2020-06-12
371
Формуляр организационно-распорядительной документации (ОРД)
ГОСТом определен максимальный состав реквизитов документа.
Реквизит - это информационный элемент документа. За каждым из них закреплено строго обязательное место. Совокупность реквизитов определяет видовую принадлежность документа.
Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.
Каждый документ должен быть составлен в соответствии с формуляром, принятым для данной разновидности.
Формуляр - это совокупность реквизитов, присущих определенному виду документа, расположенных в установленной последовательности.
Существует три зоны формата: служебное поле документа, поле для размещения углового (продольного) штампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.
Форматы бумаги и поля
Материальным носителем информации в управленческой практике чаще всего является бумага. Носитель информации должен быть прочным, легким, удобным в практике работы и доступным по своей стоимости. Бумага отвечает всем этим требованиям. Существующие способы документирования позволяют использовать бумагу для закрепления информации документа.
Для подготовки управленческой документации используются стандартные форматы бумаги в соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы». Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации.
Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.
Форматы делятся на три основных ряда – А, Б, В.
В управленческой практике документы оформляются главным образом на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Отдельные виды документов, содержащие таблицы, графики, ведомости, планы и прочее, оформляются на формате А3 (297 х 420 мм).
Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. Размеры полей должны быть не менее:
Левое – 20 мм;
Правое – 10 мм;
Верхнее – 20 мм;
Нижнее – 20 мм.
Это минимальные размеры полей, при их дальнейшем сокращении будет затруднено и оформление и последующее хранение документов, но большие поля допустимы.
Бланк документа
Бланком документа называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию.
Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из организации.
Наиболее распространенным способом изготовления бланков является типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.
Бланки могут подготавливаться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках – национальном и русском. При продольном расположении название учреждения дается вдоль верхнего поля документа, при угловом - основная часть реквизитов располагается в левом верхнем углу. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяют экономить до 20% площади листа бумаги. Особенно он удобен для документов, подлежащих утверждению, например, инструкций, актов, так как гриф утверждения располагается в правой верхней части документа. Удобен он и для писем - правый угол используется для адресата.
Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и продольные для распорядительных документов.
Все бланки документов, должны иметь поля (не менее): левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.
Для бланков применяют бумагу:
Формата А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм);
Плотности от 80 до 200 г/м2;
Со степенью белизны – от 88 до 98%.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.
Виды бланков
Виды бланков условно подразделяются на:
· Основные
· Дополнительные.
К основным бланкам относятся:
· общий бланк,
· бланк письма.
К дополнительным бланкам можно отнести:
· бланк конкретного вида документа,
· должностной бланк,
· бланк структурного подразделения,
· бланк для работы с зарубежными партнерами.
Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов.
Реквизиты общего бланка:
· Герб (для организаций, имеющих на это право);
· Эмблема организации (при наличии герба не проставляется);
· Наименование вышестоящей организации (если она имеется);
· Наименование организации;
· Трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).
Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа:
§ Гриф утверждения
§ Заголовок к тексту
Общий бланк используется для составление любых видов документов, кроме писем.
Бланк письма содержит реквизиты:
· Герб (для организаций, имеющих на это право);
· Эмблема организации (при наличии герба не проставляется);
· Наименование вышестоящей организации (если она имеется);
· Наименование организации (структурного подразделения);
· Справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии);
· Код организации (предприятия) по ОКПО;
· Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
· Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
· Трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа).
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:
§ Адресат
§ Заголовок к тексту.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и т.п.
Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность ее руководителя, например: «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Президент ЗАО «Дизель» и т.п.
Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения, например:
| ЗАО «Арсенал» ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА |
