п.).

УСД необходимы;

•     для сокращения объемов документов;

•     снижения затрат на составление и обработку документов.

В РФ разработаны следующие унифицированные системы:

•     организационно-распорядительной документации;

•     банковской документации;

•     финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций;

•     отчетно-статистической документации;

•     учетной и отчетной документации предприятий;

•     документации по труду;

•     документации Пенсионного фонда РФ1.

Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.

Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:

•     по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т. п.);

•     структурным подразделениям.

 

№ п/п Наименование формы документа Дата утверждения Периодичность издания Структуры, подразделение, отв. за подготовку       С кем согласовывается   Примечание

Табель может дополняться графами:

•     код формы документа по классификатору;

•     ответственный за контроль исполнения;

•     годовой тираж бланков и др.

Составление табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагаются на службу делопроизводства организации.